+420 222 011 602

Město Bílina

Rozhodnutí o modernizaci zdejšího městského úřadu přineslo městu úspory ve výši zhruba 1,5 milionu korun ročně. K financování projektu realizovaného Software602 chytře využili dotaci Integrovaného operačního programu Evropského fondu pro regionální rozvoj.

Segment: Samospráva / Kompetence: Digitalizace procesů

Výchozí stav

Podobně jako v jiných městech, i v Bílině se městský úřad donedávna potýkal s příliš složitými postupy — jak interními, tak i v agendě, která se týkala občanů. Bylo jasné, že leccos by šlo nastavit efektivněji — od zjednodušení přístupu občanů ke službám úřadu po celkové zvýšení jeho produktivity zavedením lepšího systému řízení dokumentů a zjednodušením a urychlením vybraných procesů.

Zlomovým bodem bylo vyhlášení výzvy z Integrovaného operačního programu na podporu zavádění informačních a komunikačních systémů v územní veřejné správě v únoru 2014. Změny dostaly zelenou.

Náš hlavní cíl byl splněn. Podařilo se nám zefektivnit chod úřadu, z čehož dnes těží všech 100 zaměstnanců i 30 zastupitelů. Občanům jsme zároveň umožnili komunikovat s úřadem mnohem jednodušeji a pohodlněji. Digitalizací jsme také ušetřili – úspory jsou vyčísleny přibližně na 1 498 000 Kč ročně.

MGR. ZUZANA BAŘTIPÁNOVÁ

místostarostka města Bílina

Nový systém: efektivně a bez papíru 

„Po vyhlášení výzvy jsme zahájili práce na projektu digitalizace. Veškeré změny vycházely ze studie proveditelnosti, která definovala konkrétní potřeby úřadu. Na jejím základě jsme vypracovali a podali žádost o dotaci. Po jejím schválení proběhla soutěž na subdodavatele, z níž vyšla jako vítěz společnost Software602,“ vzpomíná místostarostka Mgr. Zuzana Bařtipánová. Zástupci společnosti společně s vybranými pracovníky úřadu nejprve provedli vstupní analýzu, která určila priority jednotlivých agend.

Projekt digitalizace zahrnoval rovněž integraci aplikací úřadu a jejich sjednocení do podoby portálu úředníka a portálu občana.

JIŘÍ ŠÍREK

obchodní manažer divize Samospráva společnosti Software602

Jako první přišly na řadu interní agendy cestovní příkaz a schvalování materiálů rady a zastupitelstva. V prvním případě šlo o kompletní nastavení veškerých procesů od žádosti i povolení služební cesty až po její vyúčtování. V druhém případě se jednalo o komplexní řešení agendy pro jednání rady a zastupitelstva města — počínaje materiály, přes program a zápis z jednání až po konečný výstup z jednání. Digitalizace těchto startovních agend přinesla okamžitý výsledek. Schvalovací procesy se výrazně zrychlily, došlo k úspoře materiálu (nemusí se tisknout) i času pracovníků úřadu. Vedle toho byly vytvořeny formulářové služby pro zjednodušení přístupu občanů ke službám úřadu. Celý proces probíhal čtyři měsíce.

Další kroky

V návaznosti na úspěch startovních agend se postupně začínají nasazovat další — konkrétně nepřítomnost na pracovišti (žádanka častěji známá jako „dovolenka“) a docházka (proces spouštěný na konci každého měsíce, který zahrnuje schválení přítomnosti a nepřítomnosti na pracovišti a prolíná se i s personální oblastí). Pracuje se také na nasazení agend schvalování faktur a evidence veřejných zakázek, díky níž úřad získá nástroj pro kompletní evidenci všech veřejných zakázek, které se v rámci něj řeší.

Chcete vědět více? Kontaktujte nás

a mezitím se rozlučte s papírem

Volejte
+420 222 011 602

Pište na e-mail
info@602.cz

Nebo využijte
kontaktní formulář

Na váš dotaz odpovíme nejpozději do dvou pracovních dnů.




osobních údajů