Z pera podnikatele: Máte sklep? A není náhodou plný účetních výkazů?

Digitalizace, Archivace
3 reading_minutes

Když přijdete ráno do práce, nečekáte, že se vás účetní zeptá, jestli bychom mohli začít archivovat účetní a mzdové doklady elektronicky. Za prvé, jeho věk se už pár let blíží důchodovému, zatímco vy jste o generaci mladší. A pak potřebujete nutně infuzi kávy, abyste vůbec pochopili, o čem ta debata bude.

Dobrá, kofein začal působit a já si vyslechl více. Argumenty jsou v zásadě velmi logické a neprůstřelné: všechny dokumenty máme elektronicky, faktury už nám v papírové podobě vůbec nechodí, totéž platí o všech ostatních dokumentech, vše se vytváří v účetním programu. A pokud by to nestačilo, šéfe, prostě nám dochází místo ve sklepě. Už to nebude kam dávat.

Cože?

No jo, vždyť tady jsou dokumenty hned pěti firem, přičemž té nejstarší je letos už 25 let. Moje první myšlenka tedy byla: no jasně, proboha, nic už netiskněme a konečně začněme archivovat elektronicky. A zároveň jsem si představil, že si koupím skartovačku a ve sklepě si užiju likvidaci zbytečných papírů.

Ale chyba lávky... účetní uzávěrku musíte archivovat 10 let, účetní doklady sice jen pět, ale pokud jste plátci DPH, musíte uchovávat všechny relevantní daňové doklady oněch 10 let. A aby to nebylo tak jednoduché, „mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodové pojištění po dobu min. 30 kalendářních roků“. Tak praví zákon č. 582/1991 Sb.

Takže pokud chcete ulevit svým sklepům, radši se zamyslete na elektronickou archivací dokumentů. Jinak vám hrozí totéž co nám. (Popravdě bych se opravdu rád podíval do sklepů velkých firem.)

A pokud se vaši účetní bojí, co tomu řeknou v budoucnu všemožné kontroly, pak bych vytáhnul Nařízení eIDAS, čl. 46, podle kterého nelze odmítnout elektronický dokument, pokud je vytvořen podle pravidel eIDAS (tedy nejen PDF, ale i Office, XML, obrázky atd.). Můj účetní se toho nebojí... a sklep máme fakt plný.

Background photo created by rawpixel.com - www.freepik.com

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Máte svou firemní datovou schránku pod kontrolou?

Máte svou firemní datovou schránku pod kontrolou?

Kdo se stará o uchování důležitých datových zpráv? Stahujete si je ad hoc do počítače, nebo používáte promyšlenější systém? I archivace datových zpráv se dá řešit chytře.

Evidence a správa dokumentů nemusí být noční můrou vaší firmy

Evidence a správa dokumentů nemusí být noční můrou vaší firmy

Hromadí se vám v počítačích, e-mailových účtech, datových schránkách a na všemožných discích různé smlouvy, objednávky, faktury nebo dopisy? Možná je nejvyšší čas sjednotit evidenci a správu dokumentů tak, aby k nim měli přístup všichni – a vzdáleně.

Zapomeňte na tokeny, elektronicky můžete podepisovat i bez nich

Zapomeňte na tokeny, elektronicky můžete podepisovat i bez nich

Proč se některé firmy stále zdráhají používat kvalifikované elektronické podpisy? Protože nechtějí investovat značné prostředky do pořizování kvalifikovaných prostředků k uchovávání certifikátů elektronického podpisu. Protože se nechtějí o tento prostředek starat, mít ho neustále u sebe, když potřebují něco podepsat, a mít u sebe také zařízení, ke kterému je možné tento prostředek připojit. A co si takový prostředek pronajmout? Nebýt závislý na něm ani na zařízení a operačním systému?

Přihlaste se k odběru newsletteru
a buďte stále v obraze

Odesláním formuláře souhlasíte se zpracováním osobních údajů