Cestovní příkaz

Formulář agendy je do jisté míry variabilní a umožňuje rozšíření a doplnění o některé další funkcionality prostřednictvím konfiguračních proměnných.

Přehled konfiguračních proměnných najdete v kapitole Přehled konfiguračních proměnných a informace o jejich nastavení v kapitole Postup při nastavení konfiguračních proměnných.

V sekci Žadatel je uvedena identifikace uživatele, který fakturu sestavuje. Údaje jsou needitovatelné a jsou převzaty z popisu aktuálně přihlášeného uživatele.

Pokud je konfigurační proměnná nakladova_strediska nastavena na hodnotu true, přibývá v této sekci volič Nákladové středisko k výběru střediska, kterému budou účtovány náklady na tuto pracovní cestu.

Ve výchozím nastavení schvaluje cestovní příkaz přímý nadřízený zadavatele. Jestliže má konfigurační proměnná volitelny_schvalovatel hodnotu true, přibývá po zaškrtnutí políčka vybrat ručně možnost pomocí voliče Schvalovatel vybrat odlišného schvalovatele, než je přímý nadřízený.

Sekce Pracovní cesta je určena k obecnému popisu pracovní cesty, pro kterou je cestovní příkaz vypisován.

První je dvojitá podsekce – Počátek cesty a Konec cesty. V podsekci se zadává místo, datum a čas, kdy pracovní cesta začala a skončila.

K zadání data a času jsou k dispozici interaktivní voliče Datum a Čas, které se otevřou po klepnutí do pole ovladače. Samozřejmě se hlídá logika zadání, například aby okamžik konce pracovní cesty nepředcházel jejímu začátku.

Všechny hodnoty v této podsekci jsou povinné.

V podsekci Jednání je třeba popsat důvod, proč pracovní cesta vlastně byla vykonána.

Pokud by se jednalo o cestu do zahraničí, zaškrtněte políčko Zahraniční cesta. Pak voličem Země vyberte cílovou zemi zahraniční cesty.

Pomocí konfigurační proměnné schvalovatel_zahranicni může být v rámci firmy nastavena určitá osoba, jejímž úkolem je schvalování zahraničních cest. Jinak zahraniční cestu zadavatele schvaluje přímý nadřízený, případě osoba vybraná voličem Schvalovatel při nastavení volitelny_schvalovatel na true.

Pokud je konfigurační proměnná zahranicni nastavena na hodnotu false, volba možnosti zahraniční pracovní cesty není zastoupena.

V sekci Určený dopravní prostředek je třeba vybrat dopravní prostředek nebo několik dopravních prostředků, kterým bude zajištěna doprava na místo jednání.

Dopravní prostředky vyberete zaškrtnutím políček u odpovídajících položek. Pokud vyberete osobní auto služební nebo vlastní, doplní se sekce dalšími ovladači.

Zadavatel může uvést do cestovního příkazu spolucestující, kteří pracovní cestu absolvovali s ním. K tomu je určena sekce Spolucestující.

Spolucestujícího zadavatel vybere ovladačem Jméno a příjmení pomocí „našeptávače“ z řad zaměstnanců firmy.

Pokud bylo spolucestujících více, lze stiskem tlačítka „plus“ vytvořit ovladač pro výběr dalšího spolucestujícího. Tlačítkem se symbolem „minus“ položku se jménem odeberete.

Jestliže cestovní příkaz vyplňujete z pozice, že vy sám jste (něčí) spolucestující, zaškrtněte políčko Jsem spolucestující.

Pokud žadatel o pracovní cestu nepožaduje finanční zálohu, ponechá přepínač Požaduji zálohu nastavený na položce ne.

V opačném případě přepínač nastaví na položku ano. Pak zapíše výši požadované zálohy do pole Předpokládaná částka výdajů vč. DPH.

Při tuzemských cestách se automaticky předpokládají částky zadávané v Kč. Pokud se jedná o zahraniční cestu, je pole pro zadání zálohy doplněno voličem měny – CZK / EUR / USD.

V poli Datum je uvedeno („dnešní“) kalendářní datum, se kterým bude cestovní příkaz odeslán ke schválení. Údaj je needitovatelný.

Klepněte na tlačítko Odeslat.

Pokud je formulář správně a úplně vyplněn, odešle se do dalšího procesu – ke schválení – a okno se uzavře.

Cestovní příkaz schvaluje nadřízený a teprve po jeho schválení lze pracovní cestu realizovat.

Pokud nadřízený chce pracovní cestu povolit, postupuje takto.

Schválený formulář se vrátí k zadavateli, který nyní může odjet na pracovní cestu a po jejím ukončení do něj zapsat vyúčtování.

Zadavatel dostane o schválení žádosti elektronickou poštou notifikační zprávu.

