Pět rad, jak si usnadnit home office v době pandemie

Digitalizace, Home Office
5 minut čtení

Stav nouze a další výrazná omezení pro shromažďování lidí vede mnohé firmy a instituce k opětovnému zavádění hromadného home office pro své zaměstnance. Práce z domova představuje pro řadu zaměstnavatelů noční můru, protože nemohou kontrolovat efektivitu i pracovní nasazení svých podřízených. Nemálo společností také nemá vyřešeny interní procesy a oběh dokumentů v situacích, kdy se zaměstnanci nemohou pohybovat po kanceláři. Přinášíme pět zajímavých tipů, jak povýšit home office na práci, jakoby ji zaměstnanci vykonávali přímo z kanceláře a to v celém rozsahu.

1. Vzdálený přístup a oběh firemních dokumentů

Pro bezproblémové fungování firmy nebo úřadu v nouzovém režimu je bezpodmínečně nutné zajistit oběh dokumentů a schvalovací procesy. Tedy vzdálený, ale kontrolovaný a podmíněný přístup k firemním dokumentům z jakéhokoli chytrého zařízení připojeného k internetu. Základem je digitalizace všech dokumentů. Poté se už dá vše řešit online – workflow, podepisování i archivace. Pro tyto případy jsme vyvinuli nástroj FormApps určený pro moderní bezpapírovou kancelář.

2. Vzdálené podepisování, pečetění a razítkování dokumentů

Elektronický podpis a pečetění jsou v dnešní době už nezbytnou součástí výbavy každého úřadu. Pro firmy jsou dobrovolné, ale je to skvělá cesta k Paperless Office. Vzdálené podepisování totiž umožňuje vyřizovat agendu i ve chvíli, kdy je odpovědný manažer v karanténě, na služební cestě nebo na dovolené. Časové razítko zase umožní zafixovat dokument v čase a zajistí identifikaci jeho případné změny. Vyzkoušejte službu SecuSign, která zajistí veškeré služby dle evropského nařízení eIDAS o elektronické identifikaci a důvěryhodných službách pro elektronické transakce na vnitřním evropském trhu.

3. Jednodušší používání datové schránky

Zájem o používání datových schránek během jarní vlny pandemie korovaviru raketově vzrostl zejména u živnostníků a fyzických osob. Důvodem je jak snaha vyhnout se co nejvíce fyzickému kontaktu s lidmi při docházení na úřady či pobočky České pošty, tak i připravenost na podání žádostí o různé podpory podnikatelům. Pro tuto cílovou skupinu je k dispozici aplikace Signer, která usnadňuje přípravu dokumentů v elektronické podobě. Nyní ve verzi pro živnostníky, školy a pedagogické pracovníky zcela zdarma.

4. Chytré formuláře pro řešení interních procesů

Potřebujete jednoduše schvalovat HR procesy, služební cesty, oběh faktur, směrnic a další interní procesy? Aplikace FormApps představuje pokročilý nástroj pro vytváření univerzálně dostupných formulářových rozhraní napříč všemi platformami a zařízeními. Například pro zavádění schvalovacích procesů. FormApps mění tablety a smartphony v plnohodnotné pracovní nástroje pro schvalování, práci s dokumenty, chytrými formuláři a podepisování.

5. Kontrola, archivace a dlouhodobé uchovávání dokumentů podle eIDAS

Udělejte si ve firmě digitální pořádek – pokud začnete pracovat s digitálními dokumenty, pak musíte vyřešit, i co s nimi budete dělat! Paperless Office znamená nejen digitální oběh a schvalování dokumentů, ale také jejich archivaci a dlouhodobé uchování ověřitelnosti podle evropského nařízení eIDAS. Vše kdykoliv po ruce z vašeho chytrého zařízení, ať už jste kdekoli! Paperless archivace nové generace je řízený přístup zaměstnanců k digitálním zdrojům organizace v kanceláři i na home office.

Home office už není pouhou alternativou k práci v kanceláři nebo zaměstnaneckou výhodou. Práce z domova se stává realitou a nutností. Zvykli jsme si fungovat přes telefon, Microsoft Teams a jiné videokonferenční aplikace, ale to je jen komunikace. Je třeba zajistit, aby vaši lidé mohli plnohodnotně pracovat s dokumenty, nejenom si je jednoduše přeposílali e-mailem. Usnadněte jim práci a ušetřete sobě i jim čas a peníze. Budoucnost patří Paperless Office.

Background photo created by rawpixel.com - www.freepik.com

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Co vás spolehlivě ochrání před obchodními spory? Kvalitní archivace!

Co vás spolehlivě ochrání před obchodními spory? Kvalitní archivace!

Kdo provedl v dokumentu změny a kdy? Jaká verze smlouvy byla platná k určitému datu? Zvládnete to uhlídat v papírové verzi nebo kvantech dokumentů v počítači? Možná je čas přejít na spolehlivější formu archivace.

Jak efektivně označovat, kdy vznikl dokument a kdo a kdy v něm udělal změny?

Jak efektivně označovat, kdy vznikl dokument a kdo a kdy v něm udělal změny?

S elektronickými pečetěmi neztratíte kontrolu nad tím, jaká byla původní verze dokumentu a kdy se upravoval. Navíc tyto změny nelze jednoduše odstranit.

Jaké byly milníky digitalizace firemních procesů v roce 2020?

Jaké byly milníky digitalizace firemních procesů v roce 2020?

Letošek vstoupí do historie jako rok, kdy Covid-19 hnul s digitalizací firemních procesů více než jakékoliv dřívější kampaně. A to je vlastně pozitivní dopad pandemie.

Přihlaste se k odběru newsletteru
a buďte stále v obraze