Správa uživatelů

Políčko Rozlišovat uživatelské jméno a notifikační e-mail slouží k zohlednění možnosti, aby uživatel mohl používat jednu e-mailovou adresu pro přihlašování do Sofa (jako uživatelské jméno) a jinou e-mailovou adresu pro příjem notifikačních zpráv (se zprávami od jednotlivých agend).

Při zaškrtnutí políčka Nově vytvořenému uživateli bude zaslán uvítací e-mail bude novému uživateli elektronickou poštou ve formě notifikační zprávy zaslán tzv. uvítací email. Ten uživatele informuje, že byl zařazen mezi uživatele Sofa a jakým způsobem získá přístupové heslo.

Pokud je v nastaveních zaškrtnuta volba Uvítací e-mail bude obsahovat odkaz na nastavení hesla, je zapotřebí v uvítací zprávě klepnout na odkaz Zde v její dolní části.

Otevře se dialog, do jehož polí zapište podle vlastní volby své budoucí přístupové heslo k Sofa; pro kontrolu dvakrát. Jedná se o prvotní zadání hesla, nenechte se zmást titulkem Obnova hesla.

Všimněte si tlačítka se symbolem oka v pravé části polí. Jeho stiskem uvidíte zapsané heslo v otevřeném tvaru.

Následně je zobrazena zpráva o nastavení hesla a zároveň se otevře dialog pro přihlášení k Sofa. Do pole E-mail je třeba zapsat adresu elektronické pošty, která byla součástí notifikační zprávy. Po stisku tlačítka Dále se otevře dialog pro zápis výše nastaveného hesla.

Nakonec je třeba opět stisknout tlačítko Dále. Tím dojde k přihlášení uživatele do Sofa, kde se otevře okno aplikace nastavené na Dashboard.

Pokud není zaškrtnuta volba Uvítací e-mail bude obsahovat odkaz na nastavení hesla, heslo vytvoří administrátor při založení nového uživatele sám na první kartě dialogu Nový uživatel.

V případě, že je posílán uvítací dopis a heslo určil administrátor, obsahuje text uvítacího dopisu odkaz na přihlášení do Sofa (Přihlásit se můžete zde).

Uvítací dopis může vypadat tak, jak ukazuje následující obrázek. Klepnutím na odkaz zde nový uživatel spustí prostředí Sofa a bude se moci přihlásit pomocí hesla, které mu vytvořil a předal administrátor.

Aby nedošlo ke kolizi přístupových hesel při požadavku na obnovu hesla uživatelů, kteří se do Sofa dostali procesem synchronizace, je těmto uživatelům ve výchozím nastavení obnova hesla zakázána. V konfiguračním dialogu je proto zaškrtnuté políčko Synchronizovaným uživatelům zakázat obnovu hesla.

Toto nastavení platí v rámci celé firmy.

Posílání notifikačních zpráv (avíz) je podmíněno povolením (pro celou organizaci) ze strany administrátora. K tomu se okně Administrace dostane klepnutím na tlačítko Uživatelé a stiskem tlačítka Nastavení na nástrojové liště. V okně Nastavení pak zaškrtne políčko Zasílat avíza při přiřazení do rolí a změnu uloží.

Prostředí Sofa může být zobrazováno v jednom ze čtyř jazyků – češtině, slovenštině, angličtině a němčině. Každý z uživatelů může mít nastaven jazyk podle vlastní volby. Jeden jazyk lze však nastavit pro celou firmu jako výchozí – k tomu slouží volič Výchozí jazyk uživatelů.

Na kartě Osobní údaje se zadávají údaje o uživateli jako takovém – jméno včetně titulů, telefonní čísla stolního a mobilního telefonu, osobní číslo ve firmě a jazyk prostředí Sofa, pokud je odlišný od výchozího nastavení.

Podle konfiguračního nastavení pro celou Sofu se dále zadává:

Na této kartě lze také nahrát obrázek uživatele uložený v některém z grafických formátů. Pomocí tlačítka Nahrát foto v levé horní části okna se otevře dialog, ve kterém vyberete soubor s portrétem uživatele. Ten bude pak zobrazen místo neutrálního obrázku muže nebo ženy v oknech, kde se pracuje s údaji o uživatelích (telefonní seznam, organizační struktura či přímo v okně Uživatelé). Portrét uživatele také bude zobrazen v pravé části záhlaví hlavního okna aplikace Sofa.

Na další kartu přejdete tlačítkem Následující: Organizační údaje.

Zde se nastavuje především přímý nadřízený nového uživatele. K tomu je určen volič Přímý nadřízený, který nabízí výčet všech aktivních firemních uživatelů aplikace Sofa.

