Radíme se přes Skype, ale smlouvy podepisujeme propiskou v kanceláři

Digitalizace, Podepisování, Archivace
7 minut čtení

Zjišťovali jsme, jak se pandemie koronaviru podepsala na interních procesech v českých firmách. Z průzkumu mezi 550 specialisty na IT vyplynulo, že jen třetina společností využívá během home office elektronické podepisování.

Ani několikaměsíční stav nouze a vládní opatření proti šíření koronaviru nepřiměly většinu českých firem přejít na elektronické podepisování smluv a dalších dokumentů. Ačkoli řada z nich praktikuje hromadný home office a většinu agendy zvládá řešit vzdáleně, 53 % jich nadále podepisuje smlouvy fyzicky v kanceláři. Vyplývá to z průzkumu, který jsme realizovali prostřednictvím agentury Instant Research ve dnech 20. až 22. ledna 2021 a zúčastnilo se ho 550 respondentů, kteří ve firmách rozhodují o IT zakázkách nebo mají při rozhodování o nich alespoň poradní hlas.

Běžné dokumenty e-mailem, smlouvy ale osobně

Elektronické podepisování smluv využívá 35 % firem, každá dvacátá si pak nechává smlouvy zasílat kurýrem a podepisuje je ručně mimo kancelář. V jednotlivých krajích se situace mírně liší, ale pouze v Jihomoravském kraji je častějším způsobem elektronické podepisování smluv než fyzické v kanceláři. Dokumenty si zaměstnanci nejčastěji zasílají e-mailem, v průzkumu to uvedli čtyři z deseti respondentů. Druhým nejčastějším způsobem předávání dokumentů je osobní vyzvednutí v kanceláři (uvádí ho 23 % respondentů).

Z online platforem využívaných k hromadným videokonferenčním hovorům české firmy nejčastěji řeší porady přes Skype (36 %) a Microsoft Teams (24 %). Více než polovina firem tak spoléhá na řešení od společnosti Microsoft, která tyto dvě platformy provozuje. Každá desátá společnost používá Google Meet, 6 % spoléhá na Zoom a necelé procento na Webex. Žebříček ale neplatí pro všechny kraje. V Praze, Královéhradeckém a Libereckém kraji a na Vysočině je nejvyužívanější komunikační platformou Microsoft Teams.

Při komunikaci s úřady české firmy nejčastěji sahají po datových schránkách (29 %). V loňském roce se jejich prostřednictvím v České republice rozeslalo rekordních 112 milionů datových zpráv, vůbec nejvíc v historii Informačního systému datových schránek (ISDS). Čtvrtina firem (25 %) upřednostňovala telefonickou komunikaci s úřady a 28 % využívalo e-maily. Pouze každá desátá firma (11 %) vysílala své zástupce na úřady osobně. Klasickou poštu formou doporučených dopisů pak nevyužila ani tři procenta firem.

Největší výzvou je komunikace s úřady

Za vůbec nejkomplikovanější během home office považují IT manažeři českých firem komunikaci s úřady. Uvedla to více než pětina z nich. Shodně pro 18 % respondentů pak považuje za největší problém během pandemie komunikaci s kolegy z firmy a podepisování dokumentů. Takřka každá šestá firma (15 %) považuje za největší výzvu současnosti interní oběh firemních dokumentů a pro 8 % respondentů je zásadním problémem zajištění archivace dokumentů.

Přes všechny pozitivní dopady pandemie na urychlenou digitalizaci firem se tak ukazuje, že na některých záležitostech je třeba ještě zapracovat. Elektronické podepisování dokumentů je jedním ze základních předpokladů bezproblémového fungování společností v době pandemických opatření. Totéž se dá říct o elektronickém oběhu dokumentů a jejich archivaci. Pokud se má home office vyrovnat práci v kanceláři, je třeba všem zaměstnancům zajistit přístup k potřebným dokumentům a vyřešit schvalovací procesy a podepisování tak, že nebude vůbec záležet na tom, kde se dotyčný nachází.

Co s tím? Zkuste některý z nástrojů Paperless Office!

  • Používáte datovou schránku a hledáte nástroj pro elektronické podpisy? Zjednodušte si elektronické podepisování a zasílání smluv i PDF dokumentů s aplikací Signer. Pro živnostníky a školy, vzhledem k dopadům pandemie, nabízíme tuto aplikaci od dubna minulého roku zcela zdarma.
  • Hledáte aplikaci na oběh dokumentů s workflow pro schvalování smluv s elektronickým podpisem, aniž byste museli utrácet za tokeny nebo jiná zařízení k uchování certifikátů pro elektronický podpis? Potřebujete vyřešit schvalování žádostí o dovolenou, o proplacení faktury nebo drobných nákladů v agendovém workflow ve firmě během hromadného home office? Digitalizujte s cloudovou aplikací Sofa.
  • Potřebujete se rychle dostat k archivním dokumentům na home office? Ať už jde o smlouvy, spisy, datové zprávy nebo e-maily z vybraných poštovních účtů, s jejich dlouhodobou archivací vám pomůže DocsMaster. Oceníte ho jak v kanceláři, tak při práci z domova nebo odkudkoli, kde se zrovna nacházíte.

Background photo created by rawpixel.com - www.freepik.com

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Kdo to proboha schválil?!

Kdo to proboha schválil?!

Znáte to. Šéf se vrátí z dovolené nebo ze služební cesty a s hrůzou zjišťuje, že kdosi schválil objednávku, u které si on sám kladl otázku, zda se firmě vůbec vyplatí. A podřízení raději mlží a přehazují si problém jako horký brambor, takže se nelze ničeho dopátrat.

Důležitý kontrakt podepíšete i z pláže

Důležitý kontrakt podepíšete i z pláže

Prázdniny nepřejí pružnému vyřizování firemních záležitostí. Prakticky vždy je někdo na dovolené a jako na potvoru to je v tu nejméně vhodnou dobu většinou kolega s podpisovým právem a rozhodujícími pravomocemi.

Zrychlete účetnictví, ať nepřicházíte o zakázky

Zrychlete účetnictví, ať nepřicházíte o zakázky

Času je málo, v byznysu ještě míň. Jak se všechno díky chytrým technologiím neustále zrychluje, jde o jedno z nejcennějších aktiv. Kdo dokáže reagovat rychle a pružně, je úspěšný. A to platí i o tak triviálních záležitostech, jako je zpracování zakázek a faktur.

 eBook Paperless office zdarma

Jak přejít na skutečně bezpapírovou kancelář.

Jak se zbavit zbytečného papírování a efektivně využit čas. Na toto téma je eBook Paperless office. Najdete zde odpovědi nejen na to, jak chytře digitalizovat kancelář, ale mnohem více. Stačí jeden klik a máte vše u sebe. Jednoduše a digitálně.