+420 222 011 602

Generální ředitelství cel

Digitalizace procesů byla nezbytností pro zajištění efektivní činnosti Celní správy. Zabezpečení kompetencí v oblasti správy cel a některých daní je tak nyní mnohem rychlejší a výkonnější.

Segment: Státní správa / Kompetence: Digitalizace procesů

Výchozí stav

Celní správa je výhradním správcem spotřebních daní a vykonává i celou řadu dalších činností ve prospěch státu a jeho občanů. Před zahájením digitalizace byly součástí činností jejích pracovníků papírové formuláře. Veškeré procesy probíhaly také v „papírové podobě“ – formulář se ručně vyplnil, podepsal a pak byl uveden do oběhu. To znamenalo shromažďovat vyplněné formuláře a fyzicky je předávat k dalšímu zpracování. Procesy vyplňování, předávání a dalšího zpracování byly pomalé, neobešly se bez chyb a doplnění či oprava papírového formuláře znamenala další zdržení. Proto se rozhodlo o digitalizaci.

Hledali jsme efektivní řešení, jak pracovat s dokumenty, procesy a podpisy. Nešlo jen o kopírování stávající „papírové cesty“. Chtěli jsme optimalizovat procesy i s ohledem na fakt, že naši zaměstnanci mají dva typy služebního poměru. Systém je stabilní, všechna interní nařízení i požadavky legislativy jsou splněny a celý proces je nyní mnohem rychlejší.

Ing. Petr GavlaS

Ředitel odboru informatiky Generálního ředitelství cel

Východisko: digitální agendy

Dodavatel řešení vyšel z výběrového řízení a stala se jím společnost Software602. Právě digitalizace procesů prostřednictvím elektronických formulářů jsou hlavní „vlajkovou lodí“ spolupráce. Nejčastěji využívanou agendou v celní správě byl cestovní příkaz, kde proběhla digitalizace jako první. Jejich vyplňování se zjednodušilo – nově stačí vypsat správně časy nástupu a ukončení. Výpočet pak probíhá automaticky. Každý zaměstnanec tím ušetří velké množství času, protože nemusí „ručně“ počítat dobu strávenou na služební cestě ani to, na jaké náhrady má vlastně nárok. To vše bez nutnosti tisknout cokoli na papír.

Hlavní přínosy digitalizace

Formuláře se v GŘC využívají pro pestrou škálu činností, kromě jiného pro agendy interní kontrolní činnosti a auditu a daňového řízení. Agendy kontrolní činnosti využívají 20 formulářů, pro daňové řízení je k dispozici 25 formulářů.

Pomocí formulářů se dělá také pravidelný roční plán kontrol a všechny agendy spojené s kontrolou jsou napojeny na spisovou službu se svým jednacím číslem. Nejběžnější protokol o kontrole je řešen vlastním elektronickým formulářem, stejně tak se oznamuje zahájení kontroly.

Mezi nejčastěji používané formuláře pro vnitřní potřebu patří cestovní příkaz, nástup zaměstnance nebo přístup k aplikacím.

Při tvorbě formulářů se muselo přihlížet i k tomu, že lidé v GŘC jsou buď civilní zaměstnanci nebo celníci spadající pod služební zákon. Vlastní výpočet nebo i obsah náhrad se proto v některých ohledech liší. Přidanou hodnotou je také informační hodnota názvu formulářů, které se generují dynamicky. Formulář v každém kroku přepíná hodnotu do další úrovně názvu. Díky filtrům pak lze formuláře jednoduše třídit a třeba v účtárně na první pohled vidí, v jaké fázi zpracování je konkrétní cestovní příkaz.

Schvalovací workflow je flexibilní a v případě nemocí (nebo dovolené) je možné delegovat odpovědnosti i na jiné osoby. V takovémto případě může jeden člověk zastávat práci i dalších lidí.

Celý projekt digitalizace proběhl úspěšně. Úspory jsou finanční a časové. Vzhledem k množství pracovníků Celní správy a jejich působnosti na území České republiky byly dříve schvalovací procesy zdlouhavé, spotřebovalo se velké množství papírových formulářů, které se navíc musely různě převážet. Když se formulář špatně vyplnil, cesta k nápravě chyby nebyla rychlá. S dnešní situací je to nesrovnatelné – vyplnění elektronického formuláře zabere desítky vteřin, nadřízený může hned schválit a požadavek jde dál k vyřízení. Proces se rapidně zkrátil, každý uživatel systému má okamžitý přehled o celém procesu, v jaké je právě fázi.

Základem cestovního příkazu pro Generální ředitelství cel byla obecná šablona od Software602. Po analýze pak byly doplněny všechny potřebné a požadované kroky. Rozšiřování probíhalo ve vzájemné spolupráci, část požadavků jsme realizovali u nás, část si doplnili přímo v GŘC.

Jan Dobal

Software602

 

Přiložené soubory

Chcete vědět více? Kontaktujte nás

a mezitím se rozlučte s papírem

Volejte
+420 222 011 602

Pište na e-mail
info@602.cz

Nebo využijte
kontaktní formulář

Na váš dotaz odpovíme nejpozději do dvou pracovních dnů.




osobních údajů