+420 222 011 602

Město Karviná

Magistrát města Karviná se v posledních letech výrazně mění k lepšímu díky probíhající digitalizaci. Ta přinesla zrychlení a zefektivnění procesů, méně papírování i jednodušší práci pro uživatele. Zavedení formulářových agend přispělo také ke snížení chybovosti, využití vyplňovaných dat v elektronické podobě a jejich lepší dostupnosti.

Segment: Samospráva / Kompetence: Digitalizace procesů

Výchozí stav

Před zahájením spolupráce magistrát pracoval s různými informačními systémy a řadou aplikací. Ty byly od externích dodavatelů, ale část z nich byla vyvinuta i pracovníky magistrátu. Aplikace dobře sloužily pro dílčí úkoly, ale nenabízely komplexní schvalovací workflow. Papírové dokumenty musely nadále obíhat kanceláře a jednotlivé odbory. To se negativně projevovalo na rychlosti zpracování i nízkou informovaností o tom, v jaké fázi se schvalovací proces právě nachází. Řada procesů nebyla pokryta, jako např. agenda přípravy materiálů pro radu města a  zastupitelstva nebo přidělování přístupových práv.

S formulářovou technologií Software602 se mi pracuje velmi dobře. Splňuje vše, co jsme pro náš magistrát požadovali a potřebovali. Také lidé ze Software602 vždy vycházejí vstříc našim požadavkům. Nemůžu si stěžovat.

mgr. JIŘÍ JAREMA

vedoucí oddělení informačních služeb, Město Karviná

Východisko: Digitální agendy

Jako první byla digitalizována agenda přidělování přístupových práv. Do té doby se o práva žádalo mailem. To s sebou přinášelo i nejednoznačné nebo neschválené požadavky, navíc neexistovala jejich evidence. Formulářové agendy od Software602 všechny uvedené potíže vyřešily. Poté se digitalizovala agenda přípravy materiálů rady města a zastupitelstva. Ta nyní funguje jednoduše – úředník připraví ve formuláři návrh, který nadřízený může schválit elektronickým podpisem nebo vrátit k dopracování. Digitálně se následně vytváří i program jednání a pozvánka. Automatizovaně vzniká i zápis z jednání.

Hlavní přínosy digitalizace:

Úspěšné zavedení  digitalizovaných agend přidělování přístupových práv a přípravy materiálů rady města a zastupitelstva odstranilo z oběhu papírové dokumenty a tím procesy zrychlilo a udělalo přehlednými. Proto následovala  digitalizace dalších procesů – cestovní příkazy, žádanky o kancelářské potřeby, plánované absence či dohoda o vykonání práce přesčas a řada dalších. V současné době je to více než 30 různých formulářových agend, které magistrát v Karviné aktivně využívá.

Další předností úspěšné digitalizace magistrátu v Karviné je to, že formulářové agendy jsou napojeny na další informační systémy. To přináší celou řadu výhod, např. v případě cestovních příkazů digitalizace usnadnila jejich zpracování včetně kontroly proti docházkovému a personálnímu systému. Součástí nasazeného řešení je také technologie Long–Term Docs (LTD), která se stará o konverze dokumentů a dává magistrátu jistotu, že její dokumenty splňují požadavky nařízení eIDAS.

V Karviné používají  i „DMS – Řízená dokumentace“ pro distribuci dokumentů. Ta slouží k prokazatelnému seznámení se s předpisy, směrnicemi či vyhláškami. Každý nový zaměstnanec je automaticky přidán do distribuce a je pak jasně dohledatelné, s jakými předpisy se seznámil (a kdy), případně s jakými se ještě seznámit má.  V oběhu je okolo 160 „živých“ dokumentů, proto je třeba mít jasný přehled o dění. Díky formulářovým agendám od Software602 to jde mnohem snadněji.

Na začátku spolupráce jsme stáli před úkolem definovat pravidla procesu tak, aby vyhověla potřebám všech dotčených odborů i zaměstnanců. To se podařilo, navíc pracovníci magistrátu mají nyní možnost snadno provádět změny a přizpůsobovat formuláře i pravidla jejich oběhu aktuálním potřebám. O všem je nyní jasný přehled, chybovost je téměř nulová.

MICHAL VEJVODA

ředitel divize Samospráva Software602

Přiložené soubory

Chcete vědět více? Kontaktujte nás

a mezitím se rozlučte s papírem

Volejte
+420 222 011 602

Pište na e-mail
info@602.cz

Nebo využijte
kontaktní formulář

Na váš dotaz odpovíme nejpozději do dvou pracovních dnů.




osobních údajů