I k digitalizaci je třeba přistupovat smysluplně

3 minuty čtení

shutterstock_421484053.jpg

| |

V korporátní sféře se již relativně dlouho skloňuje pojem „digitalizace procesů“. Jeden ze základních problémů, proč se o tomto tématu pouze mluví, je, že se často jedná jen o buzzword. Velice často jde o nesoulad v tom, co taková digitalizace skutečně znamená. Lidé si pod tímto pojmem totiž často představí pouze skenování fyzických dokumentů a jejich následné posílání e-mailem. Takový přístup mohl být akceptovatelný na přelomu tisíciletí, kdy firmy mnohdy teprve zaváděly pořádné zasíťování mezi své zaměstnance. Nicméně v době, kdy má téměř každý v kapse výkonnější zařízení, než je to, které doletělo v roce 1969 na Měsíc, je podobná pseudodigitalizace žalostně málo.

Co skutečně znamená digitalizace?

Digitalizace jako taková ve své skutečné podobě přináší mnohem více než pouhý převod dokumentů do digitální podoby. Nezbytnou součástí digitalizace je totiž i potřeba vytěžování dat a implementace zpracování těchto dat a celých dokumentů. Díky tomu tak firmy a jejich zaměstnanci dokážou ušetřit velké množství zdrojů, ať už formou finančních prostředků, lidské síly, anebo času.

Jak vytěžovat data?

Pokud bychom chtěli smysluplně digitalizovat procesy, je třeba převést veškeré informace, které jsou v našich dokumentech, do formy, již lze dále zpracovávat. Často se totiž stává, že data, která se  v dokumentech objevují, jsou po naskenování převedena pouze do obrázku. V takovém případě je pro jakékoliv další zpracování prakticky jedno, zda je v souboru naskenovaná faktura k proplacení, nebo namalovaný panáček. Pro skutečně kvalitní digitalizaci, je třeba docílit toho, že obsah faktury nebo podobného dokumentu je možné zpracovat dalšími systémy, neboť obsahuje všechna potřebná metadata. To vše se pak odehrává automaticky, jednoduše a levně. 

Workflow, workflow a zase workflow

Ve chvíli, kdy se veškeré dokumenty ve firmě daří vytěžit a zpracovat dle potřeby, je třeba s nimi i smysluplně nakládat. K tomu ve většině firem slouží (nebo by aspoň měly sloužit) workflow nástroje. Díky nim je možné předat relevantní data prakticky ihned příslušným kolegům, nadřízeným či státu. 

Podobné systémy tedy pomáhají nejen uchovat data, ale mohou často zefektivnit práci a zajistit, že se příslušný dokument nikde neztratí. Ideálně by tedy výsledek správně provedené digitalizace měl vypadat tak, že jakýkoliv dokument, který dorazí například na adresu fakturace@vasefirma.cz, automaty samostatně vytěží, dokument zpracují a uloží a předají odpovídající informace. Například o zaplacení příslušné částky. Samotný dokument pak bude kromě toho automaticky zadán do patřičného systému, nebo dokonce přímo do internetového bankovnictví. Celý proces tak zabere pár sekund, a navíc nula “člověkohodin”.

Stejně jako ve většině ostatních životních záležitostí i v digitalizaci existuje způsob, jak k ní správně přistupovat. V mnoha případech je i špatný způsob lepší než žádný, často ale bývá neefektivní digitalizace kontraproduktivní. Je to typické zejména pro levná krabicová řešení, že se data nenačítají správně, případně vůbec. Anebo mají autoři softwaru občas chybně podchycené výjimky, a tím pádem některé dokumenty končí mimo zamýšlená úložiště bez vědomí správce. 

I v tomto případě je tedy nutné myslet na to, že pokud se má firma vydat digitálním směrem, měla by k tomu přistupovat smysluplně hned od začátku. Později to bude vždy jen dražší.