Aktualizace a nové funkce ve verzi Sofa 5.0

Nový identitní systém Sofa
Sofa 5 má nový identitní systém nezávislý na systému 602ID. Jde o významnou změnu, která je však z pohledu uživatelů transparentní. Uživatelé Sofa se do Sofa budou přihlašovat stejným postupem a se stejnými přihlašovacími údaji jako dosud. Protože však jde o nezávislé systémy, nově se změna přihlašovacích údajů v Sofa nepromítá do přihlašovacích údajů 602ID a naopak. 602ID bude i nadále sloužit pro ostatní služby Software602.

Změna politiky hesel
Změna politiky hesel zavádí zvýšené nároky na sílu nově vytvářených hesel pro zvýšení bezpečnosti přihlašování.

Upravená stránka „Nastavení účtu“
Přepracovaná stránka Nastavení účtu uživatele s novým rozvržením prvků, možností změny hesla, nastavení jazyka, informacemi o organizaci a odkazem do organizační struktury.

Nastavení zasílání avíz při zařazení i vyřazení uživatelů do/ze skupin a rolí
V administraci nastavení uživatelů (Administrace → Uživatelé → Akce → Nastavení) byla doplněna možnost povolit nebo zakázat odeslání e-mailového avíza uživateli v okamžiku, kdy byl zařazen do role nebo skupiny, a stejně tak při vyřazení z role nebo skupiny.

Přesunutí procesů Sofy, které probíhají na pozadí, na jiné VM
Jde o interní změnu motivovanou tím, aby běh servisních procesů, běžících na pozadí, neovlivňoval z pohledu zátěže uživatelské prostředí Sofa.

Základní přístupnost
Vylepšená podpora čteček pro nevidomé na Dashboardu.

Změna barev prvků uživatelského prostředí
Změna základní barvy použité v uživatelském prostředí na hlavní liště a tlačítka na barvu SuperBlue vizuálního stylu Software602. Dále změna barvy pozadí hlavního menu. Změna statusových fazolí. Změna barvy notifikací. Změna barvy karet. Možnost volby horní lišty.

Mobilní vzhled
Upraveno zobrazení tabulek v Dokumentech a Certifikátech na kompaktnější zobrazení.

Uzamykání dokumentů v dokumentovém úložišti
Nově mohou uživatelé, agendy nebo připojené externí systémy uzamknout dokument v dokumentovém DMS úložišti Dokumenty a archívu SmartSafe. Tím zabrání jiným uživatelům nebo procesům změnit obsah dokumentu nebo jeho metadat po dobu, po kterou je to potřebné. Uzamykání odpovídají dvě nová systémová metadata sys_lockedTo (který proces dokument uzamkl) a sys_lockedTime (čas, ve kterém došlo k uzamčení).

Nová položka systémových metadat „Stav zpracování“
Byla zavedena nová položka systémových dokumentových metadat Stav zpracování, která umožňuje popsat základní stavy zpracování dokumentu. Položka nabývá hodnot Nový, Rozpracovaný, V procesu a Dokončený.

Nová položka systémových metadat „Stav podpisu“
Byla zavedena nová položka systémových dokumentových metadat Stav podpisu, která umožňuje popsat základní stavy podepisování dokumentu. Položka nabývá hodnot Nepodepsáno, Podepsáno a V podpisu.

Usnadnění nastavení filtru při filtrování vlastních dokumentů, datových zpráv a agend
Při nastavení filtru nad seznamem objektů v DMS části Dokumenty, archívu SmartSafe, v části Datové zprávy i části Agendy je u položek, ve kterých se vybírá uživatel ze seznamu uživatelů Sofy, na prvním místě uvedena položka <já>. To usnadňuje uživateli výběr objektů, které založil nebo se kterými je propojen.

Mimořádná skartace
Pro roli supervizor SmartSafe je nyní dostupná nová akce nad vybranými dokumenty – Mimořádně skartovat. Tato akce umožní po zadání důvodu pro skartaci nastavit dokumentům stav čeká ke skartaci. Tím se tyto dokumenty přesunou do pohledu Připraveno ke skartaci.

Zobrazení validace povinných polí
Při vytváření nebo editaci dokumentů se zobrazují validace metadat přímo pod jednotlivými vstupními poli.

Zobrazení celkového počtu dokumentů
V DMS části Dokumenty a archívu Smartsafe je možné zjistit celkový počet dokumentů zobrazených v pohledu. Po kliknutí na tlačítko ve spodní části obrazovky se jednorázově načte celkový počet zobrazených dokumentů.

Přenos agend a souvisejících komponent mezi prostředími Sofa a firmami v Sofa
Sofa 5 přináší zdokonalení procesu přenosu agend mezi dvěma organizacemi jak v rámci jednoho prostředí Sofa, tak mezi dvěma prostředími (například přenos TEST → PRODUKCE). Nyní lze navíc kromě číselníků a číselných řad přenášet s agendou i vybrané skupiny, definice přehledů, informace o spolupracujících externích IS a práva.

Filtrování v seznamech agend
Sofa 5 zavádí filtrování podle metadat v seznamech agend K vyřízení, V procesu i Uzavřené obdobným způsobem, jako tomu je u dokumentů.

Rozbalovací seznam plněný daty z formuláře
Při návrhu formuláře lze nově formulářový prvek rozbalovací seznam datově napojit na data formuláře. Slouží k tomu nová volba typu číselníku Číselník z dat.

