Kdy a jak správně pečetit dokumenty ve státní správě?

eGovernment, Podepisování
14. dubna 2020, 5 minut čtení

Elektronická pečeť je vlastně obdobou klasického kulatého razítka, která slouží jako důkaz, že daný elektronický dokument vydala určitá právnická osoba a poskytuje tak jeho příjemci jistotu o jeho původu a integritě.

Tak jako elektronický podpis nahrazuje v bezpapírové komunikaci klasický ruční podpis, tak elektronická pečeť představuje alternativu ke klasickému razítku. V podstatě tedy slouží jako důkaz, že elektronický dokument vydala konkrétní právní osoba. Pro veřejnou správu je to stejně důležitý nástroj jako datová schránka, jejímž prostřednictvím musí povinně komunikovat s fyzickými i právnickými osobami, které se na ně tímto způsobem obrátí. Úředníci navíc mají povinnost v případě pečetění dokumentu připojit k pečeti i kvalifikované elektronické časové razítko.

Vytváření, uchovávání, ověřování shody a platnosti elektronických pečetí patří mezi takzvané kvalifikované služby vytvářející důvěru, které jsou součástí E-governmentu. Podle evropského nařízení o elektronické identifikaci a důvěryhodných službách pro elektronické transakce na vnitřním evropském trhu (eIDAS) je elektronická pečeť zcela plnohodnotnou alternativou klasického razítka a nesmí být odmítána jako důkaz v soudním a správním řízení pouze z toho důvodu, že má elektronickou podobu nebo že nesplňuje požadavky na kvalifikované elektronické pečetě.

Pečeť je nutná při každém právním jednání s třetí osobou

V jakých případech tedy mají nebo dokonce musí představitelé veřejné správy používat elektronické pečeti? Prakticky vždy, pokud vydávají formalizované elektronické dokumenty, které jsou výsledkem právního jednání vůči třetím osobám. Tedy u všech rozhodnutí, osvědčení, sdělení, veřejnoprávních smluv a podobných dokumentů. V závislosti na povaze právního jednání obsaženého v dokumentu pak musí úředník dokument elektronicky podepsat nebo stačí, když jej nechá pouze opečetit.

Elektronickými pečetěmi se zpravidla označují elektronické dokumenty, které jsou výsledkem automatizovaného zpracování, což jsou například výpisy z informačních systémů veřejné správy, doručenky z elektronické podatelny potvrzující přijetí podání nebo konverzní doložky v případě autorizované konverze, byla-li konverze provedena automatizovaně. Kvalifikovanou elektronickou pečeť není nutné přidávat k dokumentu, který byl podepsán kvalifikovaným elektronickým podpisem. Pokud se ale už kvalifikovaná elektronická pečeť použije, musí se k ní přidat kvalifikované elektronické časové razítko.

Díky časovým razítkům lze prokazatelně doložit přesné datum a čas provedené akce a originalitu dokumentu. Nakoupit a čerpat kvalifikovaná časová razítka můžete v jednoduchých balíčcích nebo čerpat zdarma v rámci aplikace Signer. Kvalifikované certifikáty pro podpis a pečeť včetně časových razítek jsou vydávané ve spolupráci s kvalifikovanou certifikační autoritou PostSignum. Pokud nechcete řešit nákup kvalifikovaných elektronických pečetí a razítek po balících, vyzkoušejte službu SecuSign, která zahrnuje čerpání neomezeného počtu podle velikosti vašeho úřadu.

Background photo created by rawpixel.com - www.freepik.com

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Stop závislosti na papíru! I při podepisování

Stop závislosti na papíru! I při podepisování

Elektronický podpis se stává nezbytnou součástí administrativní výbavy moderní firmy. A nejen on – také nástroje, které vám umožní s partnery odsouhlasit a podepsat smlouvu, aniž byste se museli fyzicky potkat.

Šťastný nový digitální rok!

Šťastný nový digitální rok!

Je poslední den v roce. Firmy rekapitulují, co se povedlo, a co naopak ne a všichni si přejeme ústup pandemie. V Software602 jsme to nazvali Hardcore rok? Software řešení! A pevně věříme, že s novou vládou vstupujeme do úspěšného roku 2022. Především digitálního!

„Nemravná“ historie aneb 602, jak ji asi neznáte

„Nemravná“ historie aneb 602, jak ji asi neznáte

Od roku 2004 vede divizi eGovernment. Zažil ovšem i podstatně dřívější éru, kdy textový editor T602 doslova učil Čechy psát na počítači. Pavel Nemrava. Skvělý společník pro řadu zaměstnanců 602, ve které strávil bezmála 30 let. Logicky jsme se ptali hlavně na to, co si už pamatuje jen on... a Richard Kaucký.

 eBook Paperless office zdarma

Jak přejít na skutečně bezpapírovou kancelář.

Jak se zbavit zbytečného papírování a efektivně využit čas. Na toto téma je eBook Paperless office. Najdete zde odpovědi nejen na to, jak chytře digitalizovat kancelář, ale mnohem více. Stačí jeden klik a máte vše u sebe. Jednoduše a digitálně. 

Odesláním formuláře souhlasíte se zpracováním osobních údajů