Právní novinky - jak využít datovku v obchodní komunikaci?

Digitalizace, Datová schránka
02. února 2022, 7 minut čtení

Datové schránky, hovorově „datovky“, jsou již mnoho let oblíbeným nástrojem elektronické komunikace. Většina uživatelů, a to včetně podnikatelů, je ale primárně využívá pouze pro komunikaci s orgány veřejné správy. Pro tento účel byly ostatně datovky na počátku vytvořeny. Už od roku 2010 je ale možné datovky užívat i pro korespondenci mezi dvěma soukromými subjekty prostřednictvím tzv. poštovních datových zpráv. Přestože tedy taková možnost existuje již 12 let, datovky jsou stále k soukromé komunikaci užívány poměrně málo. Z jakých důvodů tomu tak je, a proč se to nyní může změnit?

Přelom v příjmu poštovních datových zpráv

Základním problémem doposud bylo, že poštovní datovou zprávu nebylo možné zaslat komukoliv, ale pouze těm osobám, které (1) mají datovou schránku a (2) aktivně povolily příjem poštovních datových zpráv. Datovky se přitom automaticky zřizovaly jen právnickým osobám zapsaným v obchodním rejstříku a vybraným profesím (např. advokátům nebo daňovým poradcům).

Dalším problémem bylo doručování – datová zpráva byla doručena až momentem, kdy se její příjemce do datovky přihlásil. V praxi proto mohlo docházet k účelovému zdržování přijetí zprávy.

To se však nyní mění díky novele zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. Již od 1. 1. 2022 jsou všechny datové schránky automaticky otevřeny pro příjem poštovních datových zpráv. Tuto funkci zároveň mohou deaktivovat pouze fyzické osoby. Okruh osob, které si mezi sebou mohou posílat poštovní datové zprávy, se tak zásadně rozšířil. Ještě více se pak rozšíří v roce 2023, kdy stát začne zřizovat datovky automaticky i podnikajícím fyzickým osobám a každé nepodnikající osobě, která využije tzv. prostředky elektronické identifikace. Tedy se například přihlásí bankovní identitou do portálu státní správy.

Všechny zprávy jsou automaticky doručeny

Další důležitou změnou je zavedení fikce doručení. Pokud si adresát zprávu nevyzvedne (tj. nepřihlásí se do datovky) do 10 dnů od jejího dodání, považuje se zpráva za doručenou.  

Díky všem těmto změnám se užívání datovek a posílání poštovních datových zpráv stává skvělým nástrojem pro formální obchodní komunikaci. Tráví vaši zaměstnanci spoustu času vyplňováním a archivací podacích lístků a doručenek? Stalo se vám někdy, že jste posílali doporučený dopis a adresát jej schválně nepřevzal nebo tvrdil, že mu nedošel? Nebo, že jste podobnou komunikaci chtěli vést e-mailem se stejně negativním výsledkem? Tohle všechno odpadá.

Poštovní datová zpráva plnohodnotně nahrazuje doporučený dopis s dodejkou, ovšem s výrazně nižší administrativou. Při odeslání v podstatě stačí jen vyplnit ID datové schránky, zbytek se již doplní automaticky, stejně automatická je pak správa doručenek. Poštovní datové zprávy jsou i výrazně levnější, jedna stojí pouhých 5 Kč vč. DPH.

Na co si dávat pozor při používání datovky

Samozřejmě, každá skvělá věc má zpravidla nějaké své „ale“. To platí i o datovkách. Při jejich užívání je třeba si dávat pozor na tři věci.

V první řadě je to archivace odesílaných i přijímaných zpráv a doručenek. Vedení samotné datovky je sice zdarma, datové zprávy se ale automaticky po 90 dnech mažou. Je proto třeba mít zaplacený Datový trezor České pošty nebo ideálně využít některou ze sofistikovanějších platforem pro správu a archivaci digitálních dokumentů.

Druhou důležitou věcí je přístup k datové schránce a její kontrola. Vzhledem k výše popsané fikci doručení i skutečnosti, že jakýkoliv dokument odeslaný z datovky bude chápán jako právní jednání vlastníka této datovky, je datovka „dobrý sluha, ale zlý pán“. Podnikatel, který si ji neudrží pod kontrolou, může řešit značně nepříjemné situace.

Velmi proto doporučuji, aby byl v každé společnosti jasně nastavený systém pro přístup k datovce a správu datových zpráv, ideálně prostřednictvím vnitřního předpisu stanovujícího oprávnění a povinnosti jejich uživatelů. Především je třeba eliminovat běžnou praktiku, kdy členové statutárních orgánů jednoduše dají své přihlašovací údaje třetí osobě (např. asistentce). Každá osoba, mající přístup do datovky společnosti, musí být označena jako uživatel a mít vlastní přístupové údaje. Jedině tak lze jednoznačně kontrolovat, kdo s datovkou pracoval a jaké úkony v ní udělal. Zároveň lze pro každého uživatele nastavit různé úrovně oprávnění – například, že asistentka může zprávy číst, nesmí je ale odesílat nebo mazat.

Na závěr je třeba zmínit, že poštovní datová zpráva, na rozdíl od datové zprávy posílané orgánům veřejné moci, nenahrazuje podpis dokumentu. Pokud tedy odesílaný dokument nepodepíšete, bude to jako poslat doporučený dopis na hlavičkovém papíře s Vašimi identifikačními údaji, ale bez podpisu. Dokument zasílaný poštovní datovou zprávou je proto třeba vždy podepsat, ideálně některou z vyšších forem elektronických podpisů.

Popsaná rizika ale rozhodně nejsou důvodem datovky v soukromé komunikaci neužívat. Již proto, že stejná rizika z velké části (kromě absence podpisu) platí i pro komunikaci s úřady, se kterými datovkou již běžně komunikujeme. S ohledem na nesporné výhody užívání datovek pak nelze než tento způsob komunikace doporučit i pro obchodní komunikaci. Tak hurá do toho!

Jiří Pour
advokát a partner v advokátní kanceláři coLEGAL

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Výhody elektronického podepisování smluv

Výhody elektronického podepisování smluv

Stále váháte nad tím, zda ve firmě zavést elektronické podepisování smluv a dalších dokumentů? Možná vám pomůžeme s rozhodováním, když shrneme největší výhody bezpapírového řešení.

Jak správně elektronicky archivovat dokumenty

Jak správně elektronicky archivovat dokumenty

Víte, jak správně elektronicky archivovat dokumenty? Přechod na bezpapírový archiv je skvělá věc, ale i u „digitálních šanonů“ je třeba dodržovat zákon.

Digitální formuláře Sofa s propojením na Microsoft 365

Digitální formuláře Sofa s propojením na Microsoft 365

Používáte kancelářský software Microsoft 365 a uvažujete o zavedení interního oběhu dokumentů s jejich následnou archivací? S naší aplikací Sofa si Microsoft 365 báječně rozumí, takže dokumenty vytvářené ve Wordu nebo Excelu můžete odesílat rovnou z Office do oběhu ve firmě. Ale to není vše.

 eBook Paperless office zdarma

Jak přejít na skutečně bezpapírovou kancelář.

Jak se zbavit zbytečného papírování a efektivně využit čas. Na toto téma je eBook Paperless office. Najdete zde odpovědi nejen na to, jak chytře digitalizovat kancelář, ale mnohem více. Stačí jeden klik a máte vše u sebe. Jednoduše a digitálně. 

Odesláním formuláře souhlasíte se zpracováním osobních údajů