Paperless archivace

Paperless archivace nové generace je řízený přístup zaměstnanců k digitálním zdrojům organizace v kanceláři i na home office. Ve spojení s dokumentovými funkcemi eIDAS přináší legislativní jistotu dlouhodobé ověřitelnosti a čitelnosti pro archivované dokumenty nejen v Česku, ale i ve všech členských zemích EU. Šetříte čas a dokumenty máte na jednom místě: přehledně, dohledatelně, digitálně.

+421 222 133 120 Kontaktujte nás

Hlavní výhody archivační platformy

Archivační platforma Software602 dokumenty správně eviduje podle vašich zvyklostí, správně vyhledá podle uživatelských oprávnění, a to včetně fulltextu a také poskytne nástroje pro vytváření digitálního obsahu pro vaše stávající systémy. Dokumenty na jednom místě, pod jednou správou a s garancí dlouhodobého uchování.

  • Autenticita a integrita archivu
  • Archiv podle zákona o archivnictví a spisové službě včetně zákonné skartace
  • Kvalifikované eIDAS služby pro práci s elektronickými dokumenty

  • Archivace libovolného obsahu s garancí dlouhodobé čitelnosti a ověřitelnosti
  • Uchování obsahu po neomezenou dobu
  • Snadná integrace na další systémy přes WS/API

Co vám Paperless archiv může vyřešit?

Paperless archiv Software602 je skutečným nástrojem pro správnou digitalizaci obsahu a jeho dlouhodobého uchování podle všech požadavků stávající legislativy. Organizace tak může bez obav přijmout stávající výzvy pro práci s dokumenty odkudkoli, kdekoli a s garancí jejich autenticity původu a obsahu.

Paperless_kv_sl_ov_uch

Kvalifikované služby ověření a uchování

Každý dokument je při vstupu do archivu ověřen a následně dlouhodobě uchován pomocí našich certifikovaných služeb vytvářejících důvěru.

Paperless_archivace_dat_email

Archivace datových zpráv a emailů

Rychlé napojení na datovou schránku a e-mail s archivací jejich obsahu, včetně originálů datových zpráva a e-mailových příloh.

Paperless_tvorba_spravnych_dokumentu

Tvorba správných elektronických dokumentů

Součástí archivu jsou nástroje a služby pro převod do dlouhodobě čitelného formátu, umístění kvalifikované pečeti i podpisu a časového razítka.

Paperless_overitelnost_mimo

Dokumenty ověřitelné i mimo Archiv

Dokumenty spravované archivem jsou nezávisle ověřitelné i mimo archiv a poskytují tak záruku nezávislosti našeho řešení a nezávislosti i na nás jako dodavateli.

Paperless_integrace_01

Jednoduchá integrace

Připravené integrační rozhraní formou webových služeb pro aktivní vkládání obsahu, jeho aktualizaci i poskytování integrovaným systémům. Dokumenty tak máte na jednom místě.

Paperless_archivace_vsouladu_eidas

Archivace v souladu s eIDAS

Všechny dokumenty jsou spravovány podle nařízení eIDAS a naše pravidelně ověřovaná certifikace je zárukou pro všechny druhy klientů.

Chci se dozvědět více...

Kontaktujte nás

Vlastnosti a specifikace

Archiv je připraven na evidenci libovolného obsahu. Obvykle to jsou nejběžnější formáty dokumentů (PDF, MS Office, zvukové a obrazové záznamy, ASiC kontejnery, strukturované dokumenty – XML apod. – souborový typ není omezen). Každý druh dokumentu může obsahovat specifická metadata důležitá pro jejich evidenci a vyhledávání. Často řešené oblasti archivace dokumentů: smlouvy a smluvní dokumentace, faktury a účetní doklady, personální dokumenty, zdravotnická dokumentace, projektová dokumentace, směrnice, interní dokumenty organizace atd.

