Kdy se hodí datová schránka a kdy stačí jen elektronický podpis?

15. 5. 2020 6 minut čtení

poštovní schránka na rohu ulice

Datová schránka | Elektronické podpisy

Při elektronické komunikaci s úřady můžete používat buď datovou schránku nebo klasický e-mail. V druhém případě ale nutně potřebujete certifikát, na jehož základě můžete elektronicky podepsat dokument.

Letošní, dost netradiční jaro, přimělo mnohé přemýšlet o změně postoje k elektronickému podepisování a zasílání dokumentů. Cesty na úřady či na poštu představovaly nečekané zdravotní riziko, nemluvě o tom, že některé úřady i poštovní pobočky byly zcela uzavřené, nebo výrazně omezily úřední hodiny. Lidem dosud nepolíbeným elektronickou komunikací ovšem vyvstala otázka: je potřeba si založit datovou schránku, nebo stačí pouhý e-mail, který už mám? A když ho mám, jak můžu zasílaný dokument v počítači podepsat?

U e-mailu je třeba si uvědomit, že nesplňuje právní požadavky na způsob doručení většiny písemností, které se posílají úřadům. Sám o sobě totiž nemůže dát příjemci jistotu, že jej odeslal skutečně člověk, za kterého se pisatel vydává. Proto je nutné zasílaný dokument opatřit uznávaným elektronickým podpisem ideálně s kvalifikovaným časovým razítkem nebo pro jeho zaslání použít datovou schránku, která sama o sobě funguje jako doklad totožnosti odesílatele. Kdy tedy stačí elektronicky podepsaný dokument poslat e-mailem, a kdy je nutné použít datovou schránku (a jak si ji založit)?

K elektronickému podpisu potřebujete certifikát

Elektronický podpis dokumentu, bez použití datové schránky, využijete v těch případech, kdy nepotřebujete potvrzení o odeslání, doručení či přečtení zprávy. Takto podepsaný dokument můžete zaslat i do zahraničí (na rozdíl od zpráv zasílaných datovou schránkou), ale musíte počítat s možností, že se zpráva neodešle kvůli nějaké technické chybě nebo že ji schránka příjemce vyhodnotí jako spam. Nemůžete také použít jakýkoli elektronický podpis, ale pouze zaručený, který je založený na kvalifikovaném certifikátu. O jeho vystavení musíte požádat kvalifikovanou certifikační autoritu, což jsou společnosti, které mají svolení od Ministerstva vnitra vydávat tyto dokumenty.

Jednou z nejčastěji využívaných certifikačních autorit je společnost PostSignum provozovaná Českou poštou. Žadatel o kvalifikovaný certifikát musí nejprve elektronicky vyplnit žádost a poté osobně přijít na kontaktní místo, kde je ověřena jeho totožnost. Vydaný kvalifikovaný certifikát poté platí většinou jeden rok (nově teď poskytuje certifikační autorita PostSignum i kvalifikované certifikáty s platností na 3 roky) a jeho vystavení je zpoplatněno. Uživatel si jej musí instalovat do svého počítače nebo na jiné médium, které si musí pečlivě zabezpečit před zneužitím. Kvalifikovaný certifikát lze před vypršením jeho platnost obnovit na další období, opět za poplatek.

Jestliže u e-mailem zasílaných dokumentů s elektronickým podpisem musíte řešit kvalifikovaný certifikát a jeho bezpečné uložení, u datové schránky se můžete obejít bez něj. Datová schránka sama o sobě je v podstatě takovým certifikátem, protože vám může být zřízena pouze na základě ověření totožnosti a používat by ji měl pouze ten, komu byla založena. Zpráva zaslaná z vaší datové schránky je tedy jasně identifikovatelná jako zpráva zaslaná vámi stejně, jako kdybyste ten samý dokument donesl na úřad osobně a prokázal se přitom dokladem totožnosti.

Datovou schránku, vám založí na kterékoli pobočce Czech POINT, zcela zdarma. Držitelé občanských průkazů s čipem si ji dokonce mohou zřídit z domova. Jinak se neobejdete bez fyzické návštěvy Czech POINT. Potřebujete pouze občanský průkaz nebo jiný doklad totožnosti. K datové schránce získáte její identifikační číslo a přihlašovací údaje, tedy uživatelské jméno a heslo. Jejich zadáním datovou schránku aktivujete. Poté už můžete komunikovat s úřady odkudkoli, kde je internet.

Datová schránka není e-mail

Datová schránka se v podstatě chová jako e-mail, ale není to e-mail. Poštovní datová zpráva je obdobou doporučeného dopisu, ale úřadům ji můžete zasílat úplně zdarma. Máte přitom jistotu, že zpráva byla doručena, a v ruce máte důkaz (něco jako dodejka u klasické poštovní zásilky). Naopak úřady mají také jistotu, že vám daná zpráva, dokument, upomínka, aj. dorazila. Je to tak dáno přímo zákonem. Navíc pokud máte aktivovanou datovou schránku, musí s vámi úřady komunikovat elektronicky. Na papírové zásilky od úřadů nemusíte vůbec reagovat. Samozřejmě to neplatí u zásilek, které nelze z jejich povahy zasílat elektronicky.

Veškeré dokumenty a zprávy zasílané datovou schránkou se po 10 dnech považují za doručené, a to i ve chvíli, kdy si datovou schránku nekontrolujete (stejné pravidlo platí i u klasických doporučených dopisů, není to tedy výsada datových schránek). Proto je dobré si po aktivaci datové schránky nastavit notifikace, které vás upozorní na každou nově příchozí zprávu buď zdarma do vašeho e-mailu, nebo za poplatek formou SMS zprávy na mobilní telefon. Důležité je také vědět, že všechny datové zprávy se automaticky 90 dní po doručení mažou. Můžete si je zachovat déle, ale k tomu je třeba za poplatek zřídit datový trezor. Datovou schránkou také nemůžete zasílat zprávy konkrétním úředníkům, ale vždy jenom úřadu jako takovému. Datové zprávy ale není možné zasílat do zahraničí.

Rovněž u datových schránek je možné dokumenty opatřit elektronickým podpisem a někdy je to dokonce nutné. Přes datovou schránku je možné komunikovat také s právnickými osobami, ale tyto zprávy jsou zpoplatněny. Po dobu stavu nouze, vyhlášeného vládou kvůli nákaze novým typem koronaviru COVID-19, jsou všechny datové zprávy zasílané právnickým osobám zdarma.

Background photo created by rawpixel.com - www.freepik.com

Líbí se vám tento článek?

Přihlaste se k odběru bezplatného newsletteru a podobné články najdete přímo ve svém e-mailu.

Odesláním souhlasíte se zpracováním osobních údajů. Odhlásit se můžete kdykoliv.