Z pera podnikatele: bez papíru na papíru

eGovernment, Archivace
3 minuty čtení

K čemu je bezpapírová kancelář, když v ní pracují zaměstnanci, kteří si elektronické dokumenty nebo i poštu tisknou a archivují ve fyzické podobě?

“Tady v té bedýnce máme necelou dvoustovku žádostí, které byly doručeny poštou nebo do datové schránky,” uvedla v reportáži České televize o voličských průkazech vedoucí odboru vnitřních věcí na radnici Prahy 6.

Pokud bychom chtěli jednoduše popsat stav tuzemské digitalizace, asi bychom na to nenašli lepší příklad. Můžeme si o průkaz zažádat elektronicky, ale úřednici tu naší žádost vytisknou a následně nám průkaz vystaví. Samozřejmě výhradě ve své obvyklé podobě – tedy papírové.

To není chyba úředníků. A vlastně to není ani chyba systému. Prostě a jednoduše, zatímco například v Estonsku lze elektronicky už i hlasovat, Českou republiku asi teprve čeká samotný boj o základní ideu: papír sám o sobě není žádná hodnota.

Naštěstí ve své firmě už papírem šetřit můžu. Výrazně jsme se posunuli až díky jedné příhodě. Stalo se to před cirka 8 lety. Odcházela jedna kolegyně a jak bylo jejím zvykem, rozhodla se mi sdělit, co jako majitel dělám špatně a mateřsky, byť byla o deset let mladší, mi poradit, abychom nezkrachovali.

Aby mi ukázala, že má všechno podloženo dlouhodobou poctivou prací, postavila mi na stůl tři šanony. „Tady to všechno je, spousta důležitých materiálů, ale taky kontaktů, korespondence a práce pro klienty,“ řekla vítězoslavně a odkráčela. Jo, tušíte správně, vedle několika bezcenných dokumentů jsem tam našel několik set vytištěných e-mailů.

Od té doby se nikomu kvůli digitalizaci nesměju, ani úřadům.

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Do kanceláře nechodím, mám ji v cloudu

Do kanceláře nechodím, mám ji v cloudu

Věděli jste, že naprostým vrcholem digitalizace oběhu dokumentů takřka v polovině českých firem je e-mail? Klasickou elektronickou poštou si potřebné dokumenty posílá téměř 44 procent zaměstnanců a manažerů. Na tom by ještě nebylo nic divného, e-mail používá každodenně v podstatě každý. Problém nastává ve chvíli, kdy prosté zaslání dokumentu coby přílohy e-mailové zprávy nestačí. Tedy když je třeba dokument upravovat, tyto úpravy si nechat schvalovat, finální verzi podepsat, zaslat například někam na úřad a poté archivovat. K tomu už obyčejný e-mail nestačí.

Displej umí oproti papíru podstatně víc

Displej umí oproti papíru podstatně víc

Software602 postupně mění způsob, jak lidé pracují s dokumenty. A k tomu mění i svou firemní identitu. Nejen na to jsme se zeptali Ladislava Zdobinského, který má všechny změny z pozice ředitele marketingu Software602 na starosti.

Elektronické uzavírání smluv

Elektronické uzavírání smluv

Ve značné části společnosti stále přetrvává představa, že smlouva je kusem papíru, na jehož konec obě strany napíšou do připraveného políčka datum a hezky se vlastnoručně podepíšou. Zejména v obchodních vztazích se ale tato poněkud zastaralá představa začíná měnit a události posledního roku tento proces ještě uspíšily. Uzavírání smluv se mnohem častěji děje na dálku a s tím přicházejí nové otázky, například kdy byl skutečný okamžik uzavření smlouvy a jakou může mít taková smlouva formu. A jak do toho vstupuje všudypřítomná digitalizace.

Přihlaste se k odběru newsletteru a buďte stále v obraze