Zbavte firmu zbytečného papírování. Jak na to?

5 minut čtení

Open space

| |

O bezpapírových kancelářích se toho napsalo mnoho. Když si tento pojem zadáte do internetového vyhledávače, vyskočí vám nespočet článků, které tuto filosofii rovnou vyvrací: kancelář bez papíru je podle nich utopií, kterou nebude možné ještě dlouhá léta uskutečnit.

A i když firma částečně přejde na digitální procesy, stejně prý u důležitých záležitostí zůstane u papíru. Rádi bychom vás přesvědčili, že to je nesmysl. Protože bezpapírovou kancelář si můžete zařídit okamžitě, tady a teď. Rádi vám s tím pomůžeme.

Jak začít? Ze všeho nejdříve je třeba zrevidovat veškeré firemní postupy (procesy) a ujasnit si, co si od bezpapírové kanceláře slibujete. Máte problém s administrací obchodní činnosti? Zpracováváte obrovské množství dokumentů a přestáváte v nich mít přehled? Nebaví vás tisknout a archivovat všechny faktury v papírové podobě? Potřebujete nastavit workflow, tedy tok aktivit nebo dokumentů libovolného firemního procesu mezi jednotlivými zaměstnanci? To vše lze zvládnout i bezpapírově. Nebude to jednoduché, zpočátku to bude i bolet a zaměstnanci i vy si budete muset na nové řešení nějaký čas zvykat, ale poté si už fungování firmy bez digitálního a bezpapírového řešení nebudete umět představit.

DMS – základ všeho

Základem bezpapírové kanceláře je DMS, systém pro správu a řízení oběhu elektronických dokumentů. Díky němu najdete konkrétní dokument ihned bez zbytečných prodlev a zjišťování, kam a kým byl archivován. Každý dokument je evidován, sdílen a spravován v DMS už od svého vzniku. Jakékoli schvalování nebo distribuci v rámci firmy lze řešit i z mobilního telefonu. Dokumenty tak můžete mít přehledně pod kontrolou od jejich vzniku až po skartaci. Vyhledávat v nich můžete i fulltextově podle klíčových slov uvnitř dokumentu, takže nemusíte nutně znát jeho přesný název, jeho umístění, čeho je součástí apod.

Každé DMS řešení může být nastaveno na klíč podle požadavku firmy nebo organizace. Základní funkce jsou pro všechny stejné a k nim lze přidávat nadstandard dle potřeb toho kterého klienta. DMS s řízeným oběhem dokumentů, který nabízí Software602, firmě umožní sdílet na všechny zaměstnance interní směrnici, pomůže s evidencí faktur a objednávek, evidencí a schvalováním smluv, distribucí dokumentů pro nově příchozí zaměstnance, evidencí projektů, zápisy z porad, evidencí a připomínkováním dokumentace, digitalizací s variantním OCR vytěžování faktur a objednávek či integrací do interních systémů a ERP.

Řešte workflow vaší firmy elektronicky

DMS je základním krokem k bezpapírové kanceláři, ale nikoli jediným. Digitalizovat je třeba i správu interních firemních procesů a externí komunikaci, tedy firemní workflow. Flexibilní workflow šité přímo na míru vaší společnosti vám rozváže ruce a ušetří mnoho času i nervů. Díky němu budete mít všechny interní firemní procesy pod kontrolou a dostupné kdekoli i z vašeho mobilu nebo tabletu. Schvalujte firemní či zaměstnanecké požadavky jedním klikem odkudkoli, nastavujte zastupitelnost v době nepřítomnosti uživatelů! Systém zajišťuje auditní stopu a zasílá avíza uživatelům.

Řešit tak můžete cestovní příkazy, materiály z porad vedení, HR procesy, ale i evidenci veřejných zakázek či schvalování smluv a faktur, změny rozpočtu, rezervaci zdrojů či nákupní požadavky. To vše lze integrovat do již existujících interních firemních systémů a zlepšit tak jejich výkonnost.

Spisovou službu lze řešit také elektronicky

Potřebujete řešit evidenci všech příchozích a odchozích zásilek, zajistit jejich celý životní cyklus, včetně jejich archivace a skartace? K tomu slouží spisová služba, kompletní řešení, které naplňuje požadavky české nebo slovenské legislativy a vyvinul ho Software602 Využívat můžete adresář s napojením na systém datových schránek, ARES a ISZR. Součástí tohoto řešení je i oběh a evidence dokumentů, auditní stopa a automatické nastavování termínů, lhůt, notifikací a eskalací dokumentů, včetně ověřování platnosti jejich elektronických certifikátů. Zajišťuje archivní formáty PDF, dlouhodobou archivaci zásilek, vytváření SIP balíčků i skartaci dokumentů po uplynutí zákonné lhůty pro jejich archivaci.

A co takový dlouhodobý archiv? Než se utápět v horách šanonů, které zbytečně zabírají místo v kanceláři nebo dokonce v samostatném archivu, využijte možnosti dlouhodobého uchovávání dokumentů, včetně účetních dokladů, v elektronické formě. Díky tomu zajistíte jejich dlouhodobou čitelnost a ověřitelnost. Splníte tím i požadavky Národního archivu a evropské nařízení eIDAS. Dlouhodobý digitální archiv umožňuje skartaci dokumentů podle spisového a skartačního řádu, je plně integrovatelný s informačními systémy a nabízí fulltextové vyhledávání. Ba co víc, spisová služba dokáže dokonce i načítat a přepisovat data z papírových dokumentů a ušetří vám tak čas a peníze, nemluvě o výrazně menším podílu chyb než při fyzickém přepisování do počítače.