Založení datové schránky ve třech krocích: jednodušeji to už nejde!

Datová schránka
21. února 2020, 6 minut čtení

Jenom za loňský rok si v Česku zřídilo datovou schránku 36 tisíc fyzických osob. To je největší meziroční nárůst v historii. Proč mezi nimi nejste i vy?

Datová schránka je skvělý pomocník pro komunikaci s úřady, veřejnými institucemi i různými firmami. Šetří čas a tím pádem i peníze, protože vám umožňuje vyřizovat různé žádosti, potvrzení, doporučené zásilky a zprávy přes internet se stejnou právní relevancí, jako kdybyste došli na úřad osobně a prokázali se občanským průkazem nebo jiným dokladem totožnosti. Pravda, některé dokumenty z jejich povahy nelze posílat přes datovou schránku, ale u naprosté většiny agend to možné je a usnadňuje to práci. Datová schránka je zkrátka komunikačním prostředkem budoucnosti. Pokud si ji chcete založit, musíte podniknout jen tři základní kroky:

1. Prostudujte si, jaká jsou práva a povinnosti uživatele datové schránky

Je dobré vědět, do čeho jdete, abyste později nebyli překvapeni. Například byste měli počítat s tím, že pokud máte aktivovanou datovou schránku, musíte podávat daňové přiznání výhradně elektronicky. Pokud byste totiž došli s přiznáním k dani z příjmu na finanční úřad osobně, hrozil by vám kvůli tomu dokonce postih. Také byste měli vědět, že zprávy zaslané do vaší datové schránky, které tak odesílatel označí, se považují po 10 dnech za doručené a přečtené, i když si je ve skutečnosti neprohlédnete.. Proto je dobré po založení datové schránky zapnout notifikace a nechat si zasílat upozornění na nově příchozí datové zprávy e-mailem nebo sms zprávou.

2. Zajděte s občanským průkazem na nejbližší Czech POINT

Je to vlastně jediný krok, při kterém musíte někam osobně zajít. I když… Už letos bude možné datovou schránku založit i přes internet přímo na stránce datových schránek, ale podmínkou bude občanský průkaz s čipem a čtečka čipů. Pro většinu zájemců tak zůstane nejjednodušší možností, jak si založit datovou schránku, zajít osobně na Czech POINT, zde prokázat svou totožnost a o založení schránky zažádat. Zájemce to nic nestojí, datová schránka samotná je rovněž provozovaná zdarma. Platí se jen za nadstandardní služby – například za Poštovní datovou zprávu. Zatímco s úřady můžete komunikovat zdarma, soukromým subjektům můžete zasílat elektronickou obdobu doporučeného psaní za poplatek. Zpoplatněné jsou i sms notifikace o nově příchozích datových zprávách a zpoplatněná je i archivace datových zpráv (jinak se po 90 dnech automaticky samy mažou).

Zřízení datové schránky trvá několik minut a poté vám přijdou e-mailem nebo poštou přístupové údaje. Po prvním přihlášení si musíte změnit přístupové heslo, a to se poté mění automaticky vždy po 90 dnech, ale můžete tak učinit kdykoli předtím, když o to projevíte zájem. Nebo si vynucenou změnu hesla vypnout, ale to se z bezpečnostních důvodů nedoporučuje – datová zpráva je totiž na rozdíl od e-mailu považována za ověřenou komunikaci, jako kdybyste někdo podávali žádost a prokazovali se přitom občanským průkazem. Zneužití datové schránky, tak může mít dalekosáhlejší důsledky než zneužití e-mailu.

3. Nastavte si vhodné funkce datové schránky

Jako první si určitě aktivujte notifikace o příchozích datových zprávách. E-mailové jsou zdarma, sms zprávy jsou zpoplatněny třemi korunami za jednu zprávu. Dále si musíte ujasnit, jakým způsobem si budete archivovat důležité datové zprávy. Všechny doručené zprávy se totiž ze schránky po 90 dnech mažou. Pokud si ale zaplatíte tzv. Datový trezor, můžete si zprávy uložit na půl roku, případně na neomezenou dobu. Záleží na druhu a velikosti zakoupeného trezoru. Formou kreditu si lze předplatit i výše zmíněné poštovní datové zprávy, jejichž prostřednictvím můžete komunikovat s komerčními subjekty, například bankami, pojišťovnami nebo dodavateli energií.

Datovou schránku lze kdykoli i deaktivovat. To znamená znepřístupnit, nikoli zrušit (k tomu dojde pouze v případě úmrtí uživatele). Žádost o deaktivaci vyřizuje opět kterýkoli Czech POINT a datová schránka je znepřístupněna okamžitě. Do znepřístupněné schránky Vám již nebudou přicházet nové zprávy, ale ani Vy už nemůžete nic poslat. Staré zprávy si však můžete stále stahovat až do doby jejich vymazání.

Designed by Pressfoto / Freepik

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Výhody elektronického podepisování smluv

Výhody elektronického podepisování smluv

Stále váháte nad tím, zda ve firmě zavést elektronické podepisování smluv a dalších dokumentů? Možná vám pomůžeme s rozhodováním, když shrneme největší výhody bezpapírového řešení.

Jak správně elektronicky archivovat dokumenty

Jak správně elektronicky archivovat dokumenty

Víte, jak správně elektronicky archivovat dokumenty? Přechod na bezpapírový archiv je skvělá věc, ale i u „digitálních šanonů“ je třeba dodržovat zákon.

Digitální formuláře Sofa s propojením na Microsoft 365

Digitální formuláře Sofa s propojením na Microsoft 365

Používáte kancelářský software Microsoft 365 a uvažujete o zavedení interního oběhu dokumentů s jejich následnou archivací? S naší aplikací Sofa si Microsoft 365 báječně rozumí, takže dokumenty vytvářené ve Wordu nebo Excelu můžete odesílat rovnou z Office do oběhu ve firmě. Ale to není vše.

 eBook Paperless office zdarma

Jak přejít na skutečně bezpapírovou kancelář.

Jak se zbavit zbytečného papírování a efektivně využit čas. Na toto téma je eBook Paperless office. Najdete zde odpovědi nejen na to, jak chytře digitalizovat kancelář, ale mnohem více. Stačí jeden klik a máte vše u sebe. Jednoduše a digitálně. 

Odesláním formuláře souhlasíte se zpracováním osobních údajů