Schvalování a evidence smluv

Ještě před vyplněním formuláře si řekněme jednu užitečnou informaci. Formulář agendy Smlouva je poměrně složitý a jeho vyplnění zabere nějakou tu chvíli. Pokud byste potřebovali práci na formuláři přerušit, klepněte na tlačítko Uložit do rozpracovaných – je ve formuláři zcela dole. Formulář se uloží a jeho okno můžete zavřít.

Formulář můžete pak znovu otevřít klepnutím na jeho položku v pohledu Agendy – K vyřízení nebo Dashboard – K vyřízení.

V sekci Návrh smlouvy je uvedena identifikace zadavatele agendy. Jako zadavatel se bere přihlášený uživatel – jméno je vypsáno v needitovatelném poli Jméno žadatele.

Údaje jsou needitovatelné a jsou převzaty z popisu uživatele.

Sekce Informace o smlouvě je určena k popisu vlastní smlouvy. Téměř všechny údaje jsou označené červenou hvězdičkou jakožto povinné.

Slovní popis smlouvy zapište do dvojice povinných polí Předmět smlouvy a Popis smlouvy.

Číslo smlouvy bude do pole Číslo smlouvy přiřazeno po vyplnění a odeslání formuláře. V tuto chvíli lze do pole Číslo smlouvy ext. zapsat číslo podle případného externího systému číslování.

Voličem Druh smlouvy vyberte jednu z hodnot nabídnutých číselníkem – např. Dodavatelská či Odběratelská.

Finanční částku spojenou s předmětem plnění smlouvy v Kč zapište do pole Částka bez DPH.

Datum, kdy byla smlouva uzavřena (obvykle není totožné s „dnešním datem“) vyberte voličem předpokládané uzavření.

Smlouva může být uzavřena na dobu neurčitou nebo určitou – variantu vyberte voličem Doba trvání.

Voličem Vlastník určíte výběrem z firemních uživatelů pomocí našeptávače osobu zodpovědnou za smlouvu. Tato osoba bude také posledním schvalujícím uživatelem. Volba je povinná.

Voliči Klasifikace a Třída vyberte možnosti z nabízených hodnot načtených z číselníků vaší firmy.

Údaje o smluvní straně lze vyplnit ručně nebo v případě tuzemských společností lze zkusit načíst jejich popis z registru ARES.

V sekci Smluvní strana je jako první volič Zahraniční subjekt.

Vyhledané a načtené údaje můžete podle potřeby změnit nebo doplnit. Důležité je, aby byla vyplněna všechna povinná pole (označená červenou hvězdičkou).

Jako přílohu je třeba přiložit návrh smlouvy připravený ke schválení, případně další potřebné dokumenty.

Klepněte na tlačítko Vložit přílohy. Vyberte soubor a načtěte ho.

Celková velikost všech souborů v příloze nesmí (po případné konverzi) přesáhnout 15 MB.

Položka souboru se zapíše do formuláře.

Je-li to zapotřebí, lze tlačítkem Vložit přílohy vložit do formuláře druhý a další soubory.

Důležitý je význam voliče mezi tlačítky u každé položky. Ten umožňuje vybrat charakter každého z přiložených souborů podle volby z číselníku; například – Návrh smlouvy, Návrh dodatku, Návrh přílohy a další.

Sekce Komentář je vhodná k doplnění libovolných (nepovinných) popisných informací k formuláři a jeho obsahu.

Jeden schvalovatel je u smlouvy nastaven vždy – je to ten uživatel, kterého jste vybrali v sekci Informace o smlouvě voličem Vlastník. Jeho jméno vidíte v sekci Schvalovatelé vypsané šedě – je tedy needitovatelný – s poznámkou „Vlastník vždy smlouvu schvaluje“.

Můžete však přidat libovolný počet dalších schvalovatelů.

Schvalovatelé budou smlouvu dostávat ke schválení jeden po druhém v pořadí, jakém jsou uvedeni ve formuláři. Postup musí být sekvenční proto, že v průběhu schválení může každý ze schvalovatelů vyžádat změnu smlouvy.

Jako poslední schvaluje vždy vlastník.

