+420 222 011 602

Autoklub ČR

K tomu, aby Autoklub ČR mohl i nadále poskytovat své služby na nejvyšší úrovni, bylo třeba přistoupit k plné digitalizaci prováděných činností. I proto, že jako člen několika mezinárodních federací a národní sportovní autorita v motoristickém sportu se stará o jeho řízení a rozvoj.

Výchozí stav

V Autoklubu ČR probíhá celá řada činností, které je třeba zajistit – jak vnitřní řídící mechanismy, tak zpracovávání podnětů, komunikaci se subjekty státní správy, administrativní řízení projektů, vydávání sportovních licencí, oběh a schvalování faktur. Mimo to je Autoklub ČR je aktivní i při komentování či spolutvorbě legislativních norem, hospodaří s dotačními prostředky. To vše doposud  probíhalo hlavně v „papírové“ formě. Při stále rostoucím počtu aktivit však bylo třeba kompletně digitalizovat správu všech dokumentů Těch, které v Autoklub ČR přímo vznikají i těch, které přicházejí od dalších subjektů.

Komplexnost řešení a individuální přístup. To jsou hlavní  důvody, proč jsme vybrali společnost Software602. Významnou roli hrál také fakt, že nabídka pro nás byla finančně akceptovatelná. Uvítali jsme, že SW602 je partner, který je zaměřený na řešení problémů, nikoli jejich vytváření.

ING. ROBERT VACEK

Autoklub ČR

Východisko: Modul SPIS a DMS 

Vedení Autoklubu ČR původně zvažovalo jen částečnou digitalizaci. Na základě analýzy a následných doporučení od Software602 se však ve výsledku rozhodlo řešit správu dokumentů kompletní digitalizací. 

Spolupráce začala nasazením dvou modulů – spisové služby a DMS – s možností rozšíření o další funkcionality. Toto řešení vycházelo z napojení na stávající systémy a umožňovalo postupné nasazování podle potřeb Autoklubu ČR. Formulářový systém byl nastaven tak, aby vybraní pracovníci mohli upravovat formuláře sami. Modulový systém navíc umožňuje i nasazení souvisejících modulů podle nových požadavků.

Hlavní přínosy digitalizace

Digitalizací formulářů na plzeňských úřadech — a to i na úrovni jednotlivých obvodů — se docílilo několika významných zlepšení:

  • Snadná evidence dokumentů 
  • Rychlý proces vyřízení písemností 
  • Jednoduchá archivace dokumentů
  • Možnost vzdáleného přístupu 
  • Digitální dokumenty umožňují rychlé předložení podkladů pro vnitřní i vnější kontroly
  • Formulářový systém umožňuje upravovat formuláře vybranými uživateli 
  • Díky digitalizaci je jasný přehled o datových zprávách, fakturách, smlouvách i ostatních procesech

Spolupráce s Autoklubem ČR byla velmi příjemná. Klient věděl, co chce, my jsme zase věděli, jak to udělat. Všichni účastníci projektu měli možnost si přínosy digitalizace reálně  vyzkoušet a na projektu aktivně spolupracovali. Přechod na bezpapírové řešení tak proběhl hladce a ke spokojenosti všech.

JIŘÍ ŠRÁMEK

obchodní manažer Software602

Postup

Po rozhodnutí o plné digitalizaci procesů a dokumentů bylo klíčovým úkolem přesvědčit pracovníky Autoklubu ČR o výhodách přechodu z plně „papírového“ na digitální řešení. Jednotliví uživatelé proto byli proškoleni v několika blocích. O výhodách digitalizace se mohli osobně přesvědčit v rámci reálných agend, které běžně řeší. Vedle toho o úspěchu rozhodlo i to, že se na obou stranách podařilo navázat rychlé a neformální spojení. Díky tomu se veškeré ad hoc požadavky daly řešit v krátkém čase. 

Chcete vědět více? Kontaktujte nás

a mezitím se rozlučte s papírem

Volejte
+420 222 011 602

Pište na e-mail
info@602.cz

Nebo využijte
kontaktní formulář

Na váš dotaz odpovíme nejpozději do dvou pracovních dnů.




osobních údajů