Zobrazit vlastnosti a specifikace

Evidence libovolného obsahu

Archiv je připraven na evidenci libovolného obsahu. Obvykle to jsou nejběžnější formáty dokumentů (PDF, MS Office, zvukové a obrazové záznamy, ASiC kontejnery, strukturované dokumenty – XML apod. – souborový typ není omezen). Každý druh dokumentu může obsahovat specifická metadata důležitá pro jejich evidenci a vyhledávání. Často řešené oblasti archivace dokumentů: smlouvy a smluvní dokumentace, faktury a účetní doklady, personální dokumenty, zdravotnická dokumentace, projektová dokumentace, směrnice, interní dokumenty organizace atd..

Dlouhodobá čitelnost

Archiv pracuje s převodem do dlouhodobě čitelného formátu (u těch formátů, kde je to možné). Archivované dokumenty tak máte jak ve své originální podobě (jak je archiv přijal), tak i jejich dlouhodobě čitelný formát.

Dlouhodobá ověřitelnost

Archiv zajistí, že digitální dokumenty jsou ověřitelné i mimo samotný archiv nezávislými zdroji. Každá organizace tak získává jistotu nezávislosti na nás jako dodavateli i na našem archivu. Dokument je tedy samostatně stojící a ověřitelný i bez dalších zákonných prvků archivu (auditní stopa, transakční logování apod.).

Garance neměnnosti

Archiv umí dlouhodobě uchovávat jakýkoli obsah se zajištěním jeho autenticity v souladu s ETSI normami. Každý dokument je tak možné opatřit elektronickou pečetí s časovým razítkem pro zajištění jeho neměnnosti. Využíváme všechny dovolené ETSI formáty (PAdES, XAdES, CAdES, ASiC).

Kvalifikované služby ověření

Všechny dokumenty, které vstupují do archivu jsou kvalifikovaně ověřeny za pomocí naší eIDAS certifikované služby.

Kvalifikované služby uchování

Všechny dokumenty v archivu jsou kvalifikovaně uchovávány za pomocí naší eIDAS certifikované služby.

Kvalifikovaná pečeť

Součástí archivu je kvalifikovaná pečeť organizace, která jsem součástí řešení, včetně zajištění její obnovy, a to po celou dobu trvání služby.

Kvalifikované časové razítko

Pro zajištění existence v čase archiv využívá kvalifikovaná časová razítka PostSignum.

Služby vzdáleného podepisování a pečetění

Služby archivu jednoduchým krokem rozšíříte o kompletní eIDAS nástroje pro tvorbu digitálního obsahu, viz eIDAS.

Archivace podle zákona 499/2004 Sb.

Dokumenty jsou evidovány v souladu se zákonem o archivnictví a spisové službě. Je tedy možná integrace i pro stávající spisové služby, které nemají digitální archivaci.

Skartace podle zákona 499/2004 Sb.

Skartace probíhá v souladu se zákonem o archivnictví a spisové službě, včetně přípravy SIP balíčků a vedení skartačního řízení s Národním archivem.

Poskytování služeb pro integrované systémy

Součástí archivu jsou integrační nástroje, které každá organizace může využít pro tvorbu správného digitálního obsahu. Jedná se o konverzi do dlouhodobě čitelného formátu, služby vzdáleného pečetění a podepisování a klientská aplikace Signer.

Reference

Skanska

Důvěryhodná digitální archivace a elektronické podepisování odchozích faktur dle legislativy s integrací na elektronickou spisovou službu.

Uniqa

Usnadnit práci obchodním zástupcům bylo cílem firmy UNIQA. Obchodní zástupci nyní mohou podepisovat smlouvy o pojištění s klienty přímo v terénu a nemusejí se věnovat zbytečné administrativě. Na bezpapírové sjednávání smluv s biometrickým podpisem nejprve přešlo 150 nejvýkonnějších obchodních zástupců společnosti UNIQA, následně se jejich počet zdvojnásobil.

Cofidis

Poskytování spotřebních úvěrů na dálku klade důraz na elektronizaci procesů. Elektronické podepisování klientské dokumentace, spojování smluv pro žadatele, případně spolužadatele, dlouhodobá archivace smluvních dokumentů dle platné legislativy ČR i EU, to vše jsou atributy s výraznou přidanou hodnotou.

