Kdy se hodí datová schránka a kdy stačí jen elektronický podpis?

Podepisování, Datová schránka
4 minuty čtení

Při elektronické komunikaci s úřady můžete používat buď datovou schránku nebo klasický e-mail. V druhém případě ale nutně potřebujete certifikát, na jehož základě můžete elektronicky podepsat dokument.

Letošní, dost netradiční jaro, přimělo mnohé přemýšlet o změně postoje k elektronickému podepisování a zasílání dokumentů. Cesty na úřady či na poštu představovaly nečekané zdravotní riziko, nemluvě o tom, že některé úřady i poštovní pobočky byly zcela uzavřené, nebo výrazně omezily úřední hodiny. Lidem dosud nepolíbeným elektronickou komunikací ovšem vyvstala otázka: je potřeba si založit datovou schránku, nebo stačí pouhý e-mail, který už mám? A když ho mám, jak můžu zasílaný dokument v počítači podepsat?

U e-mailu je třeba si uvědomit, že nesplňuje právní požadavky na způsob doručení většiny písemností, které se posílají úřadům. Sám o sobě totiž nemůže dát příjemci jistotu, že jej odeslal skutečně člověk, za kterého se pisatel vydává. Proto je nutné zasílaný dokument opatřit uznávaným elektronickým podpisem ideálně s kvalifikovaným časovým razítkem nebo pro jeho zaslání použít datovou schránku, která sama o sobě funguje jako doklad totožnosti odesílatele. Kdy tedy stačí elektronicky podepsaný dokument poslat e-mailem, a kdy je nutné použít datovou schránku (a jak si ji založit)?

K elektronickému podpisu potřebujete certifikát

Elektronický podpis dokumentu, bez použití datové schránky, využijete v těch případech, kdy nepotřebujete potvrzení o odeslání, doručení či přečtení zprávy. Takto podepsaný dokument můžete zaslat i do zahraničí (na rozdíl od zpráv zasílaných datovou schránkou), ale musíte počítat s možností, že se zpráva neodešle kvůli nějaké technické chybě nebo že ji schránka příjemce vyhodnotí jako spam. Nemůžete také použít jakýkoli elektronický podpis, ale pouze zaručený, který je založený na kvalifikovaném certifikátu. O jeho vystavení musíte požádat kvalifikovanou certifikační autoritu, což jsou společnosti, které mají svolení od Ministerstva vnitra vydávat tyto dokumenty.

Jednou z nejčastěji využívaných certifikačních autorit je společnost PostSignum provozovaná Českou poštou. Žadatel o kvalifikovaný certifikát musí nejprve elektronicky vyplnit žádost a poté osobně přijít na kontaktní místo, kde je ověřena jeho totožnost. Vydaný kvalifikovaný certifikát poté platí většinou jeden rok (nově teď poskytuje certifikační autorita PostSignum i kvalifikované certifikáty s platností na 3 roky) a jeho vystavení je zpoplatněno. Uživatel si jej musí instalovat do svého počítače nebo na jiné médium, které si musí pečlivě zabezpečit před zneužitím. Kvalifikovaný certifikát lze před vypršením jeho platnost obnovit na další období, opět za poplatek.

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Z pera podnikatele: Systémové otázky ohledně archívu pana exministra

Z pera podnikatele: Systémové otázky ohledně archívu pana exministra

Minimálně 25 kilometrů musí urazit zaměstnanci Fakultní nemocnice Královské Vinohrady, aby se dostali do svého archivu. Nebojte se, tento článek není o kauze exministra zdravotnictví, ale o souvisejících věcech, na které se nikdo nezeptal.

Elektronické uzavírání smluv a soudní dokazování

Elektronické uzavírání smluv a soudní dokazování

Smlouvu můžeme dle právní úpravy uzavřít jakoukoliv formou. Z pohledu právní jistoty je ale samozřejmě nejbezpečnější forma písemná, ať už zhmotněná na papíře, nebo v elektronické podobě.

6 + 2 bezpapírové vychytávky Filipa Kukly

6 + 2 bezpapírové vychytávky Filipa Kukly

Říká se o něm, že jako takový „český Chopin“, ale klavírista Ivo Kahánek má raději české interprety. Za své poslední album koncertů Dvořáka a Martinů získal důležité mezinárodní ocenění. Jak vlastně umělci řeší komunikaci s úřady a byrokracii, která se nevyhne nikomu? Dává přednost tištěným časopisům nebo online zpravodajství? A jakou šanci dává Česku ve snaze dohnat v digitalizaci státní správy Estonsko? Na to všechno jsme se zeptali v naší pravidelné rubrice.

Přihlaste se k odběru newsletteru a buďte stále v obraze!