Centrální správa číselníků
Číselníky použité ve formuláři je možné vytvářet a editovat na jednom místě ve správě číselníků.

Hromadné odesílání datových zpráv z více schránek
Novou funkci hromadného odesílání datových zpráv oceníte především ve chvíli, kdy potřebujete odeslat stejnou datovou zprávu na větší množství adresátů. Odesíláte-li například dodatek ke smlouvě všem vašim partnerům nebo změnu obchodních podmínek svým klientům, hromadné odeslání datové zprávy se v tuto chvíli jeví jako nejrychlejší a nejlevnější varianta. Standardní služby pro Datové schránky tuto funkci běžně nenabízejí a je nutné datovou zprávu odesílat každému jednomu uživateli zvlášť. Tuto funkci nabízí nyní právě aplikace Sofa.

Nová role Oprávnění uživatelé datových zpráv
Stávající role Čtenáři datových zpráv nyní opravňuje pouze ke čtení datových zpráv, jak lépe odpovídá jejímu názvu. Nová role Zpracovatelé datových zpráv opravňuje jak ke čtení, tak k odesílání datových zpráv. Uživatelé, kteří byli v původní roli Čtenář datových zpráv, jsou nyní obsazeni do role Zpracovatelé datových zpráv, takže se jejich práva v Sofa 5 nezmění.

Oprávnění pro více datových schránek v jedné firmě
Nově je možné nastavovat oprávnění pro čtení a odesílání datových zpráv uživatelům samostatně pro každou připojenou datovou schránku. V nastavení přístupu ke zvolené datové schránce (Administrace → Datové schránky → Nastavení přístupu do datových schránek) je možné uvést, které role nebo skupiny mají mít k této schránce právo čtenáře, odesílatele nebo zpracovatele.

Seskupení datových zpráv přes jednotlivé datové schránky
Pro případ, že by uživatel spravoval více než jednu datovou schránku připojenou k Sofa, může využít pohled na všechny datové zprávy naráz, bez nutnosti se přepínat mezi jednotlivými datovými schránkami.

Přijatou datovou zprávu lze předat k vyřízení skupině nebo procesu
Dosud bylo možné předat datovou zprávu k vyřízení pouze uživateli. Sofa 5 umožní předání i skupině uživatelů. Pomocí automatizace tedy můžeme docílit toho, že datové zprávy od určitého odesilatele budou automaticky přiřazeny na skupinu účetních, právníků, managementu a již není potřeba datové zprávy jednotlivě třídit.

Odesílání datových zpráv agendou nebo externím informačním systémem
V administraci lze pro vybrané agendy nebo externí informační systémy povolit odesílání datových zpráv aparátem Sofa. V takovém případě mohou odesílat ze všech připojených datových schránek v dané firmě.

Podpora komerčních osobních certifikátů od PostSignum CA
Uživatelé, kteří si mohli zažádat o kvalifikovaný certifikát od PostSignum, si v Sofa 5 budou moci zažádat i o komerční certifikát, který bude rovněž připraven pro vzdálené použití. Ve spojení s Klíčenkou602 (součást aplikace Signer) nebo s novou aplikací eToken lze takový certifikát na Windows systémech používat k autentizaci.

Úpravy procesu vydání a správy kvalifikovaných pečetí PostSignum CA
Byly přidány možnosti smazání odvolané nebo vypršelé pečeti a žádosti ve stavu Čeká na podpis ERA. Na straně ERA operátora nově proces umožňuje zrušit žádost a obsahuje definici postupu dalších kroků.

Podpora vydání komerčního certifikátu pro pečeť od SignMaster CA pro testovací účely
Se Sofa 5 je možné požádat o vydání testovacího certifikátu pro pečetění od SignMaster CA. Jde pouze o testovací certifikát určený pro integrátory a partnery. Možnost vydávání těchto pečetí v dané firmě Sofa je podmíněna předchozí dohodou.

Ověřování podpisu dokumentů již v Sofě není žádný problém
Nově jsme pro Vás v hlavním menu aplikace Sofa vytvořili položku s názvem Ověření dokumentu. Touto cestou je možné okamžitě ověřit jakýkoliv dokument a všechny podpisy na něm. Veškerá tato ověření probíhají prostřednictvím kvalifikované služby SecuSign od Software602. Služba SecuSign je komplexní službou pro práci s elektronickými dokumenty ve shodě s nařízením eIDAS a poskytuje bezpečnou práci s autorizovanými elektronickými dokumenty. Služba je také dostupná i přes API.

Export dat ze seznamu certifikátů
Sofa 5 umožní v seznamech Správa certifikátů, Žádosti a Přehled akcí exportovat položky seznamu do souboru akcí Uložit jako podobně, jako tomu je v seznamech v modulech Dokumenty a SmartSafe. Podporované formáty výstupního souboru jsou csv, html, pdf a xml.

Podepisování přes API bez formuláře
Sofa API je rozšířeno o možnost vzdáleného podepsání PDF dokumentu externím informačním systémem. Funkce podporuje možnost vizuálního podpisu, kdy je možné definovat jeho parametry včetně image a pozice v dokumentu. Pozice může být definována řetězcem - pokud se v dokumentu najde, na jeho místo bude vizuální podpis umístěn. Dále je možné zvolit přidání časového razítka.