Město Karviná

Magistrát města Karviná se v posledních letech výrazně mění k lepšímu díky probíhající digitalizaci. Ta přinesla zrychlení a zefektivnění procesů, méně papírování i jednodušší práci pro uživatele. Zavedení formulářových agend přispělo také ke snížení chybovosti, využití vyplňovaných dat v elektronické podobě a jejich lepší dostupnosti.

Výchozí stav

Před zahájením spolupráce magistrát pracoval s různými informačními systémy a řadou aplikací. Ty byly od externích dodavatelů, ale část z nich byla vyvinuta i pracovníky magistrátu. Aplikace dobře sloužily pro dílčí úkoly, ale nenabízely komplexní schvalovací workflow. Papírové dokumenty musely nadále obíhat kanceláře a jednotlivé odbory. To se negativně projevovalo na rychlosti zpracování i nízkou informovaností o tom, v jaké fázi se schvalovací proces právě nachází. Řada procesů nebyla pokryta, jako např. agenda přípravy materiálů pro radu města a  zastupitelstva nebo přidělování přístupových práv.

S formulářovou technologií Software602 se mi pracuje velmi dobře. Splňuje vše, co jsme pro náš magistrát požadovali a potřebovali. Také lidé ze Software602 vždy vycházejí vstříc našim požadavkům. Nemůžu si stěžovat.

mgr. JIŘÍ JAREMA

vedoucí oddělení informačních služeb, Město Karviná

Východisko: Digitální agendy

Jako první byla digitalizována agenda přidělování přístupových práv. Do té doby se o práva žádalo mailem. To s sebou přinášelo i nejednoznačné nebo neschválené požadavky, navíc neexistovala jejich evidence. Formulářové agendy od Software602 všechny uvedené potíže vyřešily. Poté se digitalizovala agenda přípravy materiálů rady města a zastupitelstva. Ta nyní funguje jednoduše – úředník připraví ve formuláři návrh, který nadřízený může schválit elektronickým podpisem nebo vrátit k dopracování. Digitálně se následně vytváří i program jednání a pozvánka. Automatizovaně vzniká i zápis z jednání.

Hlavní přínosy digitalizace:

Úspěšné zavedení  digitalizovaných agend přidělování přístupových práv a přípravy materiálů rady města a zastupitelstva odstranilo z oběhu papírové dokumenty a tím procesy zrychlilo a udělalo přehlednými. Proto následovala  digitalizace dalších procesů – cestovní příkazy, žádanky o kancelářské potřeby, plánované absence či dohoda o vykonání práce přesčas a řada dalších. V současné době je to více než 30 různých formulářových agend, které magistrát v Karviné aktivně využívá.

Další předností úspěšné digitalizace magistrátu v Karviné je to, že formulářové agendy jsou napojeny na další informační systémy. To přináší celou řadu výhod, např. v případě cestovních příkazů digitalizace usnadnila jejich zpracování včetně kontroly proti docházkovému a personálnímu systému. Součástí nasazeného řešení je také technologie Long–Term Docs (LTD), která se stará o konverze dokumentů a dává magistrátu jistotu, že její dokumenty splňují požadavky nařízení eIDAS.

V Karviné používají  i „DMS – Řízená dokumentace“ pro distribuci dokumentů. Ta slouží k prokazatelnému seznámení se s předpisy, směrnicemi či vyhláškami. Každý nový zaměstnanec je automaticky přidán do distribuce a je pak jasně dohledatelné, s jakými předpisy se seznámil (a kdy), případně s jakými se ještě seznámit má.  V oběhu je okolo 160 „živých“ dokumentů, proto je třeba mít jasný přehled o dění. Díky formulářovým agendám od Software602 to jde mnohem snadněji.

Na začátku spolupráce jsme stáli před úkolem definovat pravidla procesu tak, aby vyhověla potřebám všech dotčených odborů i zaměstnanců. To se podařilo, navíc pracovníci magistrátu mají nyní možnost snadno provádět změny a přizpůsobovat formuláře i pravidla jejich oběhu aktuálním potřebám. O všem je nyní jasný přehled, chybovost je téměř nulová.

MICHAL VEJVODA

ředitel divize Samospráva Software602

Attached files

Want to know more? Contact us

and meanwhile say goodbye to the paper

Please use the contact form

Call
+420 222 133 222