Odesílání datových zpráv

Zpracovatelem je uživatel, který vyplňuje formulář – je to aktuálně přihlášený uživatel k Sofa, jak ukazují první tři zašedlá, a tedy needitovatelná pole – Jméno a příjmení, Osobní číslo a Organizační jednotka.

K odeslání datové zprávy bude využita datová schránka přednastavená v prostředí Sofa. Odesílající uživatel nemá možnost do nastavení nijak zasahovat, takže pole Schránka pro odeslání a ID schránky odesílatele v sekci Schránka odesílatele jsou needitovatelná.

Pokud má uživatel v Sofa nastaveno více datových schránek, ve formuláři bude mít zobrazen jejich seznam a bude si moci jedním z tlačítek Vybrat schránku zvolit, ze které schránky chce zprávu odeslat.

V sekci Odesílaná zpráva zapište do pole Předmět identifikační řetězec datové zprávy („věc“). Tato položka je povinná a jejímu zápisu věnujte zvýšenou pozornost – podle ní by měl adresát na první pohled poznat, proč mu datovou zprávu posíláte.

Cílovou datovou schránku pro odeslání vaší datové zprávy vyhledáte pomocí našeptávače pole Text pro vyhledání v sekci Vyhledání adresáta.

Do pole Text pro vyhledání zadejte několik znaků z:

Pak stiskněte tlačítko Hledat. Ve formuláři se vytvoří seznam všech datových schránek odpovídajících danému kritériu.

Tlačítkem Vybrat adresáta zvolte cílovou datovou schránku (schránku adresáta). Pokud vyhledávání nevede k úspěchu, můžete ho libovolně opakovat.

Následuje sestavení tzv. obálky datové zprávy v sekci Další informace.

Datová zpráva musí obsahovat alespoň jeden připojený soubor jako přílohu. Celková velikost všech souborů v příloze je od 15.3. 2024 zvětšena – nově již nesmí u jedné datové zprávy přesáhnout 20 MB, ale 100 MB.

Přílohu sestavíte pomocí tlačítka Vložit přílohy v dolní části formuláře.

Soubor vyberete v obvyklém dialogu pro volbu disků, složek a souborů. Soubory není nutné vkládat po jednom, v dialogu pro výběr souboru jich lze vybrat několik najednou. Je také možné soubory do sekce přetahovat myší z jiné aplikace. Pokud bude překročena maximální velikost, zobrazí formulář automaticky chybu.

Jako přílohu lze připojit soubory ve formátech podle těchto přípon – ASICE, ASICS, CER, CRT, CSV, DER, DOC, DOCX, DBF, DGN, DWG, EDI, FO, GIF, GFS, GML, HEIC, HEIF, HTM, HTML, ISDOC, ISDOCX, JFIF, JPEG, JPG, JSON, MP2, MP3, MP4, M4A, M4P, M4V, MPEG, MPEG1, MPEG2, MPG, ODP, ODS, ODT, P7B, P7C, P7F, P7M, P7S, PDF, PK7, PNG, PPT, PPTX, QIX, RTF, SBN, SBX, SCE, SCS, SHP, SHX, TIF, TIFF, TSR, TST, TXT, WAV, XLS, XLSX, XML, ZFO, ZIP. Systém kontroluje příponu názvu souboru a také zda obsah souboru této příponě odpovídá. Nevyhovující soubory jsou odmítnuty.

Opakováním této akce postupně sestavíte celou přílohu.

Některé soubory mohou být při zařazení do přílohy odmítnuty. Důvodem může být například to, že soubor formálně nevyhovuje podmínkám dle přílohy vyhlášky č. 194/2009 Sb. – příčinou může být zejména to, že není na seznamu povolených příloh, má odlišnou příponu, než je jeho formát, že do obsahu souboru bylo zasahováno a není validní atd.

Soubor je rovněž odmítnut v případě, pokud by celková velikost přílohy (součet velikostí všech souborů v příloze) přesáhla limitní velikost.

