Správa skupin a rolí

Pokud má firma větší počet zaměstnanců, je v praxi obvyklé je rozčlenit do různých skupin, podle pracovního zaměření. To lze jednoduše modelovat i v prostředí Sofa.

Na začátku práce se Sofa – po založení firmy – existuje jedna obecná skupina nazvaná Všichni uživatelé. Jejími členy jsou všichni zaměstnanci firmy a skupinu nelze nijak modifikovat (zrušit, přejmenovat a podobně). Také každý nově přidaný uživatel se stává automaticky členem této skupiny.

Hlavním významem rolí je přiřazení dostupnosti určitých funkcionalit prostředí Sofa různým uživatelům – právě podle jejich rolí. Tak například uživatel v roli Administrátora vidí všechny ovládací prvky pro správu prostředí Sofa pod příkazem Administrace, zatímco uživatelé v jiných rolích (a to včetně role Ředitel) tyto prvky nevidí nebo vidí jen některé. To se týká ovšem základního nastavení aplikace po zprovoznění, kdy uživatelům (mimo Administrátora) ještě nejsou přiřazeny žádné role.

Aplikace Sofa obsahuje celou řadu předem připravených rolí. K nim lze vytvářet a přidávat podle potřeby role další. Každý uživatel může mít jednu nebo i několik rolí, případně nemusí mít přiřazenu roli žádnou (v tom případě bude moci vystupovat jen jako řadový uživatel bez dalších oprávnění). Také roli Administrátor může obdržet i několik dalších uživatelů. Zde je však potřeba postupovat s rozvahou a mít na paměti, že uživatel v této roli může v aplikaci měnit její nastavení.

Role a skupiny jsou zobrazeny v seznamu, který lze setřídit pomocí názvů jednotlivých sloupců. Pro orientaci v obou typech položek jsou důležité tyto sloupce:

Zastoupení informací zobrazených v okně lze modifikovat trojicí posuvných přepínačů v pravé horní části okna.

Označení přepínačů je intuitivní:

Pokud je seznam skupin a rolí rozsáhlejší, může být dobrým pomocníkem vyhledávací pole v levé horní části okna.

Na tomto místě je dobré se zmínit, co jsou systémové skupiny a role. To jsou ty, které jsou součástí výchozí instalace Sofa, jejich identifikátory (viz sloupec Identifikátor) začínají předponou sys_ a nelze je smazat.

Kromě přípony sys_ lze systémové role a skupiny poznat podle indikátoru ve sloupci Systémové.

Skupiny a role systémového charakteru mají indikátor v podobě zeleného zatržítka.

Uživatelsky vytvořené skupiny a role mají indikátor v podobě červeného křížku.

Primárně se uživatelé zařazují do skupin a rolí při jejich založení. Pokud jde o role a skupiny systémové, ty jsou obvykle prázdné a je třeba je naplnit.

Pokud chcete do existující skupiny nebo role přidat další uživatele, vyberte její položku a stiskněte tlačítko Přidat členy. Otevře se dialog Přidat členy (stejně jako při zakládání nové skupiny nebo role). Ten nabídne seznam uživatelů vaší organizace, kteří ještě ve skupině (roli) nejsou zařazeni. Vyberte jména nových členů a klepnutím na tlačítko Přidat členy je do skupiny nebo role přidejte.

V záhlaví okna se vypíše informace o úspěšné úpravě členství.

Nový člen skupiny nebo role je o svém členství vyrozuměn notifikační zprávou.

Pokud chcete z existující skupiny nebo role odebrat uživatele, vyberte její položku a stiskněte tlačítko Odebrat členy. Otevře se dialog Odebrat členy (podobný dialogu Přidat členy). Ten nabídne seznam uživatelů vaší organizace, kteří již jsou ve skupině (roli) zařazeni. Vyberte jména požadovaných členů a klepnutím na tlačítko Odebrat členy je ze skupiny nebo role odeberte.

V záhlaví okna se vypíše informace o úspěšné úpravě členství.

Člen skupiny nebo role je o ukončení svého členství vyrozuměn notifikační zprávou.

Výběrem jedné skupiny nebo role se na nástrojové liště zpřístupní tlačítko Upravit. Jeho pomocí otevřete průvodce, který je podobný průvodci pro vytvoření nové skupiny nebo role.

Na první kartě (Nastavení) lze změnit jen údaje ve všech polích Název a Popis. Typ ani identifikátor změnit nelze.

Karta Členové je stejná jako v průvodci pro vytvoření nové skupiny/role. Vidíte tu seznam členů a můžete další členy přidat nebo některé členy odebrat. Na nástrojové liště je zobrazeno tlačítko Přidat členy. Pokud položku člena nebo několika členů vyberete, změní se toto tlačítko na Odebrat členy.

Tlačítkem Uložit skupinu/roli změny uložíte.

