Zkušenosti a praktické postřehy uživatelů z malé účetní firmy i středně velké banky, nové produkty, ale především další rozvoj vize pro práci s dokumenty v organizaci. Tak by bylo možné shrnout...
03/06/14 / News
Poté, co účastníky společně přivítaly Veronika Demová a Zuzana Štefanková, shrnul obchodní ředitel pro komerci Antonín Drahovzal ve své úvodní prezentaci produktové novinky z poslední doby. Krátce připomněl základní architekturu, kterou tvoří:
Z tohoto produktového portfolia je možné sestavit v podstatě jakékoliv řešení pro pokrytí jakéhokoliv procesu. Tak tomu bylo už dosud. Jak ale Antonín Drahovzal ukázal, v poslední době přibyla řada nových funkcí. Rozšířily se zejména možnosti toho, co mohou administrátoři nastavit sami bez zásahu dodavatelské firmy.
Každá z těchto funkcí může působit jako technikálie, ale – jak ukazuje praktická zkušenost – může výrazně zlepšit pohodlí uživatelů, jejich produktivitu a spokojenost i usnadnit práci administrátorům.
Řadu zdánlivě drobných doplnění získal i modul SPIS, jehož plné funkce jsou rovněž nově k dispozici z každého zařízení s OS Android, iOS a Windows Mobile. Kromě toho bylo uživatelské pohodlí zvýšeno novými možnostmi vytváření spisů, zadávání kategorií, třídění front, automatického rozesílání anotací apod.
Hlavními novinkami v Dlouhodobém digitálním archivu jsou podpora standardu OAIS (ISO 14721), rozšířené možností údržby podle norem ETSI pro dlouhodobou archivaci a vynucené převody do PDF/A.
Značnou pozornost věnoval Antonín Drahovzal formulářovému designeru FormApps Designer, který hraje v produktovém portfoliu klíčovou roli. Právě toto prostředí pro vytváření dynamických aplikací bez programování totiž umožňuje zákaznickým organizacím pokrýt neomezený počet dalších procesů bez navýšení ceny. Tento osvědčený nástroj (FormApps Designer je pokračováním Software602 Form Designer) nově nabízí více možností a snadnější ovládání – zejména pro ty, kdo s vytvářením formulářů začínají. Nově mají k dispozici interaktivní tutoriál a ukázkové aplikace.
V další přednášce Antonín Drahovzal předestřel širší vizi práce s dokumenty v organizaci. Navázal při tom na loňské vystoupení Jana Petra, který představil koncepci organizace, jež je schopna velmi rychle vytvářet nové aplikace a měnit podobu procesů i uživatelských rozhraní informačních systémů. Organizaci, která plně využívá potenciál chytrých mobilních zařízení a jejíž procesy nejsou omezeny možnostmi informačních systémů (více zde). Antonín Drahovzal ukázal, jak směřuje k naplnění této vize rozvoj produktů.
Snadnější tvorba pravidel pro oběh a schvalování dokumentů (včetně možností kombinace paralelního a sériového oběhu v jednom procesu). Po posunu od programování k administrátorskému nastavování se produkty postupně vyvíjejí tak, aby oběh mohli nastavovat i zkušenější uživatelé.
Využívání biometrických podpisů v řešeních Software602. To umožní autorizovat dokumenty i těm uživatelům, kteří nejsou vybaveni podpisovým certifikátem.
Dále Antonín Drahovzal podrobněji ukázal možnosti pokrytí některých konkrétních podnikových procesů: zakázkový systém, evidence smluv, evidence docházky, evidence majetku, schvalování přijatých faktur, reporting, dlouhodobá archivace datových zpráv.
Po přestávce patřilo slovo zákazníkům Software602. Jednatelka Oroffi Sylva Gapková hovořila o tom, jak tato táborská účetní firma pracující převážně pro pražské zákazníky nasadila Software602 FormFlow Server pro schvalování faktur k proplacení. Díky tomu nemusí zaměstnanci Oroffi jezdit za zákazníky do Prahy a přesto jsou schopni řídit schvalovací procesy, kterých se účastní manažeři zákaznických firem. Je tak možné zajistit, že faktury budou schváleny a proplaceny včas a zároveň je eliminováno schvalování papírových dokladů, tak pracné a náchylné k chybám.
Controlling&Budgetting manager Equa bank Cyril Tůma představil projekt interního schvalování objednávek a faktur Buy2Pay. Jak uvedl, toto komplexní řešení nahradilo papírové interní procesy, které byly z mnoha důvodů nevyhovující. Na projekt elektronizace se důkladně připravovali, takže před zahájením implementace byly k dispozici přesně specifikované požadavky. To umožnilo realizace důkladného výběrového řízení, z něhož vyšla vítězně firma Software602. Jak Cyril Tůma uvedl, hovořilo pro ni i to, že banka již vlastnila některé softwarové licence, nicméně rozhodujícími faktory byly optimální poměr cena/výkon, bezproblémová integrace s ekonomickým systémem a profesionální vystupování. Profesionální výstup se osvědčil i při projektu, který proběhl zcela hladce a poměrně rychle – k nasazení a nastavení technologického řešení stačilo 10 týdnů.
V Equa Bank dnes mají pohodlné elektronické řešení, které pokrývá schvalovací procesy a umožňuje i automatické vytváření reportů. Schvalování probíhá připojením elektronického podpisu, pravidla jsou striktně dodržována. Řešení Software602 je integrováno s ekonomickým systémem Abra, skenovacími linkami, firemním intranetem, poštovním serverem a datovým skladem.
Kromě zmíněných vystoupení poskytlo uživatelské a vývojářské setkání spoustu příležitostí k osobnímu sdílení zkušeností a diskuzím o nejrůznějších aspektech práce IT manažera i elektronizaci podnikových procesů.
and meanwhile say goodbye to paper