Z bezpečnostních a výkonnostních důvodů je zaveden limit počtu příloh datové zprávy. Ten je dostatečně vysoký pro běžný provoz datové schránky. Pokud by přes to došlo k překročení limitu, vložení dalšího souboru do přílohy nebude povoleno.

Pokud otevřete sekci Sdílení datových zpráv, získáte možnost sdílet datovou zprávu s vybranými uživateli, skupinami uživatelů nebo uživateli obsazenými v některých rolích.

Pomocí přepínače Sdílet s nastavte, zda budete chtít sdílet s uživatelem, skupinou nebo rolí a pomocí následujícího voliče vyberte konkrétní subjekt.

Pomocí tlačítek se symbolem „plus“ a „minus“ lze přidávat (nebo odebírat) další řádky. Tak lze nastavit pro sdílení třeba několik konkrétních uživatelů plus uživatele z vybraných rolí či skupin.

Sdílející uživatelé pak dostanou odeslanou datovou zprávu a normálně ji uvidí v pohledu Datová schránka – Přijaté datové zprávy.

Pokud nemáte právo datové zprávy odesílat, poznáte to podle zprávy Nemáte oprávnění odeslat datovou zprávu, Vaše zpráva bude předána k odeslaní a také podle toho, že tlačítko Odeslat je nahrazeno tlačítkem Předat k odeslání.

Obsah nabídky voliče Předat k odeslání záleží na nastavení systémové proměnné hideDefaultGroup. Pokud je hodnota systémové proměnné nastavena na false, což je její výchozí hodnota, bude nabídka obsahovat také položky skupin Odesílatelé datových zpráv a Zpracovatelé datových zpráv. Pak mohou zprávy přebírat k odeslání všichni členové uvedených skupin. V opačném případě budou uvedena jen konkrétní jména uživatelů, kteří mají nastavenou roli pro odesílání datových zpráv.

Pomocí voliče Předat k odeslání vyberte subjekt, jehož prostřednictvím chcete zprávu odeslat, a stiskněte tlačítko Předat k odeslání.

Uživatel, kterému byla datová zpráva předána k odeslání, dostane avízo elektronickou poštou.

Součástí e-mailu je odkaz na formulář pro odeslání. Ten může vyřizující najít také ve složce K vyřízení.

Formulář je totožný s formulářem Datová zpráva, přičemž pole vyplněné zprávy jsou needitovatelná. U souborů v příloze jsou však k dispozici tlačítka pro otevření a stažení, případně vymazání. Vyřizující tak může posoudit, zda datovou zprávu opravdu odešle. Na konci formuláře jsou tlačítka, jejichž pomocí vyřizující může rozhodnout, jak s požadavkem naloží.

Pokud je datová zpráva z pohledu vyřizujícího v pořádku, může tlačítkem Odeslat datovou zprávu poslat do cílové datové schránky.

Autor datové zprávy (zpracovatel) dostane o zprostředkovaném odeslání avízo elektronickou poštou.

Formulář odeslané datové zprávy je u zpracovatele nyní k dispozici v pohledu Agendy – Uzavřené. Lze jej otevřít jen v režimu „pouze pro čtení“.

Na konci formuláře jsou uvedeny údaje, kdo a kdy datovou zprávu odeslal a jaké je její ID.

Může se stát, že datová zpráva bude vyřizujícímu připadat sice vhodná k odeslání, ale třeba je ještě nekompletní. Tehdy může stiskem tlačítka Vrátit zprávu zpracovateli vrátit k doplnění nebo jiné úpravě.

Do pole v okénku Zadejte poznámku napíše svůj požadavek a stiskne tlačítko Pokračovat.

Autor datové zprávy (zpracovatel) najde avízo o vrácení žádosti o její odeslání v elektronické poště.

Formulář vrácené agendy má zpracovatel v pohledu Dashboard – K vyřízení nebo Agendy – K vyřízení. Položka agendy má ve sloupci Stav indikátor Vráceno.

Zpracovatel datovou zprávu podle požadavku upraví a znovu pošle vyřizujícímu. Ten má opět možnost datovou zprávu odeslat nebo vrátit zpracovateli k dalšímu přepracování.