Z pera podnikatele: Máte sklep? A není náhodou plný účetních výkazů?

Digitalizace, Archivace
22. ledna 2021, 4 minuty čtení

Když přijdete ráno do práce, nečekáte, že se vás účetní zeptá, jestli bychom mohli začít archivovat účetní a mzdové doklady elektronicky. Za prvé, jeho věk se už pár let blíží důchodovému, zatímco vy jste o generaci mladší. A pak potřebujete nutně infuzi kávy, abyste vůbec pochopili, o čem ta debata bude.

Dobrá, kofein začal působit a já si vyslechl více. Argumenty jsou v zásadě velmi logické a neprůstřelné: všechny dokumenty máme elektronicky, faktury už nám v papírové podobě vůbec nechodí, totéž platí o všech ostatních dokumentech, vše se vytváří v účetním programu. A pokud by to nestačilo, šéfe, prostě nám dochází místo ve sklepě. Už to nebude kam dávat.

Cože?

No jo, vždyť tady jsou dokumenty hned pěti firem, přičemž té nejstarší je letos už 25 let. Moje první myšlenka tedy byla: no jasně, proboha, nic už netiskněme a konečně začněme archivovat elektronicky. A zároveň jsem si představil, že si koupím skartovačku a ve sklepě si užiju likvidaci zbytečných papírů.

Ale chyba lávky... účetní uzávěrku musíte archivovat 10 let, účetní doklady sice jen pět, ale pokud jste plátci DPH, musíte uchovávat všechny relevantní daňové doklady oněch 10 let. A aby to nebylo tak jednoduché, „mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodové pojištění po dobu min. 30 kalendářních roků“. Tak praví zákon č. 582/1991 Sb.

Takže pokud chcete ulevit svým sklepům, radši se zamyslete na elektronickou archivací dokumentů. Jinak vám hrozí totéž co nám. (Popravdě bych se opravdu rád podíval do sklepů velkých firem.)

A pokud se vaši účetní bojí, co tomu řeknou v budoucnu všemožné kontroly, pak bych vytáhnul Nařízení eIDAS, čl. 46, podle kterého nelze odmítnout elektronický dokument, pokud je vytvořen podle pravidel eIDAS (tedy nejen PDF, ale i Office, XML, obrázky atd.). Můj účetní se toho nebojí... a sklep máme fakt plný.

Background photo created by rawpixel.com - www.freepik.com

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Schvalujte smlouvy od poboček z regionů online

Schvalujte smlouvy od poboček z regionů online

Nikdo se dnes nechce zdržovat schvalováním návrhů papírových smluv uzavřených obchodními zástupci v terénu nebo v pobočce. Klienti nemají trpělivost čekat celé dny na vyřízení své žádosti. Tak proč to nezvládnout za několik minut?

Jste připraveni na další covidový home office?

Jste připraveni na další covidový home office?

Počty nakažených koronavirem opět stoupají a ačkoli vláda před volbami vylučuje další lockdown, je třeba se připravit na situaci, kdy se opět zavřou kanceláře a na řadu přijde práce z domova.

Rozšíření e-commerce v B2B je jen otázkou času

Rozšíření e-commerce v B2B je jen otázkou času

Martin Plevka řídí divizi Business Unit II, která se nedávno rozšířila, takže má na starosti klienty hned od prvního kontaktu až po předání práce a následnou technickou podporu. Logicky nás zajímalo, jaký má vztah k obchodu. A z jeho odpovědí pochopíte, že ho má doslova v krvi. A jak se společenský člověk dívá na dopady pandemie? Nejen o tom je náš rozhovor.

 eBook Paperless office zdarma

Jak přejít na skutečně bezpapírovou kancelář.

Jak se zbavit zbytečného papírování a efektivně využit čas. Na toto téma je eBook Paperless office. Najdete zde odpovědi nejen na to, jak chytře digitalizovat kancelář, ale mnohem více. Stačí jeden klik a máte vše u sebe. Jednoduše a digitálně.