Připravte se včas na druhou vlnu koronaviru, ať vás další hromadný home office nezaskočí!

Home Office, Workflow
5 minut čtení

Stačili jste se poučit z jarního úprku zaměstnanců z kanceláře? Připraveným štěstí přeje – ať opět neskončíte u nekonečných konferenčních hovorů a nesystémové záplavy e-mailů.

Ačkoli by si to nikdo z nás nepřál, statistiky z řady evropských zemí naznačují, že bychom se měli připravit na možnou druhou vlnu koronaviru, jež by mohla naplno propuknout na konci prázdnin či na začátku nového školního roku. Již nyní zaznamenává i České republika zvyšující počty nakažených a ve vybraných regionech platí poměrně přísná pravidla ne nepodobná těm, která schválila vláda během stavu nouze letos na jaře. I když se nedá očekávat, že by stát chtěl znovu kompletně zavřít celou ekonomiku, firmy, úřady a další organizace by se měly připravit na fungování v „nouzovém“ režimu, kdy většina zaměstnanců bude pracovat opět z domova.

Jako v kanceláři, ale vzdáleně

Hromadný home office nemusí nutně znamenat ekvivalent dovolené, kdy si zaměstnanci dělají, co chtějí a nikdo je nemůže kontrolovat. A rozhodně se nedá ukočírovat jenom prostřednictvím opakujících se videokonferencí a notnou dávnou pracovních e-mailů. Aby firma, úřad nebo jakákoli organizace bezproblémově fungovala i mimo klasickou kancelář, nutně k tomu potřebuje zavést systém bezpapírové administrativy, kterému u nás říkáme Paperless office. Zjednodušeně řečeno, je třeba, aby všechny dokumenty, které ve firmě vznikají, odchází z ní nebo do ní přichází, byly dostupné v elektronické podobě a v té se s nimi nadále pracovalo.

Jistě, do kanceláře chodí spousta papírových dokumentů, které je třeba přebírat od doručovatelů, případně pro ně dojít na poštu. To ale neznamená, že byste je nemohli převést do elektronické podoby a zajistili tak jejich další oběh firmou v čistě digitální podobě. Už jen představa, že konkrétní smlouvu nebo fakturu může v jeden okamžik jednoduše najít a používat kdokoli z firmy, i když sedí doma na home office, a pokud k tomu má oprávnění, může s ní dále pracovat, případně ji schválit a podepsat, opatřit časovým razítkem a odeslat prostřednictvím datové schránky, je prostě geniální.

Dejte firemním dokumentům digitální řád

Jen si to představte: vaši lidé sedí doma, každý u svého počítače, notebooku, tabletu či jiného chytrého zařízení, a mohou si mezi sebou předávat dokumenty a pracovat s nimi stejně, jako kdyby seděli vedle sebe v kanceláři. Sice nejsou fyzicky přítomní ve společném open space, ale mohou se vidět přes videokonferenci, mluvit spolu po telefonu nebo přes jakýkoli komunikační prostředek a pracovat úplně stejně, jako kdyby byli přímo v práci. Takovou firmu koronavirus ani žádná vládní opatření proti jeho šíření neohrozí. Nikdo nemusí chodit se zásilkami na poštu (až na výjimky, kdy není možné některé vybrané dokumenty zasílat datovou schránkou), nikdo nepotřebuje propiskou podepisovat smlouvy na papíře nebo faktury, nic se nemusí fyzicky razítkovat.

A také se nic neztratí. Elektronický oběh dokumentů neprobíhá chaoticky jako změť e-mailů s přílohami, ale má svoji jasnou hierarchii, každý dokument patří do nějaké složky, kde si jej může oprávněný zaměstnanec vyhledat, případně je archivován a rovnou u něj může být nastaveno budoucí datum skartace. Zkrátka je to stejné jako klasická firemní administrativa, jenom ne na papíře a fyzicky v kanceláři firmy, nýbrž na firemních serverech nebo v cloudu – vzdáleně dostupné pro všechny oprávněné uživatele opravdu odkudkoli. Takové řešení neoceníte jenom během koronaviru nebo jiné epidemie, taková by měla být každá moderní společnost. Efektivní, přizpůsobivá a hlavně digitální.

Úvodní foto: ImpactHub Praha

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Co vás spolehlivě ochrání před obchodními spory? Kvalitní archivace!

Co vás spolehlivě ochrání před obchodními spory? Kvalitní archivace!

Kdo provedl v dokumentu změny a kdy? Jaká verze smlouvy byla platná k určitému datu? Zvládnete to uhlídat v papírové verzi nebo kvantech dokumentů v počítači? Možná je čas přejít na spolehlivější formu archivace.

Jak efektivně označovat, kdy vznikl dokument a kdo a kdy v něm udělal změny?

Jak efektivně označovat, kdy vznikl dokument a kdo a kdy v něm udělal změny?

S elektronickými pečetěmi neztratíte kontrolu nad tím, jaká byla původní verze dokumentu a kdy se upravoval. Navíc tyto změny nelze jednoduše odstranit.

Jaké byly milníky digitalizace firemních procesů v roce 2020?

Jaké byly milníky digitalizace firemních procesů v roce 2020?

Letošek vstoupí do historie jako rok, kdy Covid-19 hnul s digitalizací firemních procesů více než jakékoliv dřívější kampaně. A to je vlastně pozitivní dopad pandemie.

Přihlaste se k odběru newsletteru
a buďte stále v obraze