Dokumenty

Dokumenty lze do dokumentové části Sofa (DMS) vkládat a vytvářet přímo v prostředí Sofa přes GUI rozhraní nebo díky činnosti některé z agend. Dále je možné prostřednictvím Sofa API soubory do DMS posílat z aplikací Microsoft 365.

Dokumenty v dokumentové části Sofa

Co se vytváření a ukládání dokumentů týče, obsahuje aplikace Sofa Dokumentová část (DMS). Z ní lze soubory zapojit do systému dlouhodobé údržby, především je archivovat. Archivované soubory již nelze nijak upravovat.

Z archivu budou dokumenty po uplynutí nastavené lhůty skartovány.

Z pohledu uživatele je archívní část podmnožinou dokumentové části, takže jsou v dokumentové části vidět jak dokumenty otevřené, tak dokumenty archivované. Zobrazení lze ale přepnout tak, aby byly vidět pouze archivované dokumenty.

Spolupráce s Microsoft 365

Velmi široké možnosti nabízí Integrace s kancelářskými aplikacemi Microsoft 365. Doplněk Sofa 365 Bridge integruje agendy a funkcemi aplikace Sofa s prostředím Microsoft 365. Dokumenty tak můžete vytvořit v prostředí aplikací Microsoft 365 a následně odeslat do podepisovací agendy SignPoint. Podepsané dokumenty lze pak snadno archivovat v Sofa.

Rozhraní pro přístup k DMS

Rozhraní pro přístup k dokumentové části i archívu je dostupné z hlavní příkazové nabídky Sofa (pod tlačítkem s devíti tečkami) přes příkaz Dokumenty.

image20

V okně Dokumenty lze volbou vhodného pohledu dokumenty zobrazovat selektivně podle typu. Součásti prostředí je i fulltextové vyhledávání, stejné jako možnost nastavení uživatelských filtrů.

Okno otevřené příkazem Dokumenty se dělí na tyto části:

  • V levé části jsou položky s pohledy na dokumenty. Ty může upravovat administrátor Sofa.

  • Ve střední části je pracovní plocha, kde je seznam dokumentů odpovídajících nastavenému pohledu (a případně i filtru).

  • V pravé části lze volitelně (klepnutím na symbol „i“ v kroužku) zobrazit modální okno s podrobnostmi o vybraném souboru či souborech. U PDF souborů se zobrazí náhled na jeho obsah. Pokud má dokument vazby na jiné dokumenty, agendy a podobně, lze zobrazit jejich přehled. Vždy se zobrazují metadata vybraného souboru, která může autor dokumentu upravovat.
    Pokud je vybrán více než jeden soubor, zobrazují se pouze ta metadata, která jsou shodná pro všechny soubory.

  • Nad těmito částmi je umístěno vyhledávací pole, nástrojová lišta s tlačítky spouštějícími akce pro práci s vybraným dokumentem či skupinou dokumentů a také tlačítky pro obsluhu filtrace zobrazení. Nabídka tlačítek se liší podle toho, zda je v seznamu ve střední části okna vybraný soubor, skupina souborů nebo není vybráno nic.

image21