Setkání uživatelů Commerce: Rozšířená vize i praktické zkušenosti

Zkušenosti a praktické postřehy uživatelů z malé účetní firmy i středně velké banky, nové produkty, ale především další rozvoj vize pro práci s dokumenty v organizaci. Tak by bylo možné shrnout hlavní body setkání uživatelů nástrojů a služeb firmy Software602, které se uskutečnilo 29.května v pražském hotelu Nosál.

Poté, co účastníky společně přivítaly Veronika Demová a Zuzana Štefanková, shrnul obchodní ředitel pro komerci Antonín Drahovzal ve své úvodní prezentaci produktové novinky z poslední doby. Krátce připomněl základní architekturu, kterou tvoří:

• Software602 FormFlow Server – pokročilý nástroj pro řízení oběhu dynamických formulářových aplikací (workflow) a jejich správu.
• Modul SPIS, který pokrývá zpracování a třídění příchozí pošty, včetně jejího přidělování uživatelům.
• Modul DMS, který řeší vytváření dokumentů, jejich evidenci, schvalování a distribuci po organizaci.
• Prostředí FormApps, které umožňuje doručit plné funkce na jakékoliv zařízení s OS Android, iOS nebo Windows Phone.
• Dlouhodobý digitální archiv poskytující přípravu dokumentů na archivaci se striktním dodržením norem a dlouhodobou péči o ně.

Nové funkce na míru uživatelům

Z tohoto produktového portfolia je možné sestavit v podstatě jakékoliv řešení pro pokrytí jakéhokoliv procesu. Tak tomu bylo už dosud. Jak ale Antonín Drahovzal ukázal, v poslední době přibyla řada nových funkcí. Rozšířily se zejména možnosti toho, co mohou administrátoři nastavit sami bez zásahu dodavatelské firmy.

• Notifikační e-maily. U každé formulářové aplikace (interaktivní vzor dokumentu), je nyní možné nastavit, jaké notifikační e-maily mají být rozesílány, jakým skupinám příjemcům, co má být uvedeno v hlavičce a těle e-mailu (včetně automatického vyplňování údajů z formuláře, aby schvalující uživatel např. okamžitě viděl výši schvalované částky) atd.

• Lhůty k vyřízení. Nově je možné nastavit nejen datum pro vyřízení, ale také hodinu. Je možné také určit lhůty pro vyřízení různých mezikroků. Byly rozšířeny i možnosti pro rozesílání upozornění různým skupinám uživatelů, jejich nadřízeným atd.

• Přímé nahlížení do dokumentu. Pokud byl dokument předáván jako příloha v dynamické aplikaci, bylo nutno jej nedříve kliknutím rozbalit (podobně jako otevíráme přílohy e-mailů). Nyní může administrátor nastavit systém tak, aby uživatelé viděli přílohu přímo. Jedno ušetřené kliknutí může v důsledku ušetřit dost času, zvláště u mobilního připojení.

• Přepínání mezi různými rolemi. Účastníte se práce několika různých týmů? Nebo jste ve svém oddělení „hrajícím kapitánem“, tedy manažerem a zároveň jedním z expertů? Nebo IT administrátor, který zároveň občas žádá o dovolenou či přidělení mobilu? Pro tyto a další podobné situace je nyní k dispozici funkce přepínání mezi rolemi. To zjednodušuje situaci i administrátorům, kteří uživateli v neobvyklé situaci prostě přidělí více rolí.

• Vyhledávání ze spisu. Přímo ze spisu nebo ze schvalovacího prostředí je nyní možné vyhledávat v archivu a případně importovat celý balík dokumentů.

• Formuláře pro předání spisu nebo pro skartaci (její dokončení je podmíněno dalším schvalovacím krokem).

Každá z těchto funkcí může působit jako technikálie, ale – jak ukazuje praktická zkušenost – může výrazně zlepšit pohodlí uživatelů, jejich produktivitu a spokojenost i usnadnit práci administrátorům.

Ještě snadnější vytváření aplikací

Řadu zdánlivě drobných doplnění získal i modul SPIS, jehož plné funkce jsou rovněž nově k dispozici z každého zařízení s OS Android, iOS a Windows Mobile. Kromě toho bylo uživatelské pohodlí zvýšeno novými možnostmi vytváření spisů, zadávání kategorií, třídění front, automatického rozesílání anotací apod.

