Prezervujme materiály na věčné časy

Podepisování, Archivace, Spisová služba
5 minut čtení

Archivace dokumentů v digitální či analogové formě je velké téma, kterému se budeme podrobně věnovat v následujících článcích. Věděli jste například, že je možné uchovávat i dokumenty, které není třeba přímo archivovat dle požadavků zákona? Pro takové uchování, které správným způsobem udrží čitelnost a ověřitelnost dokumentů, se používá termín prezervace.

Co je to prezervace?

Prezervace je, tak jak napovídá anglický význam slova, zachování dokumentu, případně podpisu, pečeti nebo časových razítek. Takové zachování potom znamená hlavně zajištění čitelnosti a ověřitelnosti uchovaných dokumentů. A to dlouhodobě. To zajišťuje technologie, díky níž je ověřitelnost a čitelnost elektronických dokumentů po celou dobu jejich životního cyklu zaručena. Znamená to ve výsledku vysokou důvěryhodnost elektronických dokumentů, a to včetně elektronických podpisů, pečetí a časových razítek.

Archivace není prezervace

Jak je již zmíněno na začátku tohoto blogu, terminologie je často lehce zavádějící. Občas se totiž stává, že termíny prezervace a archivace jsou volně zaměňovány. Vzniká tak nejen zmatek ohledně činností a postupů, ale může se stát, že materiál, který má být archivován, je prezervován, a nejsou tak dodržena zákonná pravidla. To může způsobit nepříjemnosti zejména ve vztahu k finanční správě. Ty mohou mít za následek i finanční postihy, nebo dokonce trestní řízení. Je tedy nutné si uvědomit, že prezervace neřeší archivaci ani způsob ukládání dokladů, ale zajišťuje platnost a čitelnost elektronických dokumentů po celou dobu jejich životnosti. A opačně: archivace nemusí znamenat uchování ověřitelnosti elektronických podpisů pečetí a razítek a zajištění dlouhodobé čitelnosti celého dokumentu.

Prezervace elektronických podpisů

Jedním z produktů, který firma Software602 nabízí, je SecuSign. Ten zajišťuje prezervaci elektronických podpisů, pečetí a časových razítek, které se vyskytují právě v elektronických dokumentech. Pokud jsou elektronické dokumenty v digitálním archivu, můžeme prezervovat nejen elektronické podpisy, pečetě nebo časová razítka, ale i samotné elektronické dokumenty. Díky použití formátu PDF/A zajistíme, aby byly dokumenty dlouhodobě čitelné a přirozeně i důvěryhodné.

Porovnání s papírovým dokumentem

Pokud bychom měli prezervovat fyzický dokument vytištěný na papíře, můžeme často narazit na relativně složitou situaci. Stačí si vzít za příklad tepelně tištěnou účtenku, která často během pouhých pár měsíců vybledne, a ztratí tak čitelnost. Podobně je tomu u dokumentů tištěných na klasický papír. I ten podléhá zkáze a vlivům okolí, a tím pádem bude postupem času čím dál křehčí. Kapitola sama pro sebe je pak potenciální problém znehodnocení dokumentu například vodou, ohněm nebo dalšími vlivy okolí.


Kvůli tomu, že dokumenty ztrácejí na kvalitě a čitelnosti, je poměrně snadné jejich datování. Odborníci, kteří se tomu reálně věnují, jsou tedy schopni určit stáří dokumentu s fascinující přesností. A přesně to v případě prezervovaných dokumentů zajišťují časová razítka. Ta s dostatečnou důvěryhodností určují datum vytvoření dokumentu, a tím se zbavují potenciálních nedostatků v porovnání s tištěnými dokumenty. 


Veškeré tyto starosti odpadají ve chvíli, kdy je dokument prezervován v digitální podobě. Za předpokladu, že je využit formát PDF/A, který by měl zaručit kompatibilitu i s budoucími systémy, je pravděpodobnost, že se něco pokazí, minimální. Pochopitelně vždy může dojít k selhání úložiště. Takové riziko je ovšem minimální, a získáváme tak nad naším systémem kontrolu.

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Co vás spolehlivě ochrání před obchodními spory? Kvalitní archivace!

Co vás spolehlivě ochrání před obchodními spory? Kvalitní archivace!

Kdo provedl v dokumentu změny a kdy? Jaká verze smlouvy byla platná k určitému datu? Zvládnete to uhlídat v papírové verzi nebo kvantech dokumentů v počítači? Možná je čas přejít na spolehlivější formu archivace.

Jak efektivně označovat, kdy vznikl dokument a kdo a kdy v něm udělal změny?

Jak efektivně označovat, kdy vznikl dokument a kdo a kdy v něm udělal změny?

S elektronickými pečetěmi neztratíte kontrolu nad tím, jaká byla původní verze dokumentu a kdy se upravoval. Navíc tyto změny nelze jednoduše odstranit.

Jaké byly milníky digitalizace firemních procesů v roce 2020?

Jaké byly milníky digitalizace firemních procesů v roce 2020?

Letošek vstoupí do historie jako rok, kdy Covid-19 hnul s digitalizací firemních procesů více než jakékoliv dřívější kampaně. A to je vlastně pozitivní dopad pandemie.

Přihlaste se k odběru newsletteru
a buďte stále v obraze