Home office

Formulář agendy má určitou výchozí podobu. Umožňuje však rozšíření a doplnění o některé další funkcionality prostřednictvím konfiguračních proměnných. Jejich přehled najdete v kapitole Přehled konfiguračních proměnných a obecné informace o jejich nastavení v kapitole Postup při nastavení konfiguračních proměnných.

Zadavatelem je uživatel (žadatel), který vyplňuje formulář – je to aktuálně přihlášený uživatel k Sofa, jak ukazují první tři zašedlá, a tedy needitovatelná pole – Jméno a příjmení, Osobní číslo a Organizační jednotka.

Zadavatel musí specifikovat časové období, na které o práci z domova žádá. K tomu použije datové voliče Od a Do. Počet pracovních dní za nastavené období ukazuje pole Celkem dní.

Období musí být zadáno v rámci jednoho kalendářního měsíce, jinak bude ohlášena chyba. Pokud byste potřebovali žádat o práci z domova třeba od 15. března do 15. dubna, musíte vytvořit žádosti dvě – jednu pro březnové dny a druhou pro dubnové.

Přechod z jednoho kalendářního měsíce do následujícího usnadní tlačítko Nastavit příští měsíc.

Aby bylo možné zajistit kontinuitu a návaznost pracovního nasazení pracovníků organizační jednotky, potřebuje její vedoucí mít přehled, kdy bude práce z domova vykonávána. K tomu zadavatel nastaví parametry v sekci Z důvodu usnadnění řízení a plánování práce přímému nadřízenému specifikujte.

Pomocí čtveřice časových voličů nastaví přibližný začátek a konec pracovní doby a také předpokládaný pravidelný rozsah nepřítomnosti v rámci dne (například přestávku na oběd).

K doplnění žádosti je nutné zapsat do pole Zdůvodnění žádosti důvod, proč je o práci z domova žádáno.

Pak klepnutím na tlačítko Odeslat zadavatel pošle formulář žádosti svému přímému nadřízenému.

Zadavatel formuláře vidí jeho položku v pohledu Dashboard – V procesu nebo Agendy – V procesu. Zde vidí také jméno uživatele, který agendu vyřizuje (schvaluje).

Indikátor ve sloupci Stav je ve tvaru Předáno ke schválení.

Pokud schvalovatel se žádostí v dané podobě nesouhlasí, nastaví přepínač na položku nesouhlasím s poskytnutím home office ve výše uvedeném termínu. Otevře se pole Odůvodnění, do kterého je nutné upřesnit důvod nesouhlasu. Pak schvalovatel stiskne tlačítko Odeslat.

Zadavatel dostane elektronickou poštou notifikační zprávu o zamítnutí žádosti. Formulář žádosti vidí v pohledu Agendy – Uzavřené; ve sloupci Stav je indikátor Zamítnuto archivováno.

Tím je agenda ukončena.

Stane se, že schvalovatel v zásadě souhlasí s vyžádanou prací z domova, ale má k ní určitou výhradu. Pak nastaví přepínač v sekci Vyjádření na Souhlasím s poskytnutím home office ve výše uvedeném termínu s výhradou. Tím se zpřístupní pole Odůvodnění pro její zápis.

Tlačítkem Odeslat schvalovatel zadavateli žádost vrátí k vyjádření, zda s výhradou souhlasí. Zadavatel se k výhradě vyjádří a odešle odpověď schvalovateli, který ji pak definitivně schválí nebo zamítne.

Zadavatel dostane elektronickou poštou notifikační zprávu o vrácení žádosti. Vrácenou žádost najde v pohledu K vyřízení s indikátorem Vráceno. Tam na ni zareaguje a odešle znovu schvalovateli.

Důvod zamítnutí žádosti najde zadavatel v horní části formuláře, ve žlutém rámci.

Při nastavení přepínače v sekci Vyjádření na položku Souhlasím s poskytnutím home office ve výše uvedeném termínu bez výhrad se nic dalšího už nevyplňuje.

Klepnutím na tlačítko Odeslat se žádost schválí a zadavatel dostane elektronickou poštou notifikační zprávu o jejím schválení.

Formulář žádosti je nyní uložen v pohledu Agendy – Uzavřené; ve sloupci Stav je indikátor Schváleno archivováno.

Tím je agenda ukončena.