Z pera podnikatele: Máte sklep? A není náhodou plný účetních výkazů?

Digitalizace, Archivace
3 minuty čtení

Když přijdete ráno do práce, nečekáte, že se vás účetní zeptá, jestli bychom mohli začít archivovat účetní a mzdové doklady elektronicky. Za prvé, jeho věk se už pár let blíží důchodovému, zatímco vy jste o generaci mladší. A pak potřebujete nutně infuzi kávy, abyste vůbec pochopili, o čem ta debata bude.

Dobrá, kofein začal působit a já si vyslechl více. Argumenty jsou v zásadě velmi logické a neprůstřelné: všechny dokumenty máme elektronicky, faktury už nám v papírové podobě vůbec nechodí, totéž platí o všech ostatních dokumentech, vše se vytváří v účetním programu. A pokud by to nestačilo, šéfe, prostě nám dochází místo ve sklepě. Už to nebude kam dávat.

Cože?

No jo, vždyť tady jsou dokumenty hned pěti firem, přičemž té nejstarší je letos už 25 let. Moje první myšlenka tedy byla: no jasně, proboha, nic už netiskněme a konečně začněme archivovat elektronicky. A zároveň jsem si představil, že si koupím skartovačku a ve sklepě si užiju likvidaci zbytečných papírů.

Ale chyba lávky... účetní uzávěrku musíte archivovat 10 let, účetní doklady sice jen pět, ale pokud jste plátci DPH, musíte uchovávat všechny relevantní daňové doklady oněch 10 let. A aby to nebylo tak jednoduché, „mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodové pojištění po dobu min. 30 kalendářních roků“. Tak praví zákon č. 582/1991 Sb.

Takže pokud chcete ulevit svým sklepům, radši se zamyslete na elektronickou archivací dokumentů. Jinak vám hrozí totéž co nám. (Popravdě bych se opravdu rád podíval do sklepů velkých firem.)

A pokud se vaši účetní bojí, co tomu řeknou v budoucnu všemožné kontroly, pak bych vytáhnul Nařízení eIDAS, čl. 46, podle kterého nelze odmítnout elektronický dokument, pokud je vytvořen podle pravidel eIDAS (tedy nejen PDF, ale i Office, XML, obrázky atd.). Můj účetní se toho nebojí... a sklep máme fakt plný.

Background photo created by rawpixel.com - www.freepik.com

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Do kanceláře nechodím, mám ji v cloudu

Do kanceláře nechodím, mám ji v cloudu

Věděli jste, že naprostým vrcholem digitalizace oběhu dokumentů takřka v polovině českých firem je e-mail? Klasickou elektronickou poštou si potřebné dokumenty posílá téměř 44 procent zaměstnanců a manažerů. Na tom by ještě nebylo nic divného, e-mail používá každodenně v podstatě každý. Problém nastává ve chvíli, kdy prosté zaslání dokumentu coby přílohy e-mailové zprávy nestačí. Tedy když je třeba dokument upravovat, tyto úpravy si nechat schvalovat, finální verzi podepsat, zaslat například někam na úřad a poté archivovat. K tomu už obyčejný e-mail nestačí.

Displej umí oproti papíru podstatně víc

Displej umí oproti papíru podstatně víc

Software602 postupně mění způsob, jak lidé pracují s dokumenty. A k tomu mění i svou firemní identitu. Nejen na to jsme se zeptali Ladislava Zdobinského, který má všechny změny z pozice ředitele marketingu Software602 na starosti.

Elektronické uzavírání smluv

Elektronické uzavírání smluv

Ve značné části společnosti stále přetrvává představa, že smlouva je kusem papíru, na jehož konec obě strany napíšou do připraveného políčka datum a hezky se vlastnoručně podepíšou. Zejména v obchodních vztazích se ale tato poněkud zastaralá představa začíná měnit a události posledního roku tento proces ještě uspíšily. Uzavírání smluv se mnohem častěji děje na dálku a s tím přicházejí nové otázky, například kdy byl skutečný okamžik uzavření smlouvy a jakou může mít taková smlouva formu. A jak do toho vstupuje všudypřítomná digitalizace.

Přihlaste se k odběru newsletteru a buďte stále v obraze