DokMistr od Software602

Systém pro digitální archivaci dokumentů a procesů nad dokumenty od jejich vzniku až po archivaci a skartaci. Obsahuje DMS se spisovou službou.

Připraven k rychlému nasazení u klienta

Systém postavený podle skutečných potřeb klientů s komplexní péčí o dokumenty a jejich metadata. S rychlým vyhledáváním a nastavením vlastních uživatelských filtrů.

Zařízení

Zařízení

Zařízení

Zařízení

Zařízení

  • Jednotná evidence dokumentů z datových schránek, e-mailů a listinných zásilek s digitalizací a automatickým importem ze složek,
  • přímá integrace na MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) včetně šablon dokumentů,
  • dlouhodobá archivace dokumentů podle nařízení eIDAS. Disponuje certifikovanými službami důvěry pro ověření dokumentů a dlouhodobé ošetření dokumentů,
  • řízená skartace dokumentů,
  • v souladu s českou i evropskou legislativou. Připraven pro GDPR.

Stáhnout produktový list

Stáhnout produktový list

Zařízení

Jednotná evidence dokumentů z datových schránek, e-mailů a listinných zásilek s digitalizací a automatickým importem ze složek

Zařízení

Přímá integrace na MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) včetně šablon dokumentů

Zařízení

Dlouhodobá archivace dokumentů podle nařízení eIDAS. Disponuje certifikovanými službami důvěry pro ověření dokumentů a dlouhodobé ošetření dokumentů

Zařízení

Řízená skartace dokumentů

Zařízení

V souladu s českou i evropskou legislativou. Připraven pro GDPR.

Jeden systém pro kompletní správu dokumentů

Rychlá evidence, schválení, uložení, archivace a skartace s integrací na jiné systémy bez nutnosti opětovného zaškolování uživatelů s jednoduchým ovládáním a přívětivým uživatelským prostředím.

Schvalování faktur a drobných výdajů

Dokumenty - Pošta - Datové schránky

Příchozí i odchozí komunikaci můžete mít
přehledně v jednom systému a navíc Vás
bude upozorňovat na nevyřízené položky.

Evidence + archivace přích. / odch. datových zpráv.
Zpracování pro více subjektů.
Kontrola a připojení certifikátů.
Automatizovaná pravidla pro doručení / odeslání.
Workflow nad datovými zprávami.
Lhůty pro vyřízení.
Auditní logování operací.

Požadavky na nákup

Smlouvy - Směrnice - Spisy

Perfektní evidence smluv a aktuální směrnice.
Můžete je navíc schvalovat nebo připomínkovat
a po dokončení finálně vystavit k používání.

Evidence smluv, směrnic a jejich metadat.
Workflow nad dokumenty:
vznik, schválení, distribuce (prokazatelné
seznámení se s dokumentem), odeslání smlouvy.
Hlídání platnosti. Lhůty pro zpracování.
Podepsání dokumentů. Verzování dokumentů.
Integrace s MS Office. Šablony.
Sdružování dokumentů do spisů.
Sjednocení dokumentů do stejných celků.
Fulltextové vyhledávání.
Archivace dokumentů.
Auditní logování operací.

Požadavky na servis

Objednávky - Faktury

Podněty ke zlepšení čerpáme od zákazníků.
Díky vytěžování obsahu dokumentů na vstupu
nemusíte čekat a procesy plynule navazují.

Vyhotovení, schválení, podepsání
a odeslání objednávky. Vytvoření el. originálu.
Integrace s MS Office. Šablony objednávek.
Evidence (digitalizace) příchozích faktur
(tvorba el. originálů).
Párování s objednávkami. Schválení faktury.
Odchozí faktury skrze ERP systém
přes Web Services. Odeslání faktury.
Fulltextové vyhledávání. Archivace.
Auditní logování operací.

Schvalování a vykazování pracovních cest

Archivace

Bezpapírová digitální archivace Vás zrychlí
nejen díky fulltextovému vyhledávání s možností
vícenásobné filtrace parametrů z metadat.
Odpadnou tak desítky zbytečných minut
hledání založených dokumentů v šanonech.

