+420 222 011 602

Bilfinger

Projekt, který zrušil většinu „papírování“ s odchozí fakturací. Digitalizace rutinních činností z valné většiny odstranila z vystavování faktur papírové dokumenty a přinesla zrychlení procesů, snadnější práci zaměstnanců a menší chybovost. Provedená digitalizace se tak pozitivně projevila i v ekonomických výsledcích firmy.

Segment: Korporace / Kompetence: Digitalizace procesů

Výchozí stav

Ve firmě se potýkali s množstvím papírových dokumentů, které potřebovali pro vystavování faktur, a také odchozí faktury se tiskly na papír. Účtování probíhalo na základě potvrzených papírových protokolů o provedené práci pracovníků společnosti přímo v terénu podle jednotlivých objednávek klientů. Vše stálo na manuálním přepisu dat, proces nebyl příliš rychlý a docházelo také k občasným ztrátám protokolů. Vystavování faktur a párování s podepsanými protokoly bylo časově náročné. 

Zavedené řešení má pro nás mnoho výhod. Tou hlavní je odbourání papírové fakturace, která nás zbytečně zatěžovala a zpomalovala celý fakturační proces. Nynější podoba odchozí fakturace je rychlá a plně digitální, vyjma zákazníků, kteří si nepřáli zasílat faktury elektronicky. V případě potřeby se faktury dají jednoduše dohledat včetně jejich auditní stopy. To je také velký posun, který nám usnadňuje práci. 

Jan kudrna

Bilfinger Industrial Services Czech s.r.o. 

Východisko: OCR a digitální fakturace 

Pro velké množství papírových dokumentů v oběhu, které se ručně podepisují, bylo jedním z pilířů řešení nasazení OCR pro jednoduchou identifikaci skenovaných protokolů a jejich následné digitální zpracování a archivaci. Po nasazení OCR se proces zrychlil – vystavené a potvrzené protokoly o provedené práci se naskenují, ověří správnost spárováním se SAPem, který vygeneruje data pro fakturaci, vytvoří fakturu a odešle zpět do Software602. Tam se již vystavené faktury převedou do PDF/A, opatří kvalifikovanou značkou společnosti a odešlou zákazníkovi e-mailem s průvodním textem. 

Hlavní přínosy digitalizace odchozích faktur:

  • není potřeba tisknout vydané faktury a skladovat papírové protokoly
  • snadné vytěžování čísel papírových protokolů na vstupu
  • zrychlení procesu odchozí fakturace
  • snížení chybovosti 
  • dlouhodobá archivace faktur se zachováním čitelnosti a auditní stopy
  • jednoduché vyhledávání faktur
  • možnost odesílání faktur e-mailem zákazníkovi jako jeden soubor nebo více souborů podle jeho preferencí

Další přínosy digitalizace:

  • digitální evidence smluv s možností řízeného schvalování, vyhledávání i upozorňování na blížící se lhůty
  • výrazné omezení papírových dokumentů ve firmě na vstupu i výstupu
  • snadná správa datových schránek
  • elektronická evidence a schvalování příchozích faktur
  • Řízená dokumentace ISO – připomínkování, schvalování a distribuce dokumentů

Projekt byl pro nás výrazným milníkem. Šlo o naše první řešení, v rámci nějž jsme nasazovali OCR u klienta. Hlavním cílem projektu byla implementace celopodnikového DMS. Podařilo se a před námi je teď další úkol – implementace projektového řízení, které propojí všechny agendy a systémy.

ONDŘEJ MÁLEK 

obchodní manažer divize Commerce společnosti Software602

Přiložené soubory

Chcete vědět více? Kontaktujte nás

a mezitím se rozlučte s papírem

Volejte
+420 222 011 602

Pište na e-mail
info@602.cz

Nebo využijte
kontaktní formulář

Na váš dotaz odpovíme nejpozději do dvou pracovních dnů.




osobních údajů