Kdy se hodí datová schránka a kdy stačí jen elektronický podpis?

Podepisování, Datová schránka
4 minuty čtení

Při elektronické komunikaci s úřady můžete používat buď datovou schránku nebo klasický e-mail. V druhém případě ale nutně potřebujete certifikát, na jehož základě můžete elektronicky podepsat dokument.

Letošní, dost netradiční jaro, přimělo mnohé přemýšlet o změně postoje k elektronickému podepisování a zasílání dokumentů. Cesty na úřady či na poštu představovaly nečekané zdravotní riziko, nemluvě o tom, že některé úřady i poštovní pobočky byly zcela uzavřené, nebo výrazně omezily úřední hodiny. Lidem dosud nepolíbeným elektronickou komunikací ovšem vyvstala otázka: je potřeba si založit datovou schránku, nebo stačí pouhý e-mail, který už mám? A když ho mám, jak můžu zasílaný dokument v počítači podepsat?

U e-mailu je třeba si uvědomit, že nesplňuje právní požadavky na způsob doručení většiny písemností, které se posílají úřadům. Sám o sobě totiž nemůže dát příjemci jistotu, že jej odeslal skutečně člověk, za kterého se pisatel vydává. Proto je nutné zasílaný dokument opatřit uznávaným elektronickým podpisem ideálně s kvalifikovaným časovým razítkem nebo pro jeho zaslání použít datovou schránku, která sama o sobě funguje jako doklad totožnosti odesílatele. Kdy tedy stačí elektronicky podepsaný dokument poslat e-mailem, a kdy je nutné použít datovou schránku (a jak si ji založit)?

K elektronickému podpisu potřebujete certifikát

Elektronický podpis dokumentu, bez použití datové schránky, využijete v těch případech, kdy nepotřebujete potvrzení o odeslání, doručení či přečtení zprávy. Takto podepsaný dokument můžete zaslat i do zahraničí (na rozdíl od zpráv zasílaných datovou schránkou), ale musíte počítat s možností, že se zpráva neodešle kvůli nějaké technické chybě nebo že ji schránka příjemce vyhodnotí jako spam. Nemůžete také použít jakýkoli elektronický podpis, ale pouze zaručený, který je založený na kvalifikovaném certifikátu. O jeho vystavení musíte požádat kvalifikovanou certifikační autoritu, což jsou společnosti, které mají svolení od Ministerstva vnitra vydávat tyto dokumenty.

Jednou z nejčastěji využívaných certifikačních autorit je společnost PostSignum provozovaná Českou poštou. Žadatel o kvalifikovaný certifikát musí nejprve elektronicky vyplnit žádost a poté osobně přijít na kontaktní místo, kde je ověřena jeho totožnost. Vydaný kvalifikovaný certifikát poté platí většinou jeden rok (nově teď poskytuje certifikační autorita PostSignum i kvalifikované certifikáty s platností na 3 roky) a jeho vystavení je zpoplatněno. Uživatel si jej musí instalovat do svého počítače nebo na jiné médium, které si musí pečlivě zabezpečit před zneužitím. Kvalifikovaný certifikát lze před vypršením jeho platnost obnovit na další období, opět za poplatek.

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Co vás spolehlivě ochrání před obchodními spory? Kvalitní archivace!

Co vás spolehlivě ochrání před obchodními spory? Kvalitní archivace!

Kdo provedl v dokumentu změny a kdy? Jaká verze smlouvy byla platná k určitému datu? Zvládnete to uhlídat v papírové verzi nebo kvantech dokumentů v počítači? Možná je čas přejít na spolehlivější formu archivace.

Jak efektivně označovat, kdy vznikl dokument a kdo a kdy v něm udělal změny?

Jak efektivně označovat, kdy vznikl dokument a kdo a kdy v něm udělal změny?

S elektronickými pečetěmi neztratíte kontrolu nad tím, jaká byla původní verze dokumentu a kdy se upravoval. Navíc tyto změny nelze jednoduše odstranit.

Jaké byly milníky digitalizace firemních procesů v roce 2020?

Jaké byly milníky digitalizace firemních procesů v roce 2020?

Letošek vstoupí do historie jako rok, kdy Covid-19 hnul s digitalizací firemních procesů více než jakékoliv dřívější kampaně. A to je vlastně pozitivní dopad pandemie.

Přihlaste se k odběru newsletteru
a buďte stále v obraze