Hlavními novinkami v Dlouhodobém digitálním archivu jsou podpora standardu OAIS (ISO 14721), rozšířené možností údržby podle norem ETSI pro dlouhodobou archivaci a vynucené převody do PDF/A.

Značnou pozornost věnoval Antonín Drahovzal formulářovému designeru FormApps Designer, který hraje v produktovém portfoliu klíčovou roli. Právě toto prostředí pro vytváření dynamických aplikací bez programování totiž umožňuje zákaznickým organizacím pokrýt neomezený počet dalších procesů bez navýšení ceny. Tento osvědčený nástroj (FormApps Designer je pokračováním Software602 Form Designer) nově nabízí více možností a snadnější ovládání – zejména pro ty, kdo s vytvářením formulářů začínají. Nově mají k dispozici interaktivní tutoriál a ukázkové aplikace.

Vize pro bezpapírovou organizaci

V další přednášce Antonín Drahovzal předestřel širší vizi práce s dokumenty v organizaci. Navázal při tom na loňské vystoupení Jana Petra, který představil koncepci organizace, jež je schopna velmi rychle vytvářet nové aplikace a měnit podobu procesů i uživatelských rozhraní informačních systémů. Organizaci, která plně využívá potenciál chytrých mobilních zařízení a jejíž procesy nejsou omezeny možnostmi informačních systémů (více zde). Antonín Drahovzal ukázal, jak směřuje k naplnění této vize rozvoj produktů.

Snadnější tvorba pravidel pro oběh a schvalování dokumentů (včetně možností kombinace paralelního a sériového oběhu v jednom procesu). Po posunu od programování k administrátorskému nastavování se produkty postupně vyvíjejí tak, aby oběh mohli nastavovat i zkušenější uživatelé.

Využívání biometrických podpisů v řešeních Software602. To umožní autorizovat dokumenty i těm uživatelům, kteří nejsou vybaveni podpisovým certifikátem.

Dále Antonín Drahovzal podrobněji ukázal možnosti pokrytí některých konkrétních podnikových procesů: zakázkový systém, evidence smluv, evidence docházky, evidence majetku, schvalování přijatých faktur, reporting, dlouhodobá archivace datových zpráv.

Implementace v Oroffi a Equa bank

Po přestávce patřilo slovo zákazníkům Software602. Jednatelka Oroffi Sylva Gapková hovořila o tom, jak tato táborská účetní firma pracující převážně pro pražské zákazníky nasadila Software602 FormFlow Server pro schvalování faktur k proplacení. Díky tomu nemusí zaměstnanci Oroffi jezdit za zákazníky do Prahy a přesto jsou schopni řídit schvalovací procesy, kterých se účastní manažeři zákaznických firem. Je tak možné zajistit, že faktury budou schváleny a proplaceny včas a zároveň je eliminováno schvalování papírových dokladů, tak pracné a náchylné k chybám.

Controlling&Budgetting manager Equa bank Cyril Tůma představil projekt interního schvalování objednávek a faktur Buy2Pay. Jak uvedl, toto komplexní řešení nahradilo papírové interní procesy, které byly z mnoha důvodů nevyhovující. Na projekt elektronizace se důkladně připravovali, takže před zahájením implementace byly k dispozici přesně specifikované požadavky. To umožnilo realizace důkladného výběrového řízení, z něhož vyšla vítězně firma Software602. Jak Cyril Tůma uvedl, hovořilo pro ni i to, že banka již vlastnila některé softwarové licence, nicméně rozhodujícími faktory byly optimální poměr cena/výkon, bezproblémová integrace s ekonomickým systémem a profesionální vystupování. Profesionální výstup se osvědčil i při projektu, který proběhl zcela hladce a poměrně rychle – k nasazení a nastavení technologického řešení stačilo 10 týdnů.

V Equa Bank dnes mají pohodlné elektronické řešení, které pokrývá schvalovací procesy a umožňuje i automatické vytváření reportů. Schvalování probíhá připojením elektronického podpisu, pravidla jsou striktně dodržována. Řešení Software602 je integrováno s ekonomickým systémem Abra, skenovacími linkami, firemním intranetem, poštovním serverem a datovým skladem.

Kromě zmíněných vystoupení poskytlo uživatelské a vývojářské setkání spoustu příležitostí k osobnímu sdílení zkušeností a diskuzím o nejrůznějších aspektech práce IT manažera i elektronizaci podnikových procesů.