Znáte všechny výhody datových schránek?

5 minut čtení

datove-schranky.png

| |

Nejde jen o to moci komunikovat s úřady a dalšími institucemi elektronicky. To je možné i prostřednictvím obyčejného e-mailu. Datové schránky vám ale v kombinaci s elektronickým podpisem umožňují předcházet zbytečným návštěvám úřadů a chození na poštu pro zásilku určenou do vlastních rukou, pokud vás zrovna pošťák nezastihne doma.

Nemůže se tedy stát, že vám pošta například nedoručí doporučenou zásilku s informací o jízdě načerno v městské hromadné dopravě a vy pak nestihnete včas zaplatit pokutu bez toho, že by ji po vás vymáhala najatá právní kancelář, která si přidá tučnou provizi.

Úřady mají datové schránky povinně

Státní správa musí komunikovat prostřednictvím datové schránky povinně. To znamená, že většinu úředních písemností obdržíte do datové schránky. Výjimku představují dokumenty, které technicky nelze zasílat datovou zprávou nebo případy, kdy konkrétní právní předpis vyžaduje jiný způsob doručení. Datová schránka vás ale i chrání před nařčením úřadu, že jste nějaký dokument nedodali včas. Odeslanou zprávu si můžete uložit a kdykoli prokázat, co jste přesně úřadu poslali. To je mnohem výhodnější služba než podací lístek k doporučené zásilce, z něhož nevyčtete, co bylo obsahem dopisu.

Datovou schránku nemusíte nutně využívat jenom vy osobně. Můžete ji svěřit i osobě, které důvěřujete. Taková pověřená osoba může mít přístup k datovým zprávám, které vám byly doručeny, nebo takové zprávy i posílat. Zároveň však máte kontrolu, co vám do schránky přišlo, a co z ní odešlo za posledních 90 dní. Není tedy možné datovou schránku zneužít, aniž by na to její uživatel přišel.

Výpisy z registrů a katastrů zdarma

Další velkou výhodou datových schránek je možnost přihlašování prostřednictvím přístupových údajů k schránce do informačních systémů sociální i finanční správy. V nich můžete procházet důležité údaje o stavu svých účtů důchodového a sociálního pojištění, ale kontrolovat, zda si řádně plníte daňové povinnosti. Prostřednictvím datové schránky lze také podávat všechna povinná přiznání. Máte-li zřízenu datovou schránku, jste povinni podávat daňové přiznání jejím prostřednictvím. Pokud ho přesto podáte v papírové formě fyzicky na finančním úřadu, můžete se vystavit riziku pokuty, kterou však úřady u fyzických osob a OSVČ prakticky neudělují (a nový zákon by tomu měl zcela zamezit).

Prostřednictvím datové schránky lze zdarma získat výpisy z veřejných i neveřejných rejstříků a registrů (papírové vyhotovení přitom stojí nemalé poplatky). Pokud si povolíte příjem Poštovních datových zpráv (PDZ), mohou vám do datové schránky zasílat písemnosti i soukromoprávní subjekty, jako jsou například banky, pojišťovny, dodavatelé energií apod. Naopak vy můžete poštovní datové zprávy posílat soukromoprávním subjektům, ať už jde o fyzické, podnikající fyzické a právnické osoby. Za tyto zprávy se ovšem platí, i když poplatek je nižší, než kdybyste tu samou zásilku posílali jako doporučenou klasickou poštou (nemluvě o úspoře času, který byste museli vynaložit cestou na poštu a při čekání ve frontě u okénka).

Zpráva je po 10 dnech považována za přijatou

Datové schránky zkrátka přinášejí víc výhod než problémů, i když musíte myslet na několik pravidel. Například že datová zpráva (může jít o doporučený dopis formou datové poštovní zprávy) se považuje za doručenou do 10 dní od jejího zaslání adresátovi, ať už si ji přečetl, nebo ne. Zkrátka se nemůže ztratit a majitel datové schránky nemůže tvrdit, že ji neobdržel. To sice platí i u klasických doporučených dopisů, ale datovou poštovní zprávu můžete dohledat. Navíc si ji můžete vyzvednout i během dovolené prostřednictvím mobilní aplikace na svém smartphonu.

Pro firmy, které musejí mít datové schránky zřízené ze zákona, je poněkud nepraktické, že mohou disponovat vždy jen jednou datovou schránkou bez ohledu na počet zaměstnanců nebo poboček. Na druhou stranu, elektronická komunikace prostřednictvím datových schránek je chráněna antivirovou ochranou, jež nepustí žádný dokument obsahující škodlivý kód. Nahrávat lze pouze dokumenty v povolených formátech, mezi něž nepatří samospouštěcí soubory .exe, .bat, ale také archivační soubory .zip a .rar. Velikost jedné datové zprávy je omezena na 20 MB.

Firmy mohou datové schránky integrovat do aplikací určených pro facility management, jež mají nastavené workflow pro přesun a delegování úkolů. Snadněji se tak dá manipulovat s dokumenty a tato aplikace minimalizuje možnost příjmu a schválení zprávy neoprávněnou osobou.