Spisová služba není pro firmy nutnost, ale inspirace

5 minut čtení

Zasedací místnost

| |

Stává se nám celkem běžně, že u nás firemní klientela poptává zavedení elektronického systému spisové služby (dále jen „spisová služba“). Přitom spisová služba je termín definovaný zákonem a vztahuje se primárně na úřady a veřejné instituce. Kdy je tedy správné, aby i firmy uvažovaly o jejím zavedení?

Spisová služba pro firmy

Začněme tím, že řekneme, že spisovou službu firmy vykonávat nemusí, alespoň ne v plném rozsahu, jak je definován zákonem o archivnictví a spisové službě. Jedním dechem však dodáváme, že daný zákon vznikl, aby v dokumentech na úřadech panoval pořádek a aby ve věci byl jednotný systém. To je jistě motivace, která je pro úřady i firmy společná.

Když tedy hovoříme o potřebách firem na udržení pořádku v dokumentech, bavíme se o „systému na správu dokumentů“. Ten může být postaven na stejných principech, ale má možnost se přizpůsobit potřebám firem a zcela vynechat některé zákonné povinnosti, které s výkonem spisové služby na úřadech souvisejí. Ve výsledku tím firmy získají přehled a řád, aniž by byly zatíženy byrokratickou povinností. Pro základní představu přikládáme základní přehled těchto rozdílů:

Spisová služba

Systém na správu dokumentů

Jak celý systém funguje

Je definováno zákonem

Libovolně dle potřeb zákazníka

Mazání dokumentů

Pouze řízené mazání (skartační řízení)

Libovolně dle potřeb zákazníka

Evidence dokumentů

Zpravidla vždy ve spisech

Libovolně dle potřeb zákazníka

Klíčová slova (metadata)

Minimální množina je definovaná zákonem

Libovolné dle potřeb zákazníka

Terminologie jednotlivých částí systému

Je definováno zákonem

Libovolné dle potřeb zákazníka

Kompletní pořízení spisové služby dává smysl pro úřady. Aby si mezi sebou rozuměly, uměly si dokumenty předávat a byly takříkajíc na stejné vlně. To však pro firmy neplatí, ty si většinu věcí mohou nastavit způsobem, který bude dávat smysl převážně pro ně samé a v němž se jim bude dobře pracovat.

Spisová služba je dobrá věc

Spisová služba je pro úřady zákonnou povinností, to z ní však nedělá zbytečný nesmysl, neboť v základu je vymyšlená dobře. Stanovuje totiž pravidla pro to, jakým způsobem se budeme k dokumentům v organizaci chovat v momentě, kdy vzniknou, kdy do ní vstoupí a kdy ji opustí. Každý takový moment je zaznamenán, digitalizován, a tím pádem může být kdykoliv zpětně vyhledán.

K tomu, aby tento systém mohl fungovat, je nutné zavést elektronické systémy, které budou dokumenty ve firmě označovat. Primárně jde o tyto základní parametry:

  • KDY: tedy kdy dokument vznikl, kdy byl odeslán, kdy byl přijat, kdy byl schválen, kdy byl smazán, kdy byl změněn
  • KDE: tedy kde vznikl, kde byl uložen, kde se nachází nyní, kde se nacházel dříve
  • KÝM: tedy kým byl vytvořen, kým byl schválen, kým byl odeslán, kým byl upraven, kým byl přečten
  • ODKUD: přišel (pakliže nevznikl uvnitř organizace)
  • KAM: odešel (pakliže organizaci opustí)
  • FORMA: v jaké vznikl a v jaké se nachází nyní (například když dokument přišel poštou a nyní se nachází na disku ve formě naskenovaného pdf)

Všechny tyto atributy spisová služba pro potřeby úřadů řeší - a je v plném zájmu firem, aby i jejich systémy tyto schopnosti měly. Skutečně funkční a užitečný systém na správu firemních dokumentů se totiž musí v nějaké formě těchto atributů dotýkat. Bez nich je jen polovičatým řešením a nepřinese kýžený řád a pořádek.

Například kdyby systém na správu firemních dokumentů sledoval jen elektronické soubory a e-maily a vynechal datové schránky nebo písemnou korespondenci, jen těžko si uchová svou schopnost vyhledávat, a tím pádem mít dokonalý přehled. Na to zákonem stanovená spisová služba pamatuje - a je v plném zájmu firem tento model kopírovat.

Kdy se má tedy firma chovat podle zákona o spisové službě?

To, že firmy nemusí evidovat dokumenty v plném rozsahu podle zákona, ještě neznamená, že to dělat nesmějí či že by neměly. Je to možná na první pohled složitější, není to úplně flexibilní a vyžaduje to větší kontrolu procesů. V momentě, kdy firma plánuje být klíčovým dodavatelem úřadů, a to hlavně pokud za ně vykonává nějakou agendu, která jim přísluší, se na ni povinnost vykonávat spisovou službu bude vztahovat také. Pokud toto vaše firma plánuje dělat, je ve vašem zájmu se na takový případ s předstihem připravit. A právě od toho tady je Ondřej Málek (malek@602.cz; +420 222 011 602), obchodní zástupce Software602, abyste tímto procesem nemuseli procházet složitě sami.

Systém správy dokumentů a základní principy evidence nejsou jediným momentem, kdy se firmy mohou od úřadů něčemu přiučit. V příštím pokračování si rozebereme, jakým způsobem používají úřady chytré formuláře a čemu všemu se od nich mohou firmy v tomto směru přiučit.