Radíme se přes Skype, ale smlouvy podepisujeme propiskou v kanceláři

Digitalizace, Podepisování, Archivace
6 minut čtení

Zjišťovali jsme, jak se pandemie koronaviru podepsala na interních procesech v českých firmách. Z průzkumu mezi 550 specialisty na IT vyplynulo, že jen třetina společností využívá během home office elektronické podepisování.

Ani několikaměsíční stav nouze a vládní opatření proti šíření koronaviru nepřiměly většinu českých firem přejít na elektronické podepisování smluv a dalších dokumentů. Ačkoli řada z nich praktikuje hromadný home office a většinu agendy zvládá řešit vzdáleně, 53 % jich nadále podepisuje smlouvy fyzicky v kanceláři. Vyplývá to z průzkumu, který jsme realizovali prostřednictvím agentury Instant Research ve dnech 20. až 22. ledna 2021 a zúčastnilo se ho 550 respondentů, kteří ve firmách rozhodují o IT zakázkách nebo mají při rozhodování o nich alespoň poradní hlas.

Běžné dokumenty e-mailem, smlouvy ale osobně

Elektronické podepisování smluv využívá 35 % firem, každá dvacátá si pak nechává smlouvy zasílat kurýrem a podepisuje je ručně mimo kancelář. V jednotlivých krajích se situace mírně liší, ale pouze v Jihomoravském kraji je častějším způsobem elektronické podepisování smluv než fyzické v kanceláři. Dokumenty si zaměstnanci nejčastěji zasílají e-mailem, v průzkumu to uvedli čtyři z deseti respondentů. Druhým nejčastějším způsobem předávání dokumentů je osobní vyzvednutí v kanceláři (uvádí ho 23 % respondentů).

Z online platforem využívaných k hromadným videokonferenčním hovorům české firmy nejčastěji řeší porady přes Skype (36 %) a Microsoft Teams (24 %). Více než polovina firem tak spoléhá na řešení od společnosti Microsoft, která tyto dvě platformy provozuje. Každá desátá společnost používá Google Meet, 6 % spoléhá na Zoom a necelé procento na Webex. Žebříček ale neplatí pro všechny kraje. V Praze, Královéhradeckém a Libereckém kraji a na Vysočině je nejvyužívanější komunikační platformou Microsoft Teams.

Při komunikaci s úřady české firmy nejčastěji sahají po datových schránkách (29 %). V loňském roce se jejich prostřednictvím v České republice rozeslalo rekordních 112 milionů datových zpráv, vůbec nejvíc v historii Informačního systému datových schránek (ISDS). Čtvrtina firem (25 %) upřednostňovala telefonickou komunikaci s úřady a 28 % využívalo e-maily. Pouze každá desátá firma (11 %) vysílala své zástupce na úřady osobně. Klasickou poštu formou doporučených dopisů pak nevyužila ani tři procenta firem.

Největší výzvou je komunikace s úřady

Za vůbec nejkomplikovanější během home office považují IT manažeři českých firem komunikaci s úřady. Uvedla to více než pětina z nich. Shodně pro 18 % respondentů pak považuje za největší problém během pandemie komunikaci s kolegy z firmy a podepisování dokumentů. Takřka každá šestá firma (15 %) považuje za největší výzvu současnosti interní oběh firemních dokumentů a pro 8 % respondentů je zásadním problémem zajištění archivace dokumentů.

Přes všechny pozitivní dopady pandemie na urychlenou digitalizaci firem se tak ukazuje, že na některých záležitostech je třeba ještě zapracovat. Elektronické podepisování dokumentů je jedním ze základních předpokladů bezproblémového fungování společností v době pandemických opatření. Totéž se dá říct o elektronickém oběhu dokumentů a jejich archivaci. Pokud se má home office vyrovnat práci v kanceláři, je třeba všem zaměstnancům zajistit přístup k potřebným dokumentům a vyřešit schvalovací procesy a podepisování tak, že nebude vůbec záležet na tom, kde se dotyčný nachází.

Co s tím? Zkuste některý z nástrojů Paperless Office!

  • Používáte datovou schránku a hledáte nástroj pro elektronické podpisy? Zjednodušte si elektronické podepisování a zasílání smluv i PDF dokumentů s aplikací Signer. Pro živnostníky a školy, vzhledem k dopadům pandemie, nabízíme tuto aplikaci od dubna minulého roku zcela zdarma.
  • Hledáte aplikaci na oběh dokumentů s workflow pro schvalování smluv s elektronickým podpisem, aniž byste museli utrácet za tokeny nebo jiná zařízení k uchování certifikátů pro elektronický podpis? Potřebujete vyřešit schvalování žádostí o dovolenou, o proplacení faktury nebo drobných nákladů v agendovém workflow ve firmě během hromadného home office? Digitalizujte s cloudovou aplikací Sofa.
  • Potřebujete se rychle dostat k archivním dokumentům na home office? Ať už jde o smlouvy, spisy, datové zprávy nebo e-maily z vybraných poštovních účtů, s jejich dlouhodobou archivací vám pomůže DocsMaster. Oceníte ho jak v kanceláři, tak při práci z domova nebo odkudkoli, kde se zrovna nacházíte.

Background photo created by rawpixel.com - www.freepik.com

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Máte svou firemní datovou schránku pod kontrolou?

Máte svou firemní datovou schránku pod kontrolou?

Kdo se stará o uchování důležitých datových zpráv? Stahujete si je ad hoc do počítače, nebo používáte promyšlenější systém? I archivace datových zpráv se dá řešit chytře.

Evidence a správa dokumentů nemusí být noční můrou vaší firmy

Evidence a správa dokumentů nemusí být noční můrou vaší firmy

Hromadí se vám v počítačích, e-mailových účtech, datových schránkách a na všemožných discích různé smlouvy, objednávky, faktury nebo dopisy? Možná je nejvyšší čas sjednotit evidenci a správu dokumentů tak, aby k nim měli přístup všichni – a vzdáleně.

Zapomeňte na tokeny, elektronicky můžete podepisovat i bez nich

Zapomeňte na tokeny, elektronicky můžete podepisovat i bez nich

Proč se některé firmy stále zdráhají používat kvalifikované elektronické podpisy? Protože nechtějí investovat značné prostředky do pořizování kvalifikovaných prostředků k uchovávání certifikátů elektronického podpisu. Protože se nechtějí o tento prostředek starat, mít ho neustále u sebe, když potřebují něco podepsat, a mít u sebe také zařízení, ke kterému je možné tento prostředek připojit. A co si takový prostředek pronajmout? Nebýt závislý na něm ani na zařízení a operačním systému?

Přihlaste se k odběru newsletteru
a buďte stále v obraze