Chcete vedieť viac? Kontaktujte nás

a medzitým sa rozlúčte s papierom

Využite kontaktný formulár

Volajte
+420 602 256 304





Certifikace a legislativa

V dokumentových službách je na nás spolehnutí. Ročně odbavujeme nad dokumentovými cloudovými službami eIDAS přes 30 milionů dokumentů.

Trusted List EU

Jsme kvalifikovaným poskytovatelem služeb vytvářejících důvěru zapsaným na evropském trusted listu. Celý text

Zaregistrované  kvalifikované služby:

QVal for QESig Kvalifikované služby ověřování kvalifikovaných podpisových certifikátů
QVal for QESeal  Kvalifikované služby ověřování kvalifikovaných pečetících certifikátů
QPres for QESig Kvalifikované služby uchovávání kvalifikovaných podpisových certifikátů
QPres for QESeal Kvalifikované služby uchovávání kvalifikovaných pečetících certifikátů

Rozhodnutí MV ČR

Software602 je držitelem statusu kvalifikovaného poskytovatele služeb vytvářejících důvěru. Status kvalifikované služby vytvářející důvěru byl udělen službám SecuSign Validation a SecuSign Preservation.

Prohlášení o shodě

Služby ověřování kvalifikovaného elektronického podpisu/pečeti a uchovávání kvalifikovaného elektronického podpisu/pečeti byly ověřeny na shodu pověřeným posuzovatelem shody.

Certifikace ETSI

Software602 je dlouhodobý člen ETSI a jako jediný v České republice úspěšně absolvoval všechny ETSI Plugtests™ na formáty podpisů PAdES, CAdES, XAdES, ASiC a e-Signature validation. Celý text

ETSI – Evropský ústav pro telekomunikační normy, anglicky European Telecommunications Standards Institute (ETSI), je nezávislá organizace. ETSI je zodpovědná za standardizaci informačních a komunikačních technologií v Evropě. Její výsledky a specifikace představují nosný základ pro definici eIDAS.

Jako jediný člen ETSI z České republiky, který je aktivní v oblasti elektronických podpisů, se společnost Software602 úspěšně zúčastnila plug testů na formáty podpisů PAdES, XAdES, CAdES a ASiC. Potvrdila tím tak svoji technologickou vyspělost v oblasti elektronických podpisů a také roli technologického lídra v této oblasti.

Plug testy slouží k formování vzájemného technologického souladu při vytváření, podepisování a ověřování elektronických dokumentů.

Účastníci plug testů svojí aktivní účastí přispívají ke zpřesňování a zlepšování definicí dalších verzí norem a také se podílejí na legislativním vývoji.

Aktivní člen PDF Association

Software602 se jako první česká firma stala součástí globální PDF Association (původně PDF/A Competence Center). Tato mezinárodní organizace se sídlem Berlíně sdružuje významné experty a společnosti, které vyvíjejí nástroje pro práci s formátem PDF, používají je nebo o nich rozhodují. Celý text

Cílem PDF Association je podpořit rozšíření korektních elektronických dokumentů ve formátu PDF. Za tím účelem shromažďuje expertízu a zkušenosti z celého světa, podporuje jejich sdílení mezi členy a podílí se i na vzdělávání širší odborné veřejnosti.

Pro Software602 členství znamená, že získává přístup k řadě důležitých zdrojů informací, co umožní dále zkvalitnit vývoj nových produktů i služby zákazníkům. Zároveň bude schopna zohlednit zájmy českých zákazníků v rámci světové PDF komunity.

Experti Software602 již delší dobu působí v ETSI (European Telecommunications Standards Institute), kde jsou zapojeni do pracovních skupin pro rozvoj norem pro připojování elektronických podpisů a dlouhodobou archivaci důvěryhodných dokumentů (PAdES, CAdES, ASiC).