Z pera podnikatele: Máte sklep? A není náhodou plný účetních výkazů?

Digitalizace, Archivace
22. ledna 2021, 3 minuty čtení

Když přijdete ráno do práce, nečekáte, že se vás účetní zeptá, jestli bychom mohli začít archivovat účetní a mzdové doklady elektronicky. Za prvé, jeho věk se už pár let blíží důchodovému, zatímco vy jste o generaci mladší. A pak potřebujete nutně infuzi kávy, abyste vůbec pochopili, o čem ta debata bude.

Dobrá, kofein začal působit a já si vyslechl více. Argumenty jsou v zásadě velmi logické a neprůstřelné: všechny dokumenty máme elektronicky, faktury už nám v papírové podobě vůbec nechodí, totéž platí o všech ostatních dokumentech, vše se vytváří v účetním programu. A pokud by to nestačilo, šéfe, prostě nám dochází místo ve sklepě. Už to nebude kam dávat.

Cože?

No jo, vždyť tady jsou dokumenty hned pěti firem, přičemž té nejstarší je letos už 25 let. Moje první myšlenka tedy byla: no jasně, proboha, nic už netiskněme a konečně začněme archivovat elektronicky. A zároveň jsem si představil, že si koupím skartovačku a ve sklepě si užiju likvidaci zbytečných papírů.

Ale chyba lávky... účetní uzávěrku musíte archivovat 10 let, účetní doklady sice jen pět, ale pokud jste plátci DPH, musíte uchovávat všechny relevantní daňové doklady oněch 10 let. A aby to nebylo tak jednoduché, „mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodové pojištění po dobu min. 30 kalendářních roků“. Tak praví zákon č. 582/1991 Sb.

Takže pokud chcete ulevit svým sklepům, radši se zamyslete na elektronickou archivací dokumentů. Jinak vám hrozí totéž co nám. (Popravdě bych se opravdu rád podíval do sklepů velkých firem.)

A pokud se vaši účetní bojí, co tomu řeknou v budoucnu všemožné kontroly, pak bych vytáhnul Nařízení eIDAS, čl. 46, podle kterého nelze odmítnout elektronický dokument, pokud je vytvořen podle pravidel eIDAS (tedy nejen PDF, ale i Office, XML, obrázky atd.). Můj účetní se toho nebojí... a sklep máme fakt plný.

Background photo created by rawpixel.com - www.freepik.com

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Výhody elektronického podepisování smluv

Výhody elektronického podepisování smluv

Stále váháte nad tím, zda ve firmě zavést elektronické podepisování smluv a dalších dokumentů? Možná vám pomůžeme s rozhodováním, když shrneme největší výhody bezpapírového řešení.

Jak správně elektronicky archivovat dokumenty

Jak správně elektronicky archivovat dokumenty

Víte, jak správně elektronicky archivovat dokumenty? Přechod na bezpapírový archiv je skvělá věc, ale i u „digitálních šanonů“ je třeba dodržovat zákon.

Digitální formuláře Sofa s propojením na Microsoft 365

Digitální formuláře Sofa s propojením na Microsoft 365

Používáte kancelářský software Microsoft 365 a uvažujete o zavedení interního oběhu dokumentů s jejich následnou archivací? S naší aplikací Sofa si Microsoft 365 báječně rozumí, takže dokumenty vytvářené ve Wordu nebo Excelu můžete odesílat rovnou z Office do oběhu ve firmě. Ale to není vše.

 eBook Paperless office zdarma

Jak přejít na skutečně bezpapírovou kancelář.

Jak se zbavit zbytečného papírování a efektivně využit čas. Na toto téma je eBook Paperless office. Najdete zde odpovědi nejen na to, jak chytře digitalizovat kancelář, ale mnohem více. Stačí jeden klik a máte vše u sebe. Jednoduše a digitálně. 

Odesláním formuláře souhlasíte se zpracováním osobních údajů