Co lze posílat přes datovou schránku a co naopak nelze?

12. 6. 2020 3 minuty čtení

Pečeť trikolora

| |

Datová schránka je velmi užitečný pomocník a lze přes ni vyřídit řadu úkonů. U některých se ale neobejdete bez osobního jednání nebo klasické poštovní zásilky. Co tedy lze a co naopak nelze posílat úřadům elektronicky?

Logicky se nabízí odpověď, že elektronicky lze přes datovou schránku posílat všechny zdigitalizované nebo přímo elektronicky vytvořené dokumenty. A naopak, že do ní určitě nedostanete klasický poštovní balík s fyzickým obsahem jako je papírová kniha, dekorativní váza nebo nový telefon. Tak jednoduše se ale obsah, který lze či nelze zasílat datovou schránkou, dělit nedá. Existují i elektronicky vytvořené dokumenty, které by se daly zasílat v digitální podobě, ale z právního hlediska to není možné, protože musí být vytištěné a opatřené například pečetí.

Asi nejznámějším příkladem jsou dokumenty od notáře, které bývají vytištěné, provrtané, svázané provázkem (trikolorou) a ty nejdůležitější ještě opatřené pečetí. Takový dokument nelze zaslat v elektronické podobě datovou schránkou, lze jej předat buď osobně, nebo zaslat jako doporučenou zásilku do vlastních rukou klasickým dopisem. Podobně jsou na tom soudní překlady originálů dokumentů. Také ty musí být vytištěné, provrtané a neoddělitelně svázané provázkem (trikolorou), zalepeny a orazítkovány. Navíc se k nim musí (rovněž neoddělitelně) připojit tlumočnická doložka prokazující oprávnění překladatele k soudním překladům.

Velikost datové zprávy je omezena na 20 MB

Datovou schránkou také není možné zasílat objemné elektronické dokumenty. Jedna datová zpráva nesmí přesáhnout velikost 20 MB (v době vzniku datových schránek to bylo 10 MB). Uživatelé jsou také limitováni datovými formáty, které datová schránka umožňuje zasílat. Pro obecná podání vůči úřadům se doporučují používat přílohy v obecně rozšířených formátech PDF či DOC(X). Jinak si datové schránky poradí i s formáty PDF/A, fo/zfo, html/htm, odt, ods, odp, txt, rtf, xls(x), jpg/jpeg/jfif, tiff, gif, mpeg1/mpeg2, ppt, ppt(x), wav, mp2/mp3, isdoc/isdocx. Lze také zasílat data ve formátu XML, ale vždy jen podle XSD šablon, které příjemce zveřejní. Dále lze posílat samostatné elektronické podpisy k jednotlivým dokumentům apod.

Dokumenty, které nelze konvertovat do těchto formátů, se přes datovou schránku zaslat nedají. Dále se elektronicky nemůžou posílat dokumenty s různými vodoznaky a dalšími ochrannými prvky, kterými je chráněna jejich pravost a nelze je naskenovat. Nelze také jednotlivé přílohy zkomprimovat a poslat jako jeden balíček. Pro různé žádosti a podání uživatelé datových schránek nemusí využívat papírové formuláře, které po vyplnění naskenují a pošlou jako přílohu například v PDF formátu, ale mohou využít chytré formuláře, které po zadání přihlašovacích údajů do datové schránky dokáží předvyplnit základní informace o žadateli. Mezi takové služby patří například portál PODEJTO.cz, jehož prostřednictvím lze řešit víc než tři stovky různých životních situací.