Pomocí čtveřice vstupních polí – Pracovní pozice, Zařazení, Sekce a Oddělení je třeba upřesnit zařazení zaměstnance ve firemní hierarchii.

Na další kartu přejdete tlačítkem Následující: Elektronická komunikace.

Na kartě Elektronická komunikace je možné potvrdit souhlas uživatele s elektronickou komunikací, uvést její preferovaný způsob a uvést potřebné kontaktní údaje.

Bez souhlasu s elektronickou komunikací povoleného zaškrtnutím políčka Souhlas s elektronickou komunikací nebude možné používat některé agendy, především ty, které přímo vyžadují doručení dokumentu do soukromé schránky uživatele.

Na další kartu přejdete tlačítkem Následující: Rozšiřující atributy.

Na kartě Rozšiřující atributy je skupina polí umožňující doplnit k údajům o uživateli patnáct dodatečných datových položek typu „řetězec znaků“. Data slouží primárně pro agendy, které si do nich mohou ukládat data přiřazená k uživatelům a poté si je zpětně načítat.

Jejich obsah je možné také použít při synchronizačním procesu s externí firmou v Entra ID (Azure AD). V popisu synchronizace, na kartě Nastavení mapování rozšiřujících atributů uživatele, se tyto položky mohou namapovat na Rozšiřující atributy (OnPremisesExtensionAttribute).

Pokud máte na kartách okna Nový uživatel zadáno vše potřebné, lze zkusit stiskem tlačítka Vytvořit uživatele nového uživatele zavést do systému aplikace Sofa. Jestliže některé povinné údaje chybí, bude to oznámeno orámováním nevyplněných povinných polí červeně se zprávou Hodnota je povinná.

Pokud je vše v pořádku, vrátíte se do okna Uživatelé, kde je nový uživatel zařazen do seznamu aktivních uživatelů a v informačním pruhu je zobrazena zpráva Uživatel byl vytvořen.

Novému uživateli pak je (nebo není – podle nastavení prostředí) zaslán uvítací dopis.

Tato funkcionalita se použije, když administrátor potřebuje uživateli změnit přístupové heslo k Sofa – nastavit nové.

V dialogu Nastavit heslo pak do dvojice vstupních polí zapíše nové heslo. Heslo je kontrolováno na přípustnost zápisu a na shodu v obou polích.

Stiskem tlačítka Uložit se heslo uloží. Daný uživatel se příště již musí přihlašovat jeho pomocí.

Úspěšné zakončení akce je administrátorovi oznámeno zprávou Uživateli bylo nastaveno heslo v zeleném informačním pruhu.

Tato funkcionalita se použije, když administrátor potřebuje poslat vybranému uživateli prostředek, aby si sám vytvořil nové heslo k přístupu do Sofa.

Požadavek po prostudování informací v následujícím dialogu potvrďte tlačítkem Poslat e-mail s nastavením hesla.

V dalším dialogu je pak zobrazeno potvrzení o odeslání příslušného e-mailu.

Uživateli přijde výzva ke změně hesla notifikační zprávou elektronické pošty.

Tato funkcionalita se použije, když administrátor potřebuje určitému uživateli smazat přístupové heslo a de facto tak znemožnit přístup do aplikace Sofa.

O úspěšném vymazání hesla informuje administrátora zpráva v dialogu Vymazat uživatelům okno.

Exportovat lze kompletní výčet všech uživatelů nebo jen vybrané uživatele.

Pokud chcete exportovat údaje o všech uživatelích do jednoho souboru:

Soubor s exportovanými údaji se zapíše do složky, kam se ukládají stažené soubory (obvykle Downloads či Stažené soubory).

Pokud chcete exportovat údaje o jednotlivých uživatelích:

Údaje o uživatelích je možné do aplikace Sofa také importovat ze souboru ve vhodném formátu. Požadavek na import vytvoříte klepnutím na tlačítko Import na nástrojové liště. Tlačítko je k dispozici pouze tehdy, není-li v dané chvíli vybrán žádný uživatel.

Importovaný soubor musí mít zcela určitý formát. Nesmí obsahovat záhlaví a každá řádka (odpovídající jednomu uživateli) musí mít následující formát:

Znakem oddělujícím jednotlivé položky v záznamu může být středník nebo čárka. Žádný údaj o uživateli (včetně hesla) nesmí obsahovat tyto oddělovače. Soubor musí být v kódování UTF-8 a smí obsahovat údaje o maximálně 50 uživatelích. Pokud je třeba importovat více dat, rozdělte údaje do několika souborů.

Protože formát souboru pro import – struktura jeho dat i kódování – je celkem logicky totožný s formátem dat uložených v exportovaném souboru, může být vhodné si nejprve část dat exportovat a formát souboru si prohlédnout.

