Umí vaše šanony fulltextově vyhledávat v dokumentech?

Digitalizace, Home Office
5 minut čtení

Potřebujete najít nějaký dokument ve vašem firemním nebo úředním archivu? Pokud vás čeká cesta mezi hory zaprášených šanonů, držíme vám palce. My ostatní už vyhledáváme online přes fulltext.

Archivace firemních a úředních dokumentů je v době postupné digitalizace všech procesů asi největší výzvou pro jakoukoli kancelář nebo úřad. Není to ani tak o složitosti bezpapírového řešení, jako spíše o mentálním nastavení zaměstnanců. Zvyk je železná košile a papírové archivy existují desítky let, prakticky po celou dobu existence dané firmy nebo úřadu. Je to tak zajetá praxe, že se už nikdo nepozastavuje nad tím, zda by archivace nešla řešit jinak než místnostmi plnými zaprášených šanonů. I když možná… Možná to napadne toho nešťastlivce, který se vydá do archivu něco hledat. Osobně.

Papírový archiv je fajn. Pokud tedy sedíte v kanceláři

Ano, archiv bývá většinou systematicky uspořádaný a najít potřebný šanon asi nezabere tolik času. V optimálním případě to je tedy jenom o cestě do archivu a vyjmutí daného šanonu, prolistování několika dokumenty a vyjmutí potřebných papírů. Ale jak to uděláte v době, kdy jsou prakticky všichni kvůli pandemii koronaviru na home office? Nebo když jste na služební cestě stovky kilometrů od firmy či úřadu? Na nemocenské? Možná zavoláte kolegům. Možná budete mít štěstí a někdo v kanceláři bude, aby vám do archivu zašel. A možná vám daný dokument naskenuje a pošle e-mailem. Proč si ale tuhle složitou cestu neodpustit?

Archiv by měl být živoucím organismem, do kterého by měl mít každý pověřený zaměstnanec přístup. Kontrolovaný přístup. Elektronicky a v případě potřeby i na dálku. Víte, co je největším benefitem takového dálkového přístupu do zdigitalizovaného archivu? Nemusíte znát šanon, ve kterém se nachází váš dokument. Ani elektronickou složku. Můžete si ho najít podle klíčového slova přes fulltextové vyhledávání. Umí tohle váš papírový archiv? Těžko. Ale to je jen jedna z mnoha výhod zdigitalizovaného archivu. Kvalitní paperless archivace nabízí i funkce eIDAS, tedy nařízení Evropské unie č. 910/2014 o elektronické identifikaci a důvěryhodných službách pro elektronické transakce na vnitřním evropském trhu.

Proč digitalizovat? Třeba kvůli zachování čitelnosti

Dokumentové funkce eIDAS firmě zajistí legislativní jistotu dlouhodobé ověřitelnosti a čitelnosti pro archivované dokumenty nejen v Česku, ale i ve všech členských zemích EU. Ušetříte tím čas a dokumenty máte na jednom místě: přehledně, dohledatelně, digitálně. Naše archivační platforma dokumenty správně eviduje podle vašich zvyklostí, správně vyhledá podle uživatelských oprávnění, a to včetně fulltextu a také poskytne nástroje pro vytváření digitálního obsahu pro vaše stávající systémy. Dokumenty na jednom místě, pod jednou správou a s garancí dlouhodobého uchování.

Nemusíte si dělat hlavu ani se zákonem o archivnictví a spisové službě a zákonem stanovenými termíny skartací – to vše naše archivační platforma umí. Každý dokument je při vstupu do archivu ověřen a následně dlouhodobě uchován pomocí našich certifikovaných služeb vytvářejících důvěru. Součástí archivu jsou nástroje a služby pro převod do dlouhodobě čitelného formátu, umístění kvalifikované pečeti i podpisu a časového razítka. Automaticky lze archivovat i zprávy z předdefinovaných e-amilových účtů a datové zprávy, které přijdou do vaší datové schránky. Nemusíte si tak platit speciální datový trezor.

To nejlepší na závěr: integrace tohoto řešení do interních firemních systémů je naprosto jednoduché přes integrační rozhraní formou webových služeb pro aktivní vkládání obsahu, jeho aktualizaci i poskytování integrovaným systémům. Dokumenty spravované archivem jsou nezávisle ověřitelné i mimo archiv a poskytují tak záruku nezávislosti našeho řešení a nezávislosti i na nás jako dodavateli. Nemůže se tak stát, že o nějaký dokument přijdete. A teď si vedle postavte vaši archivační místnost s regály plnými šanonů. Není čas na změnu?

Background photo created by rawpixel.com - www.freepik.com

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Bude rekordní rok datových schránek? Letos se přes ně rozeslalo již 100 milionů zpráv!

Bude rekordní rok datových schránek? Letos se přes ně rozeslalo již 100 milionů zpráv!

Celoroční statistika bude ještě vyšší, přitom dosavadní rekord z roku 2017 představoval 102 milionů rozeslaných datových zpráv.

Zákaz vycházení? Zůstaňte doma a pracujte vzdáleně s těmi nejlepšími nástroji

Zákaz vycházení? Zůstaňte doma a pracujte vzdáleně s těmi nejlepšími nástroji

Komunikovat s úřady, ale i se soukromými firmami, můžete zdarma prostřednictvím datové schránky, potřebné dokumenty podepíšete elektronicky a v případě potřeby si je upravíte nebo anonymizujete citlivá data rovnou v počítači.

Z pera podnikatele… Hledejte jehlu v pandemické kupce Covid-19

Z pera podnikatele… Hledejte jehlu v pandemické kupce Covid-19

Hledat pozitiva pandemie, je jako hledat jehlu v kupce sena. Ale nakonec najdete i tu jehlu, tak pojďme s chutí do toho...

Přihlaste se k odběru newsletteru
a buďte stále v obraze