Konica Minolta

Konec papírových faktur a přechod na e-fakturaci pod taktovkou společnosti Software602 přinesl snížení nákladů a dokonalý přehled o dokumentech.

Výchozí stav: 100 000 tištěných dokladů ročně

Už jen náklady na samotný tisk tolika dokumentů byly nemalé. Další významnou položkou v rozpočtu pak byly výdaje na rozesílání. A ve výsledku firma neměla žádný přehled o tom, zda se faktura skutečně dostala až ke klientovi. 

Jednoznačnými cíli bylo ušetřit finance a zároveň zvýšit zákazníkovo pohodlí. Při úvahách o přechodu na e-fakturaci však panovala obava, aby digitalizované dokumenty splňovaly veškeré potřebné náležitosti. Společnost potřebovala 100% záruku, že elektronické faktury budou zcela plnohodnotné a akceptovatelné úřady. Změna se proto neuskutečnila ze dne na den, ale postupně. 

Naše řešení patří díky své flexibilitě i detailnímu dodržení legislativních požadavků mezi ty nejlepší na trhu. Výsledek projektu tomu odpovídá.

Ondřej Málek

obchodní manažer divize Commerce společnosti Software602

Od PDF v e-mailu po ucelené sofistikované řešení 

Při přechodu na e-fakturaci se začaly vybraným klientům posílat faktury e-mailem ve formátu PDF. Zdrojem dat ve společnosti je ekonomický systém Microsoft Dynamics (Navision), který Software602 využil při vývoji integrovaného řešení, propojující Microsoft SharePoint a zákaznický portál firmy. 

V ERP systému firmy jsou PDF dokumenty nově opatřeny metadaty i kvalifikovanou elektronickou značkou, potvrzující věrohodnost původu a neporušitelnost obsahu, případně i časovým elektronickým razítkem. Řešení má i automatické funkce: kontroluje korektnost dokladů před odesláním a hlídá platnost podpisového certifikátu.

Přínosy e-fakturace

  • Dokonalý přehled: Řešení Software602 ukládá veškeré záznamy o stažení dokumentů. Zaměstnanci Konica Minolta přesně vidí, kdo si fakturu již stáhl, případně mohou znovu odeslat notifikační e-mail.
  • Jednoduchý přístup: Uživatelé do archivu faktur pohodlně vstupují z ERP systému nebo z MS SharePoint. Mají zde k dispozici řadu pokročilých funkcí. 
  • Maximální pohodlí: Zákazníci si faktury jednoduše stáhnou na zákaznickém portálu Konica Minolta, kde jsou zvyklí získávat veškeré informace o stavu zakázky, zadávat servisní požadavky apod.
  • Snížení nákladů: S výjimkou několika málo zákazníků kompletně odpadly náklady na tisk i rozesílání. Snížila se také pracnost vystavování faktur.
  • 100% soulad s legislativou: Elektronické doklady odpovídají veškerým požadavkům české i evropské legislativy.

Naše společnost se dlouhodobě aktivně angažuje v rozvoji evropských norem pro archivaci dokumentů. Těší nás, že firma Konica Minolta vsadila na naše know-how a my jsme mohli potvrdit, že moderní řešení může být spolehlivé, efektivní, uživatelsky jednoduché a že jej lze integrovat zcela bezproblémově.

ONDŘEJ MÁLEK 

obchodní manažer divize Commerce společnosti Software602

Attached files

Want to know more? Contact us

and meanwhile say goodbye to the paper

Please use the contact form

Call
+420 222 133 222