Kdy a jak správně pečetit dokumenty ve státní správě?

eGovernment, Podepisování
14. dubna 2020, 5 minut čtení

Elektronická pečeť je vlastně obdobou klasického kulatého razítka, která slouží jako důkaz, že daný elektronický dokument vydala určitá právnická osoba a poskytuje tak jeho příjemci jistotu o jeho původu a integritě.

Tak jako elektronický podpis nahrazuje v bezpapírové komunikaci klasický ruční podpis, tak elektronická pečeť představuje alternativu ke klasickému razítku. V podstatě tedy slouží jako důkaz, že elektronický dokument vydala konkrétní právní osoba. Pro veřejnou správu je to stejně důležitý nástroj jako datová schránka, jejímž prostřednictvím musí povinně komunikovat s fyzickými i právnickými osobami, které se na ně tímto způsobem obrátí. Úředníci navíc mají povinnost v případě pečetění dokumentu připojit k pečeti i kvalifikované elektronické časové razítko.

Vytváření, uchovávání, ověřování shody a platnosti elektronických pečetí patří mezi takzvané kvalifikované služby vytvářející důvěru, které jsou součástí E-governmentu. Podle evropského nařízení o elektronické identifikaci a důvěryhodných službách pro elektronické transakce na vnitřním evropském trhu (eIDAS) je elektronická pečeť zcela plnohodnotnou alternativou klasického razítka a nesmí být odmítána jako důkaz v soudním a správním řízení pouze z toho důvodu, že má elektronickou podobu nebo že nesplňuje požadavky na kvalifikované elektronické pečetě.

Pečeť je nutná při každém právním jednání s třetí osobou

V jakých případech tedy mají nebo dokonce musí představitelé veřejné správy používat elektronické pečeti? Prakticky vždy, pokud vydávají formalizované elektronické dokumenty, které jsou výsledkem právního jednání vůči třetím osobám. Tedy u všech rozhodnutí, osvědčení, sdělení, veřejnoprávních smluv a podobných dokumentů. V závislosti na povaze právního jednání obsaženého v dokumentu pak musí úředník dokument elektronicky podepsat nebo stačí, když jej nechá pouze opečetit.

Elektronickými pečetěmi se zpravidla označují elektronické dokumenty, které jsou výsledkem automatizovaného zpracování, což jsou například výpisy z informačních systémů veřejné správy, doručenky z elektronické podatelny potvrzující přijetí podání nebo konverzní doložky v případě autorizované konverze, byla-li konverze provedena automatizovaně. Kvalifikovanou elektronickou pečeť není nutné přidávat k dokumentu, který byl podepsán kvalifikovaným elektronickým podpisem. Pokud se ale už kvalifikovaná elektronická pečeť použije, musí se k ní přidat kvalifikované elektronické časové razítko.

Díky časovým razítkům lze prokazatelně doložit přesné datum a čas provedené akce a originalitu dokumentu. Nakoupit a čerpat kvalifikovaná časová razítka můžete v jednoduchých balíčcích nebo čerpat zdarma v rámci aplikace Signer. Kvalifikované certifikáty pro podpis a pečeť včetně časových razítek jsou vydávané ve spolupráci s kvalifikovanou certifikační autoritou PostSignum. Pokud nechcete řešit nákup kvalifikovaných elektronických pečetí a razítek po balících, vyzkoušejte službu SecuSign, která zahrnuje čerpání neomezeného počtu podle velikosti vašeho úřadu.

Background photo created by rawpixel.com - www.freepik.com

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Digitální formuláře Sofa s propojením na Microsoft 365

Digitální formuláře Sofa s propojením na Microsoft 365

Používáte kancelářský software Microsoft 365 a uvažujete o zavedení interního oběhu dokumentů s jejich následnou archivací? S naší aplikací Sofa si Microsoft 365 báječně rozumí, takže dokumenty vytvářené ve Wordu nebo Excelu můžete odesílat rovnou z Office do oběhu ve firmě. Ale to není vše.

Zkuste elektronicky podepisovat na měsíc zdarma!

Zkuste elektronicky podepisovat na měsíc zdarma!

Patříte mezi ty uživatele, kteří neradi nakupují zajíce v pytli a nejraději si daný produkt nejdříve osobně vyzkouší, než sáhnou do peněženky? Pokud vaše firma stále ještě nepodepisuje dokumenty elektronicky, máte šanci si to na měsíc zkusit úplně zdarma.

Pozor na končící platnost tokenů! Jak to vyřešit?

Pozor na končící platnost tokenů! Jak to vyřešit?

Všichni uživatelé elektronického podpisu, kteří používají pro vytváření kvalifikovaných elektronických podpisů vybrané tokeny a čipové karty, by si měli ověřit, zda-li i oni brzy nepřijdou o platnost jejich podpisů díky končící certifikaci.

 eBook Paperless office zdarma

Jak přejít na skutečně bezpapírovou kancelář.

Jak se zbavit zbytečného papírování a efektivně využit čas. Na toto téma je eBook Paperless office. Najdete zde odpovědi nejen na to, jak chytře digitalizovat kancelář, ale mnohem více. Stačí jeden klik a máte vše u sebe. Jednoduše a digitálně. 

Odesláním formuláře souhlasíte se zpracováním osobních údajů