Při importu nebudou vytvořeni uživatelé:

Po stisku tlačítka Vybrat soubor se otevře obvyklý dialog pro volbu souboru.

Před vytvořením importovaných uživatelů bude zobrazen jejich seznam.

Import zahájíte tlačítkem Import. Poté Sofa ze zvoleného souboru zahájí načítání specifikací uživatelů. Pokud se import podaří, je zobrazena zpráva jako například:

Nově vytvořeným uživatelům bude zaslán uvítací email.

Status uživatele ukazují položky ve sloupci Aktivní. Běžný uživatel zaregistrovaný v Sofa zde má symbol zeleného zatržítka (Ano) – to znamená, že může v rámci svých oprávnění plně využívat všechny možnosti aplikace a že je také schopen obousměrně komunikovat s ostatními jejími uživateli.

Status uživatele je viditelný v okně Uživatelé v přehledu uživatelů ve sloupci Stav.

Libovolného uživatele (kromě sama sebe, samozřejmě) může uživatel s právy administrátora deaktivovat. To znamená, že sice zůstane v seznamu uživatelů, jeho dokumenty mu zůstanou přiřazeny a zachovány, nebude však dostupný pro ostatní uživatele (nebude mu například možné předat dokument k vyřízení). Deaktivace je vratný proces – lze ji zrušit.

Chcete-li uživatele deaktivovat, v okně Uživatelé vyberte jeho položku (kulaté políčko před položkou s jeho jménem bude zaškrtnuté). Lze vybrat i dva a více uživatelů. Pak na nástrojové liště klepněte na tlačítko Deaktivovat.

Deaktivace je jištěna dotazem v následně zobrazeném okénku. Pokud chcete v deaktivaci pokračovat, klepněte na tlačítko Deaktivovat.

Poté se zobrazí přehled uživatelů, kteří byli v této operaci deaktivováni.

Deaktivovaní uživatelé nadále nejsou vidět ve standardním režimu zobrazení seznamu uživatelů.

Klepnutím myší nastavte ovladač Zobrazit deaktivované do aktivní polohy. V seznamu uživatelů budou pak kromě aktivních uživatelů zobrazeny i položky uživatelů deaktivovaných.

Symbol zeleného zatržítka (Ano) ve sloupci Aktivní se změní na červené proškrtnutí (Ne).

Deaktivovaného uživatele lze zpětně aktivovat – vrátit ho, lidově řečeno, do plného provozu Sofa. Postup aktivace je následující:

Po potvrzení dotazu Aktivovat uživatele je uživatel znovu aktivován.

Úspěšné ukončení aktivace je ohlášeno zprávou s výčtem aktivovaných uživatelů.

Indikátor ve sloupci Aktivní se z červeného proškrtnutí (Ne) změní v zelené zatržítko (Ano).

Uživatele lze také smazat – zcela odebrat z prostředí Sofa. Po smazání uživatele se nebude možné pod jeho přihlašovacími údaji přihlásit, uživatel se nebude zobrazovat v seznamu uživatelů a nebude se počítat do nastaveného maximálního počtu uživatelů v dané organizaci. Smazaný uživatel také nebude moci požádat o žádná systémová nastavení, například o obnovu hesla.

Platí tyto zásady:

Vymazávaný uživatel musí být předem deaktivován. Abyste viděli jeho položku, je třeba nastavit ovladač Zobrazit deaktivované do aktivní polohy. V seznamu uživatelů budou pak kromě aktivních uživatelů zobrazeny i položky deaktivovaných uživatelů.

V okně Uživatelé vyberte položku uživatele, kterého chcete smazat, a na nástrojové liště klepněte na tlačítko Smazat. Mazat lze také skupinu vybraných uživatelů.

K odebíranému uživateli je nutné zvolit jeho tzv. nástupce. Toho vyberete v dialogu Smazat uživatele voličem Nástupce, pod kterým je seznam aktivních uživatelů firmy.

Dále je třeba voličem Dokumenty uživatele vybrat, zda dokumenty odebíraného uživatele mají být vymazány, nebo převedeny na nástupce.

Ten, kdo uživatele hodlá vymazat, musí převést dokumenty na jeho nástupce, je v okně volič Při mazání uživatele budou jeho záznamy převedeny na následujícího uživatele. Jeho otevřením se zobrazí seznam uživatelů Sofa, ve kterém vyberte „nástupce“ likvidovaného uživatele.

Požadavek na vymazání pak potvrďte v dialogu Smazat uživatele tlačítkem Smazat.

Poslední zprávou je pak vymazání potvrzeno.

Odebraný uživatel nadále není v seznamu uživatelů zobrazen ani s volbou Zobrazit deaktivované.