Jen 7 % firem archivuje výhradně elektronicky. A vy?

Digitalizace, Archivace
09. dubna 2021, 5 minut čtení

Devět z deseti českých firem archivuje faktury a další dokumenty v papírové podobě a ani během pandemie koronaviru k nim nemají vzdálený přístup.

Tisknete si faktury, objednávky nebo různé žádanky na papír a vyplňujete je ručně? Zakládáte je do šanonů ve firemním archivu? A jak se k nim dostáváte během koronavirové pandemie, kdy je řada zaměstnanců na home office? Asi složitě. Je to k neuvěření, ale takřka devět z deseti českých firem stále archivuje dokumenty v papírové podobě (podle našeho průzkumu s agenturou Instant Reseach tak činí přesně 86 % společností), zatímco výhradně digitální archivy používá jen sedm procent firem.

Naprostá většina firem tak musí mít v kanceláři alespoň nějaký personál, který v případě potřeby může zaměstnanců skenovat a zasílat dokumenty z archivu. Nebo si pro ně zaměstnanci jezdí do kanceláře sami, což není v současné době poznamenané pandemií Covid-19 zrovna ideální. Ale i kdyby neřádil koronavirus, zbytečně to zdržuje od další práce. Digitalizované a v elektronické podobě uložené či archivované dokumenty, umožňují mnohem snazší manipulaci, ale i vyhledávání.

Dokument je v kanceláři. Kdo pro něj zajede?

Čtyři z deseti IT manažerů firem (44 %) musejí při vyhledávání konkrétních dokumentů zajít osobně do papírového archivu v kanceláři a projít šanony. O něco méně (38 %) se jich musí proklikat složkami elektronických dokumentů uložených v počítači na serveru nebo v cloudu. Pouze třetina (33 %) pak může využít evidenční položky nebo fulltextové vyhledávání v digitálním archivu. Právě fulltextové vyhledávání je přitom největší výhodou a úsporou času a jediným způsobem, jak můžou firmy v dnešní době častějšího využívání home office fungovat plnohodnotně i s lidmi pracujícími z domova.

Při dlouhodobější práci na home office, ale třeba i při služebních cestách nebo v dalších situacích, kdy není možné fyzicky zajít do kanceláře vyhledat potřebný dokument, je neocenitelným pomocníkem digitální archiv s možností vzdáleného přístupu. Ať už jde o smlouvy, účetní doklady, datové zprávy nebo e-maily z vybraných poštovních účtů, jejich dlouhodobou archivaci dokáže zajistit DocsMaster. Systém archivace s chytrým řízením dokumentů, smluv, spisů a datových zpráv, který firmy ocení jak v kanceláři, tak při práci z domova nebo odkudkoli, kde se zrovna zaměstnanci nacházejí.

Vzdálený přístup s jasně definovanými právy

Každému uživateli lze nastavit oprávnění přístupu k vybraným typům dokumentů. Všechny dokumenty tak najdete na jednom místě, ale vždy máte bezpečnou záruku, že uživatel má přístup pouze k vybraným dokumentům, k nimž má oprávnění. Citlivé dokumenty zůstanou dostupné jen vybrané skupině uživatelů. V případě, že konkrétní zaměstnanec s možností vzdáleného přístupu do archivu firemních dokumentů podá výpověď nebo je propuštěn, lze mu přístup k dokumentům okamžitě odepřít. Zároveň je možné ověřit, s jakými dokumenty pracoval.

Přístup do chytrého firemního archivu je možný jak z klasického PC, tak i mobilního zařízení. Je autorizován, takže zajišťuje bezpečnost dokumentů a přístup k nim. A v neposlední řadě je životnost takto archivovaných dokumentů v podstatě neomezená: na rozdíl od papírových verzí nehrozí, že vyblednou, shoří nebo je zničí jiná živelná katastrofa.

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Schvalujte smlouvy od poboček z regionů online

Schvalujte smlouvy od poboček z regionů online

Nikdo se dnes nechce zdržovat schvalováním návrhů papírových smluv uzavřených obchodními zástupci v terénu nebo v pobočce. Klienti nemají trpělivost čekat celé dny na vyřízení své žádosti. Tak proč to nezvládnout za několik minut?

Jste připraveni na další covidový home office?

Jste připraveni na další covidový home office?

Počty nakažených koronavirem opět stoupají a ačkoli vláda před volbami vylučuje další lockdown, je třeba se připravit na situaci, kdy se opět zavřou kanceláře a na řadu přijde práce z domova.

Rozšíření e-commerce v B2B je jen otázkou času

Rozšíření e-commerce v B2B je jen otázkou času

Martin Plevka řídí divizi Business Unit II, která se nedávno rozšířila, takže má na starosti klienty hned od prvního kontaktu až po předání práce a následnou technickou podporu. Logicky nás zajímalo, jaký má vztah k obchodu. A z jeho odpovědí pochopíte, že ho má doslova v krvi. A jak se společenský člověk dívá na dopady pandemie? Nejen o tom je náš rozhovor.

 eBook Paperless office zdarma

Jak přejít na skutečně bezpapírovou kancelář.

Jak se zbavit zbytečného papírování a efektivně využit čas. Na toto téma je eBook Paperless office. Najdete zde odpovědi nejen na to, jak chytře digitalizovat kancelář, ale mnohem více. Stačí jeden klik a máte vše u sebe. Jednoduše a digitálně.