Pět rad, jak si usnadnit home office v době pandemie

Digitalizace, Home Office
30. října 2020, 6 minut čtení

Stav nouze a další výrazná omezení pro shromažďování lidí vede mnohé firmy a instituce k opětovnému zavádění hromadného home office pro své zaměstnance. Práce z domova představuje pro řadu zaměstnavatelů noční můru, protože nemohou kontrolovat efektivitu i pracovní nasazení svých podřízených. Nemálo společností také nemá vyřešeny interní procesy a oběh dokumentů v situacích, kdy se zaměstnanci nemohou pohybovat po kanceláři. Přinášíme pět zajímavých tipů, jak povýšit home office na práci, jakoby ji zaměstnanci vykonávali přímo z kanceláře a to v celém rozsahu.

1. Vzdálený přístup a oběh firemních dokumentů

Pro bezproblémové fungování firmy nebo úřadu v nouzovém režimu je bezpodmínečně nutné zajistit oběh dokumentů a schvalovací procesy. Tedy vzdálený, ale kontrolovaný a podmíněný přístup k firemním dokumentům z jakéhokoli chytrého zařízení připojeného k internetu. Základem je digitalizace všech dokumentů. Poté se už dá vše řešit online – workflow, podepisování i archivace. Pro tyto případy jsme vyvinuli nástroj FormApps určený pro moderní bezpapírovou kancelář.

2. Vzdálené podepisování, pečetění a razítkování dokumentů

Elektronický podpis a pečetění jsou v dnešní době už nezbytnou součástí výbavy každého úřadu. Pro firmy jsou dobrovolné, ale je to skvělá cesta k Paperless Office. Vzdálené podepisování totiž umožňuje vyřizovat agendu i ve chvíli, kdy je odpovědný manažer v karanténě, na služební cestě nebo na dovolené. Časové razítko zase umožní zafixovat dokument v čase a zajistí identifikaci jeho případné změny. Vyzkoušejte službu SecuSign, která zajistí veškeré služby dle evropského nařízení eIDAS o elektronické identifikaci a důvěryhodných službách pro elektronické transakce na vnitřním evropském trhu.

3. Jednodušší používání datové schránky

Zájem o používání datových schránek během jarní vlny pandemie korovaviru raketově vzrostl zejména u živnostníků a fyzických osob. Důvodem je jak snaha vyhnout se co nejvíce fyzickému kontaktu s lidmi při docházení na úřady či pobočky České pošty, tak i připravenost na podání žádostí o různé podpory podnikatelům. Pro tuto cílovou skupinu je k dispozici aplikace Signer, která usnadňuje přípravu dokumentů v elektronické podobě. Nyní ve verzi pro živnostníky, školy a pedagogické pracovníky zcela zdarma.

4. Chytré formuláře pro řešení interních procesů

Potřebujete jednoduše schvalovat HR procesy, služební cesty, oběh faktur, směrnic a další interní procesy? Aplikace FormApps představuje pokročilý nástroj pro vytváření univerzálně dostupných formulářových rozhraní napříč všemi platformami a zařízeními. Například pro zavádění schvalovacích procesů. FormApps mění tablety a smartphony v plnohodnotné pracovní nástroje pro schvalování, práci s dokumenty, chytrými formuláři a podepisování.

5. Kontrola, archivace a dlouhodobé uchovávání dokumentů podle eIDAS

Udělejte si ve firmě digitální pořádek – pokud začnete pracovat s digitálními dokumenty, pak musíte vyřešit, i co s nimi budete dělat! Paperless Office znamená nejen digitální oběh a schvalování dokumentů, ale také jejich archivaci a dlouhodobé uchování ověřitelnosti podle evropského nařízení eIDAS. Vše kdykoliv po ruce z vašeho chytrého zařízení, ať už jste kdekoli! Paperless archivace nové generace je řízený přístup zaměstnanců k digitálním zdrojům organizace v kanceláři i na home office.

Home office už není pouhou alternativou k práci v kanceláři nebo zaměstnaneckou výhodou. Práce z domova se stává realitou a nutností. Zvykli jsme si fungovat přes telefon, Microsoft Teams a jiné videokonferenční aplikace, ale to je jen komunikace. Je třeba zajistit, aby vaši lidé mohli plnohodnotně pracovat s dokumenty, nejenom si je jednoduše přeposílali e-mailem. Usnadněte jim práci a ušetřete sobě i jim čas a peníze. Budoucnost patří Paperless Office.

Background photo created by rawpixel.com - www.freepik.com

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Schvalujte smlouvy od poboček z regionů online

Schvalujte smlouvy od poboček z regionů online

Nikdo se dnes nechce zdržovat schvalováním návrhů papírových smluv uzavřených obchodními zástupci v terénu nebo v pobočce. Klienti nemají trpělivost čekat celé dny na vyřízení své žádosti. Tak proč to nezvládnout za několik minut?

Jste připraveni na další covidový home office?

Jste připraveni na další covidový home office?

Počty nakažených koronavirem opět stoupají a ačkoli vláda před volbami vylučuje další lockdown, je třeba se připravit na situaci, kdy se opět zavřou kanceláře a na řadu přijde práce z domova.

Rozšíření e-commerce v B2B je jen otázkou času

Rozšíření e-commerce v B2B je jen otázkou času

Martin Plevka řídí divizi Business Unit II, která se nedávno rozšířila, takže má na starosti klienty hned od prvního kontaktu až po předání práce a následnou technickou podporu. Logicky nás zajímalo, jaký má vztah k obchodu. A z jeho odpovědí pochopíte, že ho má doslova v krvi. A jak se společenský člověk dívá na dopady pandemie? Nejen o tom je náš rozhovor.

 eBook Paperless office zdarma

Jak přejít na skutečně bezpapírovou kancelář.

Jak se zbavit zbytečného papírování a efektivně využit čas. Na toto téma je eBook Paperless office. Najdete zde odpovědi nejen na to, jak chytře digitalizovat kancelář, ale mnohem více. Stačí jeden klik a máte vše u sebe. Jednoduše a digitálně.