Evidence archivních metadat dokumentů.
Ověření platnosti dokumentu.
Provedení záznamu o ověření.
Auditní logování operací.
Registrace dokumentu do dlouhodobé
péče v souladu s:
- legislativou ČR, SR a EU,
- s nařízením eIDAS a sdružením ETSI.
Archivace dokumentů a balíčků dokumentů (AIP).
Vyhledávání a fulltextové vyhledávání.
Zajištění neměnnosti, čitelnosti a existence v čase.

Schvalování žádostí o dovolenou

Skartace

Jak dlouho evidovat vaše dokumenty víte vy.
Na začátku stačí lhůty definovat a o další
už se postará DokMistr. Na blížící se termíny
vás tak bude upozorňovat automaticky.

Správa, integrace, evidence metadat
životního cyklu dokumentů.
Skartační znak, skartační lhůta, spouštěcí událost.
Vyhotovení seznamu dokumentů/spisů
určených pro skartaci.
Spuštění skartace. Schválení skartace.
Skartování dokumentů/spisů v souladu s:
- legislativou ČR, SR a EU.
- standardem spisových služeb (ČR a SR legislativa).
Uchování záznamu o skartaci.
Auditní logování operací.

Schvalování žádostí o dovolenou

Správa a integrace

Prioritou je pohodlí a rychlost.
Přehledné nastavení uživatelů, skupin a jejich rolí.
Integrace do lišty Microsoft Office.

Správa uživatelů, rolí a skupin.
Správa organizační struktury.
Napojení na Microsoft Active Directory.
Ukládání a přístup LDAP
(Lightweight Directory Access Protocol).
Zajištění Single Sign On.
Spisový a skartační řád.
Napojení na ISDS/mail.
Nastavení pravidel pro workflow.
Nastavení pravidel pro doručení/odeslání.
Nastavení metadat.
Nastavení oprávnění.

DokMistr již umí spolupracovat s těmito systémy:

Office Office Office Office Office


Počet systémů se postupně zvyšuje. Zajímá Vás, se kterými dalšími systémy spolupracuje?  Spojte se s naším DokMistr specialistou.

Zařízení

Integrace

Systém lze integrovat pomocí webových služeb,
LDAP ( Active Directory) nebo SSO (Single Sign On).

DokMistr pracuje také ve spojení s MS Office.
  • otevírání / ukládání dokumentů z MS Office
  • úpravy dokumentů přímo v aplikacích MS Office
  • připomínky nebo schvalovací procesy z MS Office
  • detailní informace integrace žádejte u DokMistr specialisty

DokMistr specialista

DokMistr specialista

Reference

uniqa.jpg

Pojišťovna Uniqa

Usnadnit práci obchodním zástupcům bylo cílem firmy UNIQA. Obchodní zástupci nyní mohou podepisovat smlouvy o pojištění s klienty přímo v terénu a nemusejí se věnovat zbytečné administrativě. Díky řešení od společnosti Software602.

Bilfinger

Bilfinger

Projekt, který zrušil většinu „papírování“ s odchozí fakturací. Digitalizace rutinních činností z valné většiny odstranila z vystavování faktur papírové dokumenty a přinesla zrychlení procesů, snadnější práci zaměstnanců a menší chybovost. Provedená digitalizace se tak pozitivně projevila i v ekonomických výsledcích firmy.

cepro.jpg

Čepro

Přechod na elektronické faktury, digitální archiv a sofistikovaný systém kontrol ušetřily zaměstnancům společnosti i zákazníkům množství mechanické práce.

upc_logo.jpg

UPC

Zajištění klíčových schvalovacích procesů bylo vyřešeno zavedením digitalizovaných inteligentních formulářů. Pro UPC jsme vyvinuli a dodali systém pro správu a řízení jejich oběhu.

Více případových studií a referencí

Jaký je DokMistr v praxi?

Předvedení aplikace, informace o možnostech pronájmu nebo nákupu získáte od našeho specialisty na DokMistra.

Ondřej Málek

DokMistr specialista

Ondřej Málek +420 602 140 459 malek@602.cz