Pojišťovna Uniqa

Usnadnit práci obchodním zástupcům bylo cílem firmy UNIQA. Obchodní zástupci nyní mohou podepisovat smlouvy o pojištění s klienty přímo v terénu a nemusejí se věnovat zbytečné administrativě. Díky řešení od společnosti Software602.

Výchozí stav

V době před zahájením spolupráce se museli odpovědní pracovníci společnosti UNIQA kromě klientů starat také o velké množství různých druhů papírových smluv, a to jak v České, tak i Slovenské republice. O jejich tisk, podepisování, následnou distribuci v rámci firmy, o jejich archivaci i případné dohledávání.To zbytečně zabíralo kapacity a prodlužovalo celý proces zpracování již od jejich vzniku a kladlo zvýšené nároky na pracovníky společnosti i spotřební materiál. Proto se hledalo řešení, které by celý proces maximálně urychlilo a přineslo uživatelský komfort obchodním zástupcům i klientům.

Biometrické podepisování smluv na tabletech a podpisových padech se rychle stalo nedílnou součástí práce našich prodejců, kteří ho vnímají velice pozitivně. Oceňuji výborně odvedenou práci po celou dobu realizace projektu. Věřím, že se nám i nadále bude dařit držet laťku vysoko.

FILIP JIRÁSEK

UNIQA Pojišťovna 

Východisko: Biometrické podpisy a digitální archiv 

Základními pomocníky se staly tablety či podpisové pady a systém Software602 FormFlow s modulem Dlouhodobá archivace. Práce obchodníků je nyní mnohem efektivnější. Pracovník si na tabletu vybere smlouvu, vyplní potřebné údaje a odešle do systému Software602, kde se vytvoří PDF/A dokument. Ten se zobrazí na tabletu (padu) a klient ho biometricky podepíše. Podepsaný dokument je odeslán do Software602 Dlouhodobého archivu, kde je k němu připojen elektronický podpis a časové razítko. Tím je zajištěna dlouhodobá archivace v souladu s legislativou.

Hlavní přínosy digitalizace

  • Modul Dlouhodobé archivace zajišťuje: (a) zabezpečení proti ztrátě; (b) zabezpečení proti pozměňování; (c) zabezpečení proti neoprávněnému přístupu; (d) nástroje pro vyvrácení pochyb o pravosti obsahu
  • Modul dlouhodobé archivace je napojený na službu Long-Term Docs, která zajišťuje dlouhodobou právní validitu dokumentů
  • Dokumenty ukládané do důvěryhodného archivu jsou opatřeny metadaty pro jejich následné vyhledávání
  • Podpisová aplikace umožnuje využívat zařízení různých typů a dodavatelů pro podepisování dokumentů
  • Nový systém umožňuje zpracovávat a dlouhodobě digitálně uchovávat statisíce smluv měsíčně a jejich počet může i nadále růst
  • Efektivnější práce se týká také kamenných poboček — podpisové pady či tablety ulehčují práci i pracovníkům na přepážkách
  • Veškeré zobrazované texty podpisové aplikace jsou v českém nebo slovenském jazyce v závislosti na zemi, kde je řešení provozováno
  • Podpisová aplikace zajišťuje neoddělitelné spojení biometrického podpisu s podepisovaným dokumentem
  • Aplikace je schopna vytvářet statistiku o podepsaných dokumentech

Mezi významné přínosy jde také zařadit rychlost nasazení. Od první schůzky k zahájené ostrého provozu uběhly jen tři měsíce. Po tomto období mohlo začít používat nový způsob práce se smlouvami 300 pracovníků společnosti.

Využívání biometrického podepisování společně se Software602 FormFlow a modulem Dlouhodobá archivace ukazuje, že práce obchodníků v terénu může být rychlá, efektivní a bez zbytečného papírování. Veškeré úkony probíhají v reálném čase, podpis smlouvy je rychlý. Navíc jsou dokumenty po podepsání ihned archivovány v dlouhodobém digitálním archivu v souladu legislativou. Úspěch tohoto projektu vzbudil zájem u dalších klientů, kteří biometrické podepisování využívají ve svém podnikání.

ONDŘEJ MÁLEK 

obchodní manažer divize Commerce společnosti Software602

Attached files

Want to know more? Contact us

and meanwhile say goodbye to the paper

Please use the contact form

Call
+420 222 133 222