Umí vaše šanony fulltextově vyhledávat v dokumentech?

Digitalizace, Home Office
5 minut čtení

Potřebujete najít nějaký dokument ve vašem firemním nebo úředním archivu? Pokud vás čeká cesta mezi hory zaprášených šanonů, držíme vám palce. My ostatní už vyhledáváme online přes fulltext.

Archivace firemních a úředních dokumentů je v době postupné digitalizace všech procesů asi největší výzvou pro jakoukoli kancelář nebo úřad. Není to ani tak o složitosti bezpapírového řešení, jako spíše o mentálním nastavení zaměstnanců. Zvyk je železná košile a papírové archivy existují desítky let, prakticky po celou dobu existence dané firmy nebo úřadu. Je to tak zajetá praxe, že se už nikdo nepozastavuje nad tím, zda by archivace nešla řešit jinak než místnostmi plnými zaprášených šanonů. I když možná… Možná to napadne toho nešťastlivce, který se vydá do archivu něco hledat. Osobně.

Papírový archiv je fajn. Pokud tedy sedíte v kanceláři

Ano, archiv bývá většinou systematicky uspořádaný a najít potřebný šanon asi nezabere tolik času. V optimálním případě to je tedy jenom o cestě do archivu a vyjmutí daného šanonu, prolistování několika dokumenty a vyjmutí potřebných papírů. Ale jak to uděláte v době, kdy jsou prakticky všichni kvůli pandemii koronaviru na home office? Nebo když jste na služební cestě stovky kilometrů od firmy či úřadu? Na nemocenské? Možná zavoláte kolegům. Možná budete mít štěstí a někdo v kanceláři bude, aby vám do archivu zašel. A možná vám daný dokument naskenuje a pošle e-mailem. Proč si ale tuhle složitou cestu neodpustit?

Archiv by měl být živoucím organismem, do kterého by měl mít každý pověřený zaměstnanec přístup. Kontrolovaný přístup. Elektronicky a v případě potřeby i na dálku. Víte, co je největším benefitem takového dálkového přístupu do zdigitalizovaného archivu? Nemusíte znát šanon, ve kterém se nachází váš dokument. Ani elektronickou složku. Můžete si ho najít podle klíčového slova přes fulltextové vyhledávání. Umí tohle váš papírový archiv? Těžko. Ale to je jen jedna z mnoha výhod zdigitalizovaného archivu. Kvalitní paperless archivace nabízí i funkce eIDAS, tedy nařízení Evropské unie č. 910/2014 o elektronické identifikaci a důvěryhodných službách pro elektronické transakce na vnitřním evropském trhu.

Proč digitalizovat? Třeba kvůli zachování čitelnosti

Dokumentové funkce eIDAS firmě zajistí legislativní jistotu dlouhodobé ověřitelnosti a čitelnosti pro archivované dokumenty nejen v Česku, ale i ve všech členských zemích EU. Ušetříte tím čas a dokumenty máte na jednom místě: přehledně, dohledatelně, digitálně. Naše archivační platforma dokumenty správně eviduje podle vašich zvyklostí, správně vyhledá podle uživatelských oprávnění, a to včetně fulltextu a také poskytne nástroje pro vytváření digitálního obsahu pro vaše stávající systémy. Dokumenty na jednom místě, pod jednou správou a s garancí dlouhodobého uchování.

Nemusíte si dělat hlavu ani se zákonem o archivnictví a spisové službě a zákonem stanovenými termíny skartací – to vše naše archivační platforma umí. Každý dokument je při vstupu do archivu ověřen a následně dlouhodobě uchován pomocí našich certifikovaných služeb vytvářejících důvěru. Součástí archivu jsou nástroje a služby pro převod do dlouhodobě čitelného formátu, umístění kvalifikované pečeti i podpisu a časového razítka. Automaticky lze archivovat i zprávy z předdefinovaných e-amilových účtů a datové zprávy, které přijdou do vaší datové schránky. Nemusíte si tak platit speciální datový trezor.

To nejlepší na závěr: integrace tohoto řešení do interních firemních systémů je naprosto jednoduché přes integrační rozhraní formou webových služeb pro aktivní vkládání obsahu, jeho aktualizaci i poskytování integrovaným systémům. Dokumenty spravované archivem jsou nezávisle ověřitelné i mimo archiv a poskytují tak záruku nezávislosti našeho řešení a nezávislosti i na nás jako dodavateli. Nemůže se tak stát, že o nějaký dokument přijdete. A teď si vedle postavte vaši archivační místnost s regály plnými šanonů. Není čas na změnu?

Background photo created by rawpixel.com - www.freepik.com

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Do kanceláře nechodím, mám ji v cloudu

Do kanceláře nechodím, mám ji v cloudu

Věděli jste, že naprostým vrcholem digitalizace oběhu dokumentů takřka v polovině českých firem je e-mail? Klasickou elektronickou poštou si potřebné dokumenty posílá téměř 44 procent zaměstnanců a manažerů. Na tom by ještě nebylo nic divného, e-mail používá každodenně v podstatě každý. Problém nastává ve chvíli, kdy prosté zaslání dokumentu coby přílohy e-mailové zprávy nestačí. Tedy když je třeba dokument upravovat, tyto úpravy si nechat schvalovat, finální verzi podepsat, zaslat například někam na úřad a poté archivovat. K tomu už obyčejný e-mail nestačí.

Displej umí oproti papíru podstatně víc

Displej umí oproti papíru podstatně víc

Software602 postupně mění způsob, jak lidé pracují s dokumenty. A k tomu mění i svou firemní identitu. Nejen na to jsme se zeptali Ladislava Zdobinského, který má všechny změny z pozice ředitele marketingu Software602 na starosti.

Elektronické uzavírání smluv

Elektronické uzavírání smluv

Ve značné části společnosti stále přetrvává představa, že smlouva je kusem papíru, na jehož konec obě strany napíšou do připraveného políčka datum a hezky se vlastnoručně podepíšou. Zejména v obchodních vztazích se ale tato poněkud zastaralá představa začíná měnit a události posledního roku tento proces ještě uspíšily. Uzavírání smluv se mnohem častěji děje na dálku a s tím přicházejí nové otázky, například kdy byl skutečný okamžik uzavření smlouvy a jakou může mít taková smlouva formu. A jak do toho vstupuje všudypřítomná digitalizace.

Přihlaste se k odběru newsletteru a buďte stále v obraze