Kdy a jak správně pečetit dokumenty ve státní správě?

eGovernment, Podepisování
4 minuty čtení

Elektronická pečeť je vlastně obdobou klasického kulatého razítka, která slouží jako důkaz, že daný elektronický dokument vydala určitá právnická osoba a poskytuje tak jeho příjemci jistotu o jeho původu a integritě.

Tak jako elektronický podpis nahrazuje v bezpapírové komunikaci klasický ruční podpis, tak elektronická pečeť představuje alternativu ke klasickému razítku. V podstatě tedy slouží jako důkaz, že elektronický dokument vydala konkrétní právní osoba. Pro veřejnou správu je to stejně důležitý nástroj jako datová schránka, jejímž prostřednictvím musí povinně komunikovat s fyzickými i právnickými osobami, které se na ně tímto způsobem obrátí. Úředníci navíc mají povinnost v případě pečetění dokumentu připojit k pečeti i kvalifikované elektronické časové razítko.

Vytváření, uchovávání, ověřování shody a platnosti elektronických pečetí patří mezi takzvané kvalifikované služby vytvářející důvěru, které jsou součástí E-governmentu. Podle evropského nařízení o elektronické identifikaci a důvěryhodných službách pro elektronické transakce na vnitřním evropském trhu (eIDAS) je elektronická pečeť zcela plnohodnotnou alternativou klasického razítka a nesmí být odmítána jako důkaz v soudním a správním řízení pouze z toho důvodu, že má elektronickou podobu nebo že nesplňuje požadavky na kvalifikované elektronické pečetě.

Pečeť je nutná při každém právním jednání s třetí osobou

V jakých případech tedy mají nebo dokonce musí představitelé veřejné správy používat elektronické pečeti? Prakticky vždy, pokud vydávají formalizované elektronické dokumenty, které jsou výsledkem právního jednání vůči třetím osobám. Tedy u všech rozhodnutí, osvědčení, sdělení, veřejnoprávních smluv a podobných dokumentů. V závislosti na povaze právního jednání obsaženého v dokumentu pak musí úředník dokument elektronicky podepsat nebo stačí, když jej nechá pouze opečetit.

Elektronickými pečetěmi se zpravidla označují elektronické dokumenty, které jsou výsledkem automatizovaného zpracování, což jsou například výpisy z informačních systémů veřejné správy, doručenky z elektronické podatelny potvrzující přijetí podání nebo konverzní doložky v případě autorizované konverze, byla-li konverze provedena automatizovaně. Kvalifikovanou elektronickou pečeť není nutné přidávat k dokumentu, který byl podepsán kvalifikovaným elektronickým podpisem. Pokud se ale už kvalifikovaná elektronická pečeť použije, musí se k ní přidat kvalifikované elektronické časové razítko.

Díky časovým razítkům lze prokazatelně doložit přesné datum a čas provedené akce a originalitu dokumentu. Nakoupit a čerpat kvalifikovaná časová razítka můžete v jednoduchých balíčcích nebo čerpat zdarma v rámci aplikace Signer. Kvalifikované certifikáty pro podpis a pečeť včetně časových razítek jsou vydávané ve spolupráci s kvalifikovanou certifikační autoritou PostSignum. Pokud nechcete řešit nákup kvalifikovaných elektronických pečetí a razítek po balících, vyzkoušejte službu SecuSign, která zahrnuje čerpání neomezeného počtu podle velikosti vašeho úřadu.

Background photo created by rawpixel.com - www.freepik.com

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Co vás spolehlivě ochrání před obchodními spory? Kvalitní archivace!

Co vás spolehlivě ochrání před obchodními spory? Kvalitní archivace!

Kdo provedl v dokumentu změny a kdy? Jaká verze smlouvy byla platná k určitému datu? Zvládnete to uhlídat v papírové verzi nebo kvantech dokumentů v počítači? Možná je čas přejít na spolehlivější formu archivace.

Jak efektivně označovat, kdy vznikl dokument a kdo a kdy v něm udělal změny?

Jak efektivně označovat, kdy vznikl dokument a kdo a kdy v něm udělal změny?

S elektronickými pečetěmi neztratíte kontrolu nad tím, jaká byla původní verze dokumentu a kdy se upravoval. Navíc tyto změny nelze jednoduše odstranit.

Jaké byly milníky digitalizace firemních procesů v roce 2020?

Jaké byly milníky digitalizace firemních procesů v roce 2020?

Letošek vstoupí do historie jako rok, kdy Covid-19 hnul s digitalizací firemních procesů více než jakékoliv dřívější kampaně. A to je vlastně pozitivní dopad pandemie.

Přihlaste se k odběru newsletteru
a buďte stále v obraze