Spisová služba, archivace, skartace

E-maily, datové zprávy, pošta, a navíc interní dokumenty, směrnice, objednávky, faktury? Jak to jednoduše vyřešit, aby se nic neztratilo, a hlavně rychle našlo po celý životní cyklus elektronických dokumentů a spisů včetně jejich archivace a skartace? Mějte přehlednou evidenci a správu dokumentů díky spisové službě a o vaše dokumenty se postará náš archiv. 

+420 222 133 130 Kontaktujte nás

Spisová služba

Kompletní řešení spisové služby pro úřady a firmy, které potřebují mít v dokumentech pořádek. Evidence dokumentů včetně metadat a historie celého vzniku dokumentu, a to přímo z Microsoft Office. Sdružování dokumentů do spisů, skartační plán, validace a třídění příchozích dokumentů. Extenzivní podpora dokumentů na vstupu s jejich konverzí z listiny, tříděním emailů a datových zpráv ze systému datových schránek v Česku a z UPVS na Slovensku.  

  • Spisová služba podle české a slovenské legislativy
  • Příchozí/odchozí pošta a její digitalizace (podatelna)
  • Adresář s napojením na ISDS, ARES a ISZR
  • Oběh a evidence dokumentů a spisů
  • Zobrazit další funkce
  • Auditní stopa
  • Termíny, lhůty, notifikace, eskalace
  • Ověřování el. dokumentů
  • Zajištění archivních formátů PDF
  • Dlouhodobá archivace zásilek
  • Vytváření SIP balíčků
  • Skartace dokumentů

Případové studie

Spisova_sluzba_02

Spisova_sluzba_03

Dlouhodobý archiv a skartace

I váš archiv zabírá zbytečně prostor navíc a šanonům zbytečně topíte? Tyto vyhozené peníze mohli zůstat u vás. Tyto vyhozené peníze mohli zůstat u vás. Chtělo to jen archiv pro zajištění dlouhodobé čitelnosti a ověřitelnosti autenticity elektronických dokumentů. Dokumenty jsou pak kdykoliv dostupné s řízeným přístupem oprávnění uživatelů a dlouhodobě ověřitelné třeba i mimo archiv třetí stranou, a to v rámci celé EU díky nasazení dokumentových služeb eIDAS s uchováváním certifikátů elektronických podpisů a pečetí. Bez extra nemovitostí a propálených kilowat

  • Dlouhodobé uchovávání dokumentů a dokladů
  • Archivace podle eIDAS a požadavků Národního archivu
  • Skartační řízení podle spisového a skartačního řádu
  • Integrace na informační systémy
  • Zobrazit další funkce
  • Fulltextové vyhledávání

Případové studie

Digitalizace podpisu ve spisové službě

Podepisujte dokumenty podle Nařízení eIDAS na PC/MAC nebo Android/iOS s centrálním řízením certifikátů pro vzdálený podpis nebo pečeť bez tokenů nebo čipových karet. Samozřejmostí je synchronizace uživatelských účtů s Active Directory a podpora při správě certifikátů a další dokumentové služby eIDAS jako je vzdálené pečetění, služby časového razítka, ověřování platnosti elektronického podpisu.  

  • Vzdálený elektronický podpis
  • Vzdálená elektronická pečeť
  • Ověřování platnosti podpisu / pečetě
  • Synchronizace s Active Directory

Případové studie

104-inspecting-bill-finance-document_02-1.svg

Chcete vědět více? Kontaktujte nás

a mezitím se rozlučte s papírem

Využijte kontaktní formulář

Volejte
+420 222 133 130