+420 222 011 602

Město Polička

Východočeská Polička je důkazem, že digitalizace nemusí být pouze výsadou velkoměst. Vedení města se rozhodlo pro digitalizaci vybraných agend tamějšího městského úřadu, která přinesla úspory a přitom zrychlila a zjednodušila vybrané procesy.

Segment: Samospráva / Kompetence: Digitalizace procesů

Výchozí stav

Agenda městského úřadu v Poličce vzhledem k rozšířené působnosti nepatřila k nejjednodušším. Složité a časově náročné byly zejména různé interní schvalovací procesy. Určité úkony znamenaly chodit s vybraným dokumentem po úřadu od dveří ke dveřím ve snaze získat veškerá potřebná potvrzení. Ne že by něco bylo zcela špatně — pracovníci úřadu byli na systém zvyklí a interním procesům při vyřizování podpisů a razítek se přizpůsobili. Nicméně bylo na místě se ptát, zda neexistuje vhodná a ostupná technologie, která by schvalování zefektivnila a fungování úřadu přenesla do 21. století. 

Celý projekt elektronizace odstartovala potřeba zjednodušit a zrychlit interní procesy, sjednotit vstupy a výstupy a nalézt možné úspory. To vše se nám podařilo splnit, a to dokonce velmi rychle. Vedle toho jsme kladli důraz také na to, aby nový systém byl uži- vatelsky komfortní a výstupy odpovídaly grafickému manuálu města. I to se splnilo.

ONDŘEJ VOTRUBA

vedoucí oddělení informačních technologií města Polička 

Řešení: zavedení bezpapírové agendy

Odpovědí na problémy úřadu byla digitalizace. V první fázi projektu dostaly zelenou čtyři nejvyužívanější agendy:

• Nepřítomnost
• Cestovní příkaz
• Přístupová práva
• Elektronická doručenka

Každá obsahuje celou řadu variant: Nepřítomnost nabízí 19 možných důvodů absence (lékař, dovolená, náhradní volno, služební pochůzka a další). Cestovní příkaz zase zahrnuje všechny kroky od prvotní žádosti, přes schválení vedoucím, až po vyúčtování mzdovou účtárnou. 

Postup

Základem tedy bylo provést důkladnou vstupní analýzu. Tou se zjistil stávající stav vybraných agend a vzápětí se přikročilo k jejich optimalizaci. Počet kroků v oběhu jednotlivých dokumentů se tím výrazně snížil a celý postup se zjednodušil. Následně se u všech digitalizovaných procesů jasně definovaly veškeré kroky od vytvoření agendy až po její uzavření. Vše tak získalo jasný řád. 

Hlavní přínosy digitalizace

• Digitalizace vedla k celkovému zjednodušení a zrychlení vybraných agend. Nyní jsou přehlednější a mají dokonale dohledatelnou historii.

• Výrazný pozitivní efekt je patrný v oblasti cestovních příkazů: Zaměstnanci vidí, kdy je který vůz k dispozici (lepší využití vozového parku) a mohou své aktivity lépe koordinovat (plánování společných cest).

• Elektronická doručenka umožňuje distribuovat potřebné dokumenty vybraným skupinám uživatelů.

• Bezpapírový systém přinesl znatelné úspory. „Schvalovat lze odkudkoli, online. Šetříme na papírech i tonerech, ale především jsme ušetřili cenný čas,“ hodnotí Ondřej Votruba, vedoucí oddělení IT města Polička. 

Celý proces analýzy i vlastního nasazení probíhal velmi rychle. Už za pouhý měsíc od chvíle, kdy jsme přijali konkrétní objednávku, mohli pracovníci města začít naplno využívat nový bezpapírový systém. O oblibě formulářového řešení svědčí fakt, že jen za první dva měsíce bylo v systému zpracováno přes 250 cestovních příkazů a přes 380 různých typů nepřítomnosti. 

JIŘÍ ŠÍREK

obchodní manažer divize Samospráva společnosti Software602

 

Chcete vědět více? Kontaktujte nás

a mezitím se rozlučte s papírem

Volejte
+420 222 011 602

Pište na e-mail
info@602.cz

Nebo využijte
kontaktní formulář

Na váš dotaz odpovíme nejpozději do dvou pracovních dnů.




osobních údajů