+420 222 011 602

City of Pilsen

How to facilitate contact between citizens and administration and make the employees' jobs easier? The representatives of Pilsen have decided on a digitization project. Its aim was to reduce waiting at counters and give people an opportunity to submit various applications and forms in digital form.

Segment: Municipalities / Authority: Submission and forms

Výchozí stav

V době „předdigitalizační“ byli návštěvníci plzeňských úřadů limitováni úředními hodinami. V důsledku toho jim hrozilo, že kvůli jakékoli jednotlivosti, včetně podání jednoduchého formuláře, budou muset vystát nepříjemnou frontu a riskovat zdržení.

V nejfrekventovanějších hodinách se úřady nárazově potýkaly s přetížením. Jejich pracovníci navíc při zpracovávání nejrůznějších žádostí a formulářů mnohdy čelili nedostatkům v dodaných podkladech — leckdy byly nekompletní nebo v nich byly chyby. Určitou míru chybovosti pak přinášelo i následné manuální zpracování veškerých údajů.

Za hlavní přínosy digitalizace považuji vznik jednotného portálu, který navazuje na životní situace občanů a díky využití stávajících rejstříků jim usnadňuje vyplňování formulářů. Vedle toho pozitivně hodnotím také sjednocení prostředí pro všechny městské obvody a jednotný vzhled dokumentů.

TOMÁŠ BENEDIKT

Správa informačních technologií města Plzně

Východisko: online portál

Zefektivnění všech procesů mělo přinést zřízení portálu, který by Plzeňané mohli využívat k podávání úředních žádostí online. Byl ustanoven realizační tým, který v rámci vstupní analýzy vyhodnotil četnost využití jednotlivých formulářů v evidenci úřadů a posléze začal s budováním infrastruktury pro jejich elektronické podávání. Přednost dostaly ty nejvyužívanější.

Samotná realizace projektu včetně příprav trvala zhruba rok. V roce 2013 byl spuštěn interaktivní portál https://epo.plzen.eu, jehož obliba od té doby nestále stoupá.

Hlavní přínosy digitalizace

Digitalizací formulářů na plzeňských úřadech — a to i na úrovni jednotlivých obvodů — se docílilo několika významných zlepšení:

  • Lidé už kvůli každé jednotlivosti nemusejí chodit na úřad — řadu formulářů mohou podat online, z pohodlí domova, bez ohledu na úřední hodiny.
  • Podávání formulářů přes internet snížilo každodenní vytíženost úřadů. Odbavování jednotlivých žádostí je díky tomu plynulejší.
  • Vytvořením jednotného portálu se sjednotilo prostředí pro všechny městské obvody.
  • Zavedením unifikovaných a intuitivních formulářů (které registrovaným uživatelům samy doplňují například adresy) se vyplňování zjednodušilo.
  • Urychlila se i práce s daty na straně úřadů — odpadají složité přepisy, přenos dat z formulářů do informačních systémů probíhá automaticky, chybovost se omezila na minimum.

Jen za prvních několik měsíců bylo skrze portál uskutečněno přes 2000 různých podání. Aktuálně je návštěvníkům portálu k dispozici asi 40 formulářů k řešení různých životních situací. Registrovaní uživatelé navíc mohou získat přehled o svých platbách za odpad, za psa, užívání městského bytu a další.

JIŘÍ ŠÍREK

obchodní manažer divize Samospráva společnosti Software602

Další postup

Spuštěním portálu projekt digitalizace v Plzni nekončí. Počty dostupných elektronických formulářů se budou nadále navyšovat. Mimo to přibude i další agenda. Již nyní je k dispozici agenda odpadů, připravuje se rovněž portál pro otevřená data.

Would you like to know more? Contact us

and meanwhile say goodbye to paper

Call
+420 222 011 602

Write us to e-mail
info@602.cz

Or use
contact form

We will reply to your query within two working days.




of personal data