Kde se vyplatí bezpapírové řešení kanceláře a kde ne?

3 minuty čtení

papír

Firmy a korporace | Úřady

Uvažujete o plné digitalizaci firemních procesů? Důkladně zvažte, co všechno chcete a potřebujete řešit bezpapírově. Ušetříte tak zbytečné náklady ze slepé uličky.

Bezpapírová kancelář by se líbila každému. Jenže ne každý ji reálně využije a pokud ano, její aplikace ho může vyjít dráž než zefektivnění stávajících „papírových“ procesů. Podnikající fyzická osoba s jednou či pěti fakturami měsíčně samozřejmě nepotřebuje zavádět systémové řešení a specializované aplikace. Ale i tento podnikatel ocení bezpapírovou kancelář ve formě typizované šablony faktury a její elektronické vytvoření, podepsání a odeslání, například datovou schránkou. Nebo kvalitní převod dokumentů do PDF a jejich archivaci. Záleží na každém, jaké má potřeby a požadavky, a zda chce být v práci efektivnější.

Analyzujte si vnitřní procesy

Základem by měla být interní analýza, bez které se jakýkoliv přechod na digitální řízení procesů, dělat nedá. Firma musí být vnitřně přesvědčena, že do této změny chce jít, nesmí se nutit násilím. Pokud se zaměstnanci, na kterých stojí celé podnikání, necítí přejít na bezpapírové řešení, nebylo by dobré jim takovou zásadní změnu nařizovat a přijít tím o kvalitní lidi. Na druhou stranu, pakliže firma je ochotna zariskovat a vyzkoušet něco nového, co by mohlo její podnikání výrazněji zefektivnit, určitě stojí za to bezpapírovou kancelář vyzkoušet – klidně i souběžně s klasickým „papírováním“.

Jednoduchým porovnáním dosavadní praxe s bezpapírovým řešením získáte představu, v čem by změna přinesla největší efekt a co by bylo třeba ještě vyladit. V této fázi je dobré úzce spolupracovat s dodavatelem bezpapírového řešení kanceláře a vylepšovat původní zadání tak, aby co nejvíce odpovídalo nárokům vaší společnosti. Nejde o proces na několik dní, spíše se jedná o týdny, někdy i měsíce. Bez tohoto ladění procesů se ale může lehce stát, že vyberete řešení, o kterém později zjistíte, že vám nevyhovuje. Přípravné období je tedy více než nutné a později budete rádi, že jste jej absolvovali.

Místo papíru stačí mobil

Elektronizovat se dá veškerá denní rutina. Odpadnout tak mohou hodiny strávené nad schvalováním a podepisováním vytištěných faktur v kanceláři, vyřizování cestovních příkazů, dovolenek či nemocenských nebo vyřizování firemní pošty. To vše lze zařídit elektronicky prakticky odkudkoli, pokud máte internetové připojení. Díky kvalifikovanému elektronickému podpisu a vzdálenému schvalování k tomu potřebujete třeba jen mobilní telefon.

Nejde však pouze o elektronizaci dokumentů a jejich kvalifikované elektronické podepisování a pečetění s časovým razítkem, ale i možnost vytváření různých portálů a elektronických formulářů, řízení firemního workflow, systémy pro správu dokumentů (DMS) s řízeným oběhem dokumentů, spisovou službu, archivaci a skartaci a konverzi a zpracování dokumentů v PDF. A samozřejmě o různé kombinace těchto produktů, protože každá firma má trochu jiné požadavky a potřeby. Pokud má jasnou představu, čeho chce docílit, cesta ke kýženému výsledku je už potom jednoduchá.