Jen 7 % firem archivuje výhradně elektronicky. A vy?

Digitalizace, Archivace
5 minut čtení

Devět z deseti českých firem archivuje faktury a další dokumenty v papírové podobě a ani během pandemie koronaviru k nim nemají vzdálený přístup.

Tisknete si faktury, objednávky nebo různé žádanky na papír a vyplňujete je ručně? Zakládáte je do šanonů ve firemním archivu? A jak se k nim dostáváte během koronavirové pandemie, kdy je řada zaměstnanců na home office? Asi složitě. Je to k neuvěření, ale takřka devět z deseti českých firem stále archivuje dokumenty v papírové podobě (podle našeho průzkumu s agenturou Instant Reseach tak činí přesně 86 % společností), zatímco výhradně digitální archivy používá jen sedm procent firem.

Naprostá většina firem tak musí mít v kanceláři alespoň nějaký personál, který v případě potřeby může zaměstnanců skenovat a zasílat dokumenty z archivu. Nebo si pro ně zaměstnanci jezdí do kanceláře sami, což není v současné době poznamenané pandemií Covid-19 zrovna ideální. Ale i kdyby neřádil koronavirus, zbytečně to zdržuje od další práce. Digitalizované a v elektronické podobě uložené či archivované dokumenty, umožňují mnohem snazší manipulaci, ale i vyhledávání.

Dokument je v kanceláři. Kdo pro něj zajede?

Čtyři z deseti IT manažerů firem (44 %) musejí při vyhledávání konkrétních dokumentů zajít osobně do papírového archivu v kanceláři a projít šanony. O něco méně (38 %) se jich musí proklikat složkami elektronických dokumentů uložených v počítači na serveru nebo v cloudu. Pouze třetina (33 %) pak může využít evidenční položky nebo fulltextové vyhledávání v digitálním archivu. Právě fulltextové vyhledávání je přitom největší výhodou a úsporou času a jediným způsobem, jak můžou firmy v dnešní době častějšího využívání home office fungovat plnohodnotně i s lidmi pracujícími z domova.

Při dlouhodobější práci na home office, ale třeba i při služebních cestách nebo v dalších situacích, kdy není možné fyzicky zajít do kanceláře vyhledat potřebný dokument, je neocenitelným pomocníkem digitální archiv s možností vzdáleného přístupu. Ať už jde o smlouvy, účetní doklady, datové zprávy nebo e-maily z vybraných poštovních účtů, jejich dlouhodobou archivaci dokáže zajistit DocsMaster. Systém archivace s chytrým řízením dokumentů, smluv, spisů a datových zpráv, který firmy ocení jak v kanceláři, tak při práci z domova nebo odkudkoli, kde se zrovna zaměstnanci nacházejí.

Vzdálený přístup s jasně definovanými právy

Každému uživateli lze nastavit oprávnění přístupu k vybraným typům dokumentů. Všechny dokumenty tak najdete na jednom místě, ale vždy máte bezpečnou záruku, že uživatel má přístup pouze k vybraným dokumentům, k nimž má oprávnění. Citlivé dokumenty zůstanou dostupné jen vybrané skupině uživatelů. V případě, že konkrétní zaměstnanec s možností vzdáleného přístupu do archivu firemních dokumentů podá výpověď nebo je propuštěn, lze mu přístup k dokumentům okamžitě odepřít. Zároveň je možné ověřit, s jakými dokumenty pracoval.

Přístup do chytrého firemního archivu je možný jak z klasického PC, tak i mobilního zařízení. Je autorizován, takže zajišťuje bezpečnost dokumentů a přístup k nim. A v neposlední řadě je životnost takto archivovaných dokumentů v podstatě neomezená: na rozdíl od papírových verzí nehrozí, že vyblednou, shoří nebo je zničí jiná živelná katastrofa.

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Do kanceláře nechodím, mám ji v cloudu

Do kanceláře nechodím, mám ji v cloudu

Věděli jste, že naprostým vrcholem digitalizace oběhu dokumentů takřka v polovině českých firem je e-mail? Klasickou elektronickou poštou si potřebné dokumenty posílá téměř 44 procent zaměstnanců a manažerů. Na tom by ještě nebylo nic divného, e-mail používá každodenně v podstatě každý. Problém nastává ve chvíli, kdy prosté zaslání dokumentu coby přílohy e-mailové zprávy nestačí. Tedy když je třeba dokument upravovat, tyto úpravy si nechat schvalovat, finální verzi podepsat, zaslat například někam na úřad a poté archivovat. K tomu už obyčejný e-mail nestačí.

Displej umí oproti papíru podstatně víc

Displej umí oproti papíru podstatně víc

Software602 postupně mění způsob, jak lidé pracují s dokumenty. A k tomu mění i svou firemní identitu. Nejen na to jsme se zeptali Ladislava Zdobinského, který má všechny změny z pozice ředitele marketingu Software602 na starosti.

Elektronické uzavírání smluv

Elektronické uzavírání smluv

Ve značné části společnosti stále přetrvává představa, že smlouva je kusem papíru, na jehož konec obě strany napíšou do připraveného políčka datum a hezky se vlastnoručně podepíšou. Zejména v obchodních vztazích se ale tato poněkud zastaralá představa začíná měnit a události posledního roku tento proces ještě uspíšily. Uzavírání smluv se mnohem častěji děje na dálku a s tím přicházejí nové otázky, například kdy byl skutečný okamžik uzavření smlouvy a jakou může mít taková smlouva formu. A jak do toho vstupuje všudypřítomná digitalizace.

Přihlaste se k odběru newsletteru a buďte stále v obraze