V záhlaví okna Skupiny a role je opět zobrazena informace o provedení změn.

Také v tomto případě dostanou noví nebo odebraní uživatelé emailem notifikační zprávu.

Výběrem jedné nesystémové (!) skupiny nebo role se na nástrojové liště zpřístupní tlačítko Smazat. Jeho pomocí můžete vybranou roli nebo skupinu vymazat a její položku odebrat ze seznamu.

Nechtěné vymazání je jištěno dotazem v rámečku Smazat.

Tlačítkem Smazat skupinu nebo roli jako celek bez dalších dotazů vymažete.

Supervizor v tomto kontextu schvaluje členství ve skupinách či rolích. Pro nastavení prvního supervizora je zapotřebí mít oprávnění administrátora, který má přístup k oknu pro nastavení skupin a rolí. Ten nejprve vybere požadovanou skupinu (roli), a potom na nástrojové liště stiskne tlačítko Nastavit supervizory.

Otevře se dialog Nastavit supervizory, ve kterém ze seznamu uživatelů vyberete toho, jemuž chcete supervizorské právo k vybrané skupině či roli přidělit. Pak stiskněte tlačítko Uložit.

Úspěšný výběr je oznámen zprávou v informačním pruhu.

Jméno supervizora se zobrazí ve sloupci Supervizor u položky skupiny nebo role v okně Skupiny a role. Všimněte si, že po založení supervizora přibylo na nástrojové liště tlačítko Historie požadavků.

Administrátor nyní může požadovat založení dalších supervizorů, je však zapotřebí, aby do dialogu Nastavit supervizory zapsal do pole Odůvodnění změny důvod požadavku.

Po stisku tlačítka Uložit totiž další supervizoři nebudou vytvořeni přímo, ale požadavek musí schválit některý již existující supervizor.

Proto autor požadavku vidí na informačním pruhu zprávu, že požadavek sice byl vytvořen, ale musí být schválen supervizorem.

Supervizor sice nemusí mít k administraci rolí a skupin přístup, požadavek však vidí v informačním pruhu v okně Dashboard. Zde je vypsáno odůvodnění změny, které specifikoval zadavatel požadavku.

Zároveň dostane o požadavku notifikační zprávu elektronickou poštou.

Tlačítkem Schválit supervizor požadavek akceptuje. Zadavatel požadavku dostane elektronickou poštou notifikační zprávu o schválení jeho požadavku

Nový supervizor je zobrazen v okně Skupiny a role ve sloupci Supervizor.

Supervizor může usoudit, že žádost o schválení dalšího supervizora je bezpředmětná. Pak stiskne tlačítko Zamítnout a do pole Důvod zamítnutí následujícího dialogu zapíše důvod zamítnutí požadavku.

Žadatel dostane zprávu o zamítnutí jako notifikační zprávu elektronické pošty.

Podobně lze supervizory ze systému odebírat. Požadavek musí vytvořit uživatel s administrátorskými právy, jenž vidí seznam rolí a skupin.

Supervizory lze odebírat v dialogu Nastavit supervizory klepnutím na tlačítko s křížkem v pravé části jejich položek.

Také tento požadavek musí supervizor schválit nebo zamítnout.

Poslední supervizor schvaluje sám svoje odebrání. Tím se skupina (role) stane nechráněnou. Zároveň se vymaže obsah výčtu operací pod tlačítkem Historie požadavků a tlačítko z nástrojové lišty zmizí.

Pokud je nastaven alespoň jeden supervizor a bude vznesen požadavek na přidání nového člena do skupiny nebo role, musí být supervizorem (některým ze supervizorů) schválen. V jedné operaci lze přidat i více členů najednou.

Po stisku tlačítka Přidat členy se na informačním pruhu zobrazí zpráva o požadavku na zařazení nových členů do chráněné skupiny, jenž bude schvalován supervizorem.

Supervizoři obdrží elektronickou poštou avízo o požadavku ke schválení.

V okně Dashboard aplikace Sofa vidí supervizoři na informačním pruhu zprávu o požadavku na přidání členů do skupiny. K dispozici mají tlačítka pro schválení i zamítnutí požadavku.

Tlačítkem Zamítnout se otevře stejnojmenný dialog, ve kterém je pole pro uvedení důvodu zamítnutí.

Po jeho odeslání tlačítkem Zamítnout bude zadavateli požadavku doručena notifikační zpráva o zamítnutí požadavku spolu s jeho zdůvodněním.

Tlačítkem Schválit je požadavek schválen, uživatel zařazen do skupiny a zadavateli požadavku zaslána elektronickou poštou notifikační zpráva o jeho úspěšném vyřízení.

Také novému členovi skupiny je o nabytí členství zaslána notifikační zpráva.

Odebrání členů skupiny nebo role se supervizorem nekontroluje. Nehrozí tu žádný únik citlivých informací.