Co vás spolehlivě ochrání před obchodními spory? Kvalitní archivace!

Digitalizace, Archivace
5 reading_minutes

Kdo provedl v dokumentu změny a kdy? Jaká verze smlouvy byla platná k určitému datu? Zvládnete to uhlídat v papírové verzi nebo kvantech dokumentů v počítači? Možná je čas přejít na spolehlivější formu archivace.

Určitě se shodneme na tom, že prakticky všechny dokumenty dnes vznikají digitálně. A digitální verze zůstávají i poté, co se třeba vytisknou a nechají podepsat v papírové podobě. Jenže každý digitální dokument může mít několik verzí podle toho, jak v něm různí lidé dělali změny. Jak získat přehled, kdo provedl tu kterou úpravu a kdy? A na čí popud? To už nelze uhlídat v e-mailové korespondenci, CRM nebo spisové službě. A prohledávat složky na služebním notebooku? Upřímně, tolik času asi nikdo z nás nemá. Přitom právě přehled, kdo, kdy a proč provedl změny v určitém dokumentu může být naprosto klíčová informace.

Centrální úložiště s fulltextovým vyhledáváním

Představte si, že si váš obchodní partner vyžádá změnu v dodávce zboží. Nebo dokonce speciální úpravy produktů „na míru“, jenže později se k tomuto požadavku nemá a odmítne za něj zaplatit. Jak dokážete, že změna nastala na základě jeho výslovné žádosti? Možná máte někde schovaný jeho e-mail. Ale je to už pár týdnů, ne-li měsíců a možná si schránku promazáváte, protože jinak je neustále plná. Máte změnu objednávky v písemné formě? A ve kterém šanonu nebo hoře papíru v kanceláři ji budete hledat? Nebo je snad zanesená někde ve spisové službě? Hledání takového dokumentu může být k zbláznění.

Anebo taky nemusí. Představte si, že jednoduše zadáte klíčové slovo, které se vyskytuje v onom dokumentu, do vyhledávacího políčka a požadovaná smlouva nebo e-mail vám okamžitě vyskočí na displeji vašeho zařízení. Přesně tak funguje  DocsMaster. Jinými slovy centrální úložiště všech důležitých firemních dat, ať už jde o smlouvy, zápisy ze schůzek, rozpočty v Excelu, datové zprávy, PDF i multimédia. To vše je dostupné na jednom místě, vzdáleně odkudkoli a dostanete se k tomu na pár kliknutí. Bezpečně, podle pravidel evropského nařízení eIDAS o elektronické identifikaci a důvěryhodných službách pro elektronické transakce na vnitřním evropském trhu.

Jednoduchá správa i revize uživatelských účtů

Jak to funguje? DocsMaster napojíme na naše interní systémy a poté ho můžete hned začít používat. Záleží na vás, co všechno do něj bude „padat“ – zda i zprávy z datové schránky, abyste si nemuseli platit datový trezor, e-maily z konkrétních účtů a dokumenty ze spisové služby. Dokument se při vstupu do archivu ověří podle všech pravidel a ověřitelný zůstane i do budoucna, třeba i po desítkách let. Nemusíte řešit otázku čitelnosti, což je třeba u papírových dokumentů velký problém. Archiv není zneužitelný. Sám zaznamenává, kdo a kdy si daný dokument zobrazil, změnil jeho metadata apod. Archiv zamezí změnám finálního dokumentu. Všechny dokumenty procházejí pravidelnou kontrolou a jsou vždy zabezpečeny novým časovým razítkem.

Administrátor má přehled o právech všech zaměstnanců s oprávněním přistupovat do archivu a může je kdykoli měnit podle potřeby. Je-li to nutné, přidá nebo zneplatní jakýkoli účet na pár kliknutí. DocsMaster vám pomůže i při případné kontrole. Ta si může snadno ověřit, že je dokument v pořádku, a to i při jeho vytažení z archivu. Umí tohle váš současný firemní archiv? Nebo stále spoléháte na několik různých způsobů archivace, včetně pověstných šanonů?

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Máte svou firemní datovou schránku pod kontrolou?

Máte svou firemní datovou schránku pod kontrolou?

Kdo se stará o uchování důležitých datových zpráv? Stahujete si je ad hoc do počítače, nebo používáte promyšlenější systém? I archivace datových zpráv se dá řešit chytře.

Evidence a správa dokumentů nemusí být noční můrou vaší firmy

Evidence a správa dokumentů nemusí být noční můrou vaší firmy

Hromadí se vám v počítačích, e-mailových účtech, datových schránkách a na všemožných discích různé smlouvy, objednávky, faktury nebo dopisy? Možná je nejvyšší čas sjednotit evidenci a správu dokumentů tak, aby k nim měli přístup všichni – a vzdáleně.

Zapomeňte na tokeny, elektronicky můžete podepisovat i bez nich

Zapomeňte na tokeny, elektronicky můžete podepisovat i bez nich

Proč se některé firmy stále zdráhají používat kvalifikované elektronické podpisy? Protože nechtějí investovat značné prostředky do pořizování kvalifikovaných prostředků k uchovávání certifikátů elektronického podpisu. Protože se nechtějí o tento prostředek starat, mít ho neustále u sebe, když potřebují něco podepsat, a mít u sebe také zařízení, ke kterému je možné tento prostředek připojit. A co si takový prostředek pronajmout? Nebýt závislý na něm ani na zařízení a operačním systému?

Přihlaste se k odběru newsletteru
a buďte stále v obraze

Odesláním formuláře souhlasíte se zpracováním osobních údajů