Pokud je konfigurační proměnná volitelna_ucetni nastavena na hodnotu true, přibývá volič Účetní, jehož pomocí schvalovatel nastaví konkrétní účetní, která dostane tuto agendu ke konečnému vyúčtování.

Soudíte, že předložený cestovní příkaz je třeba zamítnout a pracovní cestu nepovolit? Zapište do pole Komentář odůvodnění a klepněte na tlačítko Zamítnout.

Zadavatel bude o zamítnutí informován elektronickou poštou (Cestovní příkaz byl zamítnut) a agenda bude ukončena. Formulář je dostupný odkazem v notifikační zprávě nebo z pohledu Uzavřené v okně Agendy.

Pokud váháte, zda pracovní cestu povolit nebo ne, ale nemáte ještě dostatek informací, můžete formulář zadavateli vrátit k doplnění. Do pole Komentář napište svůj požadavek na upřesnění a stiskněte tlačítko Vrátit.

Zadavatel dostane notifikační zprávu elektronickou poštou (Cestovní příkaz k úpravě) a formulář k doplnění vidí v pohledu K vyřízení s indikátorem Vráceno ve sloupci Stav.

Zadavatel formulář otevře, doplní požadované informace a tlačítkem Odeslat znovu pošle ke schválení.

Pokud se cesta vůbec neuskuteční (dojde k jejímu zrušení), agenda musí být ukončena bez vyúčtování.

Také jestliže se pracovní cesta sice uskutečnila, ale není co vyúčtovat (vzhledem k charakteru cesty nevznikly nároky na proplacení dopravy, stravného apod.), otevřete z pohledu K vyřízení nadřízeným schválený formulář cestovního příkazu.

Ve formuláři pouze stiskněte tlačítko Bez vyúčtování.

Požadavek potvrďte tlačítkem Ano v dialogu Potvrzení.

Tím je agenda ukončena – formulář již nejde ani k nadřízenému, ani do účtárny.

Pokud je třeba pracovní cestu vyúčtovat, klepněte na konci formuláře na tlačítko Vyúčtovat. Formulář se doplní o další část – Vyúčtování pracovní cesty.

V prvotní formě se formulář skládá z popisu cesty TAM, popisu cesty ZPĚT a z vyúčtování nocležného a stravného. To vše během jednoho kalendářního dne.

Pokud se jedná o vícedenní pracovní cestu, lze do cestovního příkazu přidávat (i odebírat) další dny.

Cesta „tam“ a cesta „zpět“ představují dvě „jízdy“. Jednotlivé jízdy lze přidávat a odebírat, takže cesta popisovaná cestovním příkazem se může skládat jen z jedné nebo třeba deseti jízd. Cesta tam a cesta zpět samozřejmě nemusí vést stejnou trasou, případně se může jednat o postupnou návštěvu několika cílů – třeba každý den jiného.

Pokud jsou ve vyúčtování nějaké nesrovnalosti, je třeba formulář vrátit zadavateli k opravě či doplnění. Schvalovatele do pole Komentář napíše nějaké vysvětlení, co je potřeba upravit. Pak tlačítkem Vrátit formulář postoupí k vyřízení zpět zadavateli.

Do dialogu Zadejte poznámku ještě schvalovatel zapíše důvod, proč formulář zadavateli vrací.

Zadavateli přijde notifikační zpráva o vráceném formuláři elektronickou poštou. Formulář s indikátorem Vráceno ve sloupci Stav otevře z pohledu Agendy – K vyřízení, doplní co je třeba a znovu odešle ke schválení.

Pokud při kontrole celého vyúčtování nadřízený nenašel žádné nesrovnalosti ani chyby, může do pole Komentář může napsat nějaký pokyn a stiskem tlačítka Schválit formulář s vyúčtováním postoupit účtárně k vyřízení.

Účetní může ve vyúčtování cesty objevit nesrovnalosti. V tom případě jej nemůže akceptovat a vrátí ho k přepracování.

Formulář je vrácen k úpravě jeho zadavateli. Ten obdrží notifikační zprávu elektronickou poštou (Cestovní příkaz k úpravě). Sekce s chybnými údaji jsou ve formuláři zachovány a pro úpravu se otevřou v nové kopii. Zadavatel ve formuláři provede požadované úpravy a znovu jej odešle. Opravený formulář dostane opět k posouzení nadřízený. Ten jej pak může poslat účtárně.

Pokud je vyúčtování pracovní cesty v pořádku, může si je účetní tlačítkem Vytisknout. Nejprve je zobrazen náhled k posouzení vzhledu tisku. Ten pak lze vytisknout na papír, případně do souboru ve formátu PDF.

Stiskem tlačítka Dokončit pak práce účtárny na cestovním příkazu končí.