Zadavatel formuláře vidí jeho položku v pohledu Dashboard – V procesu nebo Agendy – V procesu s indikátorem Předáno ke schválení. Zde vidí ve sloupci Vyřizuje jméno uživatele, který v dané chvíli agendu vyřizuje (schvaluje smlouvu).

Pokud je z pohledu schvalovatele vše v pořádku, může (ale nemusí) do pole Komentář připsat své stanovisko.

Klepnutím na tlačítko Schválit je formulář odeslán dále do koloběhu. Dalším v pořadí bude následující schvalující ze seznamu schvalovatelů. Posledním schvalujícím je vždy vlastník / zodpovědná osoba. Záznamy o schválení jednotlivými schvalujícími se připisují do samostatných sekcí – jedna za druhou na konec formuláře.

Pokud již formulář všichni schválili, vrátí se od posledního schvalujícího zadavateli.

Pokud schvalovatel na základě posouzení všech souborů rozhodne, že v této podobě smlouvu nemůže schválit, vrátí ji zadavateli k přepracování (nikoliv ke stornování). Po zápisu vysvětlujícího poznámkového textu do pole Komentář stiskne tlačítko Vrátit zadavateli.

Okno formuláře se uzavře a formulář se vrací zadavateli.

Schvalovatel vidí položku formuláře v pohledech Dashboard – V procesu a Agendy – V procesu s indikátorem Vráceno ve sloupci Stav.

Schvalovatel si formulář může otevřít jen ke čtení s možností náhledu na soubory v příloze.

Jakmile je zadavateli formulář vrácen k přepracování, dostane o tom notifikační zprávu elektronickou poštou.

Zadavatel může formulář otevřít pomocí odkazu v notifikační zprávě nebo z prostředí Sofa (pohledy Dashboard – K vyřízení a Agendy – K vyřízení).

Ve formuláři je pro kontrolu ponechána v podobě needitovatelné sekce původní verze přepracovávané smlouvy a za ní je vložena stejná sekce, ve které lze smlouvu libovolně doplnit a upravit.

Zadavatel provede vyžádané úpravy a přepracovaný formulář znovu pošle tlačítkem Odeslat schvalovateli. Ten již může smlouvu schválit, ale může ji také znovu vrátit k doplnění.

Jako poslední ze schvalujících uživatelů je vždy zařazen vlastník / zodpovědná osoba. Požadavek na schválení k němu dorazí, teprve až když smlouvu posoudí všichni ostatní schvalovatelé. Také on dostane notifikační zprávu o požadavku na schválení elektronickou poštou a formulář agendy vidí v pohledu K vyřízení.

Také vlastník nebo zodpovědná osoba může smlouvu buď ihned schválit nebo ji vrátit zadavateli k přepracování.

Jakmile smlouvu schválí vlastník / zodpovědná osoba, vrací se k zadavateli k ukončení procesu.

Zadavatel dostane elektronickou poštou notifikační mail o schválení smlouvy vlastníkem / zodpovědnou osobou.

Zadavatel nyní musí formulář se schválenou smlouvou zaevidovat. Odkaz na formulář je součástí notifikačního mailu; zadavatel najde položku s formulářem také v pohledech Dashboard – K vyřízení a Agendy – k vyřízení s indikátorem Předáno ke schválení.

Když zadavatel schválený formulář otevře, má na jeho konci k vyplnění novou sekci Evidence podepsané smlouvy.

Zadavatel i schvalovatelé obdrží elektronickou poštou zprávu, že jim byl(y) nasdíleny dokument(y) z přílohy formuláře.

Formulář může zadavatel vidět v pohledu Agendy – Uzavřené s indikátorem Schváleno archivováno ve sloupci Stav.

Pokud bylo na ukončení agendy použito tlačítko Archivovat, jsou soubory z přílohy formuláře nyní u zadavatele i schvalovatelů zařazeny do pohledu Dokumenty – Smlouvy.

Pokud uživatel nevidí v pohledu Dokumenty – Smlouvy položky evidovaných souborů smluv, je potřeba, aby mu Administrátor Sofa nastavil potřebná oprávnění. Postup je následující: