Schvalování faktur

V této kapitole je popsána práce s agendou, pokud je konfigurační proměnná conf_cislo_nakupniho_pozadavku nastavena na výchozí hodnotu false.

Sekce Informace o faktuře je určena k obecnému popisu dodávky – zadává se kdy došla, čeho se týká, jaká je částka, její splatnost a měna a další údaje.

V sekci je jako první umístěna dvojice ovladačů Došla dne a Splatnost. Jsou to datové voliče; po klepnutí myší se rozvinou v okénko interaktivního kalendáře. Můžete v nich nastavit libovolné datum (i měsíc a rok). Nastavte tady údaje o datu doručení faktury a datu její splatnosti. Obě hodnoty jsou povinné.

Do pole Částka s DPH napište částku (s DPH), na kterou je faktura vystavena. Klepnutím do pravé části pole otevřete volič umožňující nastavit měnu, ve které má být částka uhrazena. K dispozici jsou české koruny, dolary a eura.

Klepněte na volič Způsob platby. Zvolte způsob úhrady – například Bankovním převodem.

Variabilní symbol nutný pro proplacení faktury zapište do pole Variabilní symbol.

Pole Dodávka převzata dne otevře kalendářní volič, kde nastavte datum převzetí fakturované dodávky.

Do pole Popis dodávky zapište vše o tom, co je součástí fakturované dodávky.

V této kapitole je popsána práce s agendou, pokud je konfigurační proměnná conf_cislo_nakupniho_pozadavku nastavena na hodnotu true.

V tomto případě je na začátku sekce Informace o faktuře navíc pole Číslo objednávky a tlačítko Najít.

Do pole Číslo objednávky zapište pořadové číslo nákupního požadavku vyřízeného agendou Nákupní požadavek, kterého se týká schvalovaná faktura.

Stiskněte tlačítko Najít.

Pokud zadané číslo objednávky nesouhlasí s žádným z čísel v agendě Nákupní požadavek, je vypsána zpráva Zadané číslo objednávky není validní! Pak můžete v zadání pokračovat dál čistě manuálně; nejprve však zkontrolujte, zda jste číslo objednávky zadali správně a v úplném tvaru.

Jestliže zadané číslo objednávky bylo nalezeno mezi vyřízenými nákupními požadavky, převezmou se do formuláře faktury údaje o dodavateli a název nákladového střediska se převezme jako výchozí údaj do sekce K tíži středisek.

Pokud je faktura z pozice schvalovatele v pořádku, může do pole Komentář napsat nějakou poznámku a poté klepnout na tlačítko Schválit.

Zadavatel vidí v pohledu Agendy – V procesu ve sloupci Vyřizuje, kdo právě bude fakturu schvalovat (má agendu takzvaně „na stole“). Jakmile skončí proces schvalování, vidí zadavatel, že faktura byla postoupena účtárně.

Chcete formulář vrátit k přepracování? Zapište do pole Komentář vysvětlující text (povinný) a klepněte na tlačítko Vrátit.

V následujícím dialogu zapište odůvodnění vašeho požadavku a klepněte na tlačítko Pokračovat.

O vrácení formuláře schvalovatelem dostane zadavatel mailem notifikační zprávu.

Vrácený formulář zadavatel otevře buď odkazem z mailu nebo z pohledu Agendy – K vyřízení. Všimněte si indikátoru Vráceno ve sloupci Stav.

V horní části formuláře je uvedena informace se zdůvodněním, proč je vracen k přepracování.

Zadavatel formulář podle požadavků upraví a znovu jej pošle ke schválení tlačítkem Odeslat.

Účetní může fakturu vrátit zadavateli k doplnění a přepracování. Zadavatel může na žádost účetní také přidat další osoby jako schvalovatele.

Účetní po stisku tlačítka Vrátit zapíše důvod vrácení formuláře do okénka Zadejte poznámku. Pak je formulář vrácen zadavateli.

Účetní dostane fakturu znovu k vyřízení, teprve až se k ní znovu vyjádří všichni schvalovatelé.

Do vstupních polí na začátku sekce účetní napíše popisný text a potom číslo účtu a částku „má dáti“ (MD) a číslo konta a částku „dal“ (D).

Pomocí tlačítka „plus“ lze postupně fakturovat několik položek najednou.

Povinné je Evidenční číslo faktury – účetní zapíše podle svých dispozic. Toto číslo se pak bude zobrazovat nahoře v záhlaví formuláře.

Jestliže je vše v pořádku, stiskne účetní tlačítko Schválit.

Tlačítkem Uložit může účetní rozpracovaný formulář uložit k pozdějšímu zpracování, například pokud jsou v dané chvíli ještě nějaké nejasnosti. Zobrazení formuláře je ukončeno a uložení je potvrzeno notifikační zprávou pomocí elektronické pošty.

Formulář agendy může účetní kdykoliv znovu otevřít z pohledu Agendy – K vyřízení.

V průběhu zpracování, ale i po uzavření agendy, může účetní sestavu faktury tlačítkem Vytisknout nejprve zobrazit v náhledu a poté vytisknout na papír nebo uložit do souboru ve formátu PDF. Blíže viz kapitola Tisk a uložení sestavy.

Tlačítkem Stornovat bude účtárnou agenda s fakturou stornována.

Zadavatel a schvalovatelé uvidí nadále její položku v pohledu Agendy – Uzavřené s indikátorem Stornováno ve sloupci Stav.