Jednoduše: Chytré formuláře, sémantika a umělá inteligence

5 minut čtení

chytrý formulář

| |

Chytré formuláře, které příslušné údaje poté, co jsou vyplněny, rozešlou na patřičná místa, jsou už dnes běžné na úřadech i ve firmách. Proč říkáme chytré a čím se liší od těch „nechytrých“? Chytré údaje uživatele při jejich vyplňování vedou, komunikují s dalšími systémy, dokážou při vyplňování kontrolovat a provádět i velmi složité výpočty (modelace), jsou interaktivní a chovají se podle konkrétních zadaných hodnot. Zkrátka jde o takové malé aplikace. V budoucnu ale chytré formuláře dokážou získat cenné údaje i tam, kde se to dnes zdá nemožné, a skutečně „mluvit“ s každým vyplňujícím. Stanou se základem pro úplně nové řízení administrativy, vztahy se zákazníky i výroby.

Chytrý formulář je už dnes jednou z jednoduchých a efektivních cest, jak se vyrovnat se schvalováním objednávek, faktur, dovolených, služebních cest, žádostí o dotace i požadavky úřadů na zasílání různých hlášení. „Chytrost“ formuláře nespočívá jen v tom, že vám nebo vašim klientům či zaměstnancům nabídne pomoc s vyplňováním. „Kouzlo“ chytrých formulářů, jaké vytváří třeba systém Sofa od Software602, mimo výše uvedené začíná v okamžiku jeho odeslání. Formulář sám roztřídí potřebné údaje a pošle je, kam je třeba. Nadřízenému pro schválení dovolené a zároveň do mzdového systému, informuje mzdovou účtárnu, objednávku založí v SAP, fakturu zapíše do účetního systému. Data z formulářů jsou k dispozici pro centrální statistiky, k odeslání na finanční úřad nebo do skladu náhradních dílů a oddělení reklamací. Formulář dokáže vytvořit údaje v databázi, dopisy, e-maily, poskytnout data pro statistická hlášení, objednávky, faktury nebo pro další přehledy.

Promluvte si se svým formulářem

V honbě za efektivitou komunikace se velké množství firem a projektů zabývá otázkou, jak zpříjemnit uživatelům interakci s formulářem. Předpoklad je takový, že pro většinu lidí není vyplňování textových polí nijak příjemná záležitost. Často se cítí omezení otázkou a může se stát, že pole a jeho formulace zcela neodpovídá tomu, co chce uživatel sdělit. Navíc určitá „chladnost“ formulářů občas uživatele zčásti odradí od toho, aby byl dostatečně sdílný. Vynechá tak například část důležitých informací - a na ty je třeba se následně doptat.

V současnosti je tak čím dál populárnější stavět formuláře tak, aby poskytovaly co největší iluzi interakce. To může vizuálně působit téměř jako chat, reálně ale jde většinou o soustavu odboček a podmínek z přednastavených možností, které ve formě určitého stromu vedou uživatele do správné větve konverzace. Ve skutečnosti se tak většinou jedná o formulář s výběrem z přednastavených možností a míra „lidskosti“ dialogu a různorodosti výběru záleží na autorovi dotazů. V porovnání s klasickými hranatými odpovědními boxy a často strohými otázkami mohou být tyto dotazy, a tím pádem i odpovědi lidštější, návodnější a lépe větvené. To, zda se jedná o efektivní řešení, které se stane standardem, nebo zda jde o příslovečnou slepou uličku, ukáže jen čas a popularita u uživatelů a firem.

Umělá inteligence mění prodej a výrobu

Další z možností, jak dokážou chytré formuláře zefektivnit vynaložené úsilí pracovníků, může být rozpoznávání scanovaných dokumentů. Tento princip se sice objevuje již řadu let napříč různými řešeními, nicméně s postupem technologií jsou i stroje, které dokážou „číst“ tištěné dokumenty, čím dále efektivnější. V současné době není výjimkou, že formulář, respektive softwarový robot, který je na něj navázaný, dokáže „přečíst“ například nascanovanou fakturu v PDF. Zde podle příslušných algoritmů a patřičného tréninku může najít příslušná pole, přečíst je, přepsat a předat k dalšímu zpracování. Často se tedy data z tištěného dokumentu propíšou přímo do formuláře tak, aby je uživatel mohl zkontrolovat, zpřesnit a dál s nimi pracovat. Reálně tak z jednoho dokumentu může, bez náročnějšího zásahu živého člověka, vzniknout záznam s pokyny k platbě, který může zpracovat běžný ekonomický software. Taková řešení ovšem bývají součástí formulářové soustavy pouze na oko, dodávají je totiž zpravidla specializované firmy. Ty sice svůj software nechávají implementovat do formulářů, ale nebývá to standardní a nativní součástí.

Celkově umělá inteligence, využití sémantiky a chytrá řešení od Software602, která s nimi umí pracovat, umožní firmám a úřadům postupné zlepšování komunikace a řízení firmy: zpracování z dnešního pohledu „nekonkrétních“ a „nestandardních“ údajů a chytrý dialog mezi formulářem a uživatelem. To totiž povede k tomu, že z formulářů bude možné získat užitečné údaje, na které by jejich tvůrce ani nenapadlo se zeptat, a interakce bude ve výsledku příjemná a efektivní i z pohodlí domova.