Nákupní požadavek

Formulář agendy je do jisté míry variabilní a umožňuje rozšíření a doplnění o některé další funkcionality prostřednictvím konfiguračních proměnných.

Přehled konfiguračních proměnných najdete v kapitole Přehled konfiguračních proměnných a informace o jejich nastavení v kapitole Postup při nastavení konfiguračních proměnných.

Zadavatelem je žadatel, který vyplňuje formulář – je to aktuálně přihlášený uživatel k Sofa, jak ukazují první tři zašedlá, a tedy needitovatelná pole – Jméno a příjmení, Osobní číslo a Organizační jednotka.

Nákup zboží půjde k tíži některého ze středisek firmy. To vyberete voličem Nákladové středisko. Podle volby se pak automaticky přiřadí jméno vedoucího střediska.

V rámci firmy jsou obvykle položky rozděleny do několika skupin (oblastí), přičemž za každou zodpovídá tzv. nákupní manažer.

Jména vedoucího střediska i nákupního manažera jsou needitovatelná, zobrazené údaje se převezmou z výše jmenovaných číselníků.

Do jaké skupiny patří požadovaná nákupní položka, to vyberete voličem Oblast zboží. Podle nastavení se také přiřadí jméno příslušného nákupního manažera.

Nákupní požadavek může mít jednu i několik položek. Pro všechny jsou však stejná nastavení:

Dodavatel zboží, které budete chtít objednat, bude popsán v sekci Dodavatel.

Povinná položka v této sekci je jediná – Název společnosti. Do tohoto pole zapíšete název firmy, od které budete chtít objednávku realizovat.

Pokud znáte IČO firmy, můžete k vyplnění sekce využít možnost vyhledání v Administrativním registru ekonomických subjektů (ARES). Do pole IČO zapište hodnotu IČO a stiskněte tlačítko Načíst z ARES.

Pokud se vyhledávání zdaří, doplní se načtené hodnoty do polí v sekci. V opačném případě pole vyplníte ručně. Stejně tak lze načtené hodnoty změnit; všechna pole jsou editovatelná.

V sekci Předmět nákupu určíte, co je předmětem nákupního požadavku. Protože mnohdy je požadováno nakoupit několik položek najednou, lze také ve formuláři specifikovat nejen jednu, ale libovolný počet položek. Tak není pro každou věc třeba vyplňovat samostatný formulář.

Důležitá může být webová adresa firmy dodavatele zapsaná do pole Odkaz. Umožní se tak schvalovateli požadavku, aby zboží lépe posoudil.

Řekli jsme si, že předmětem nákupu může být i více položek. K tomu se využívá tak zvaná opakovací sekce. Klepněte na tlačítko se symbolem „plus“ v pravé části položky Název zboží. Co se stane?

Otevře se další sada položek pro specifikaci zboží – od názvu po odkaz. Její pole vyplňte stejně jako u první položky. Podobně můžete přidat další položky podle potřeby.

Jistě vás nepřekvapí, že tlačítko „minus“ celou příslušnou položku z formuláře odstraní.

Obsah obou polí s celkovou cenou nákupu se průběžně nasčítává pro přidávané položky nákupu.

Celý nákupní požadavek lze doplnit ještě komentářem zadavatele a případně také přiloženými soubory týkajícími se nákupu. Položky jsou nepovinné.

Pokud vedoucí nákladového střediska usoudí, že nákupní požadavek je neoprávněný nebo zbytečný, může jej zamítnout.

Zamítnutí požadavku je třeba potvrdit tlačítkem Ano v dialogu Potvrzení.

Zadavatel obdrží elektronickou poštou notifikační zprávu o zamítnutí.

Formulář se zamítnutou žádostí najde zadavatel v pohledu Agendy – Uzavřené; položka má ve sloupci Stav indikátor Zamítnuto archivováno. Tím zpracování agendy končí.

Jestliže vedoucí střediska pokládá nákupní požadavek za oprávněný, může jej schválit.

Formulář s nákupním požadavkem je odeslán nákupnímu manažerovi.

Jestliže nákupní manažer usoudí, že nákupní požadavek je třeba zamítnout:

Zamítnutí je třeba potvrdit tlačítkem Ano v dialogu Potvrzení.

Zadavatel obdrží elektronickou poštou notifikační zprávu o zamítnutí požadavku.

Zamítnutý formulář pak najde v pohledu Agendy – Uzavřené; položka má ve sloupci Stav indikátor Zamítnuto archivováno. Tím zpracování agendy končí.

Pokud nákupní manažer požadavek chce schválit, může do pole Komentář napsat libovolný poznámkový text. Pak tlačítkem Schválit nákupní požadavek schválí.

Objednávku může nákupní manažer, případně zadavatel (po ukončení agendy) vytisknout, případně uložit ve formě PDF souboru.

K tomu je k dispozici tlačítko Vytisknout, jehož pomocí se vytvořená objednávka zobrazí v náhledovém okně.

Podrobné informace o práci s náhledovým oknem najdete v kapitole Tisk a uložení sestavy.