Jen 7 % firem archivuje výhradně elektronicky. A vy?

Devět z deseti českých firem archivuje faktury a další dokumenty v papírové podobě a ani během pandemie koronaviru k nim nemají vzdálený přístup.

Tisknete si faktury, objednávky nebo různé žádanky na papír a vyplňujete je ručně? Zakládáte je do šanonů ve firemním archivu? A jak se k nim dostáváte během koronavirové pandemie, kdy je řada zaměstnanců na home office? Asi složitě. Je to k neuvěření, ale takřka devět z deseti českých firem stále archivuje dokumenty v papírové podobě (podle našeho průzkumu s agenturou Instant Reseach tak činí přesně 86 % společností), zatímco výhradně digitální archivy používá jen sedm procent firem.

Naprostá většina firem tak musí mít v kanceláři alespoň nějaký personál, který v případě potřeby může zaměstnanců skenovat a zasílat dokumenty z archivu. Nebo si pro ně zaměstnanci jezdí do kanceláře sami, což není v současné době poznamenané pandemií Covid-19 zrovna ideální. Ale i kdyby neřádil koronavirus, zbytečně to zdržuje od další práce. Digitalizované a v elektronické podobě uložené či archivované dokumenty, umožňují mnohem snazší manipulaci, ale i vyhledávání.

Dokument je v kanceláři. Kdo pro něj zajede?

Čtyři z deseti IT manažerů firem (44 %) musejí při vyhledávání konkrétních dokumentů zajít osobně do papírového archivu v kanceláři a projít šanony. O něco méně (38 %) se jich musí proklikat složkami elektronických dokumentů uložených v počítači na serveru nebo v cloudu. Pouze třetina (33 %) pak může využít evidenční položky nebo fulltextové vyhledávání v digitálním archivu. Právě fulltextové vyhledávání je přitom největší výhodou a úsporou času a jediným způsobem, jak můžou firmy v dnešní době častějšího využívání home office fungovat plnohodnotně i s lidmi pracujícími z domova.

Při dlouhodobější práci na home office, ale třeba i při služebních cestách nebo v dalších situacích, kdy není možné fyzicky zajít do kanceláře vyhledat potřebný dokument, je neocenitelným pomocníkem digitální archiv s možností vzdáleného přístupu. Ať už jde o smlouvy, účetní doklady, datové zprávy nebo e-maily z vybraných poštovních účtů, jejich dlouhodobou archivaci dokáže zajistit DocsMaster. Systém archivace s chytrým řízením dokumentů, smluv, spisů a datových zpráv, který firmy ocení jak v kanceláři, tak při práci z domova nebo odkudkoli, kde se zrovna zaměstnanci nacházejí.

Vzdálený přístup s jasně definovanými právy

Každému uživateli lze nastavit oprávnění přístupu k vybraným typům dokumentů. Všechny dokumenty tak najdete na jednom místě, ale vždy máte bezpečnou záruku, že uživatel má přístup pouze k vybraným dokumentům, k nimž má oprávnění. Citlivé dokumenty zůstanou dostupné jen vybrané skupině uživatelů. V případě, že konkrétní zaměstnanec s možností vzdáleného přístupu do archivu firemních dokumentů podá výpověď nebo je propuštěn, lze mu přístup k dokumentům okamžitě odepřít. Zároveň je možné ověřit, s jakými dokumenty pracoval.

Přístup do chytrého firemního archivu je možný jak z klasického PC, tak i mobilního zařízení. Je autorizován, takže zajišťuje bezpečnost dokumentů a přístup k nim. A v neposlední řadě je životnost takto archivovaných dokumentů v podstatě neomezená: na rozdíl od papírových verzí nehrozí, že vyblednou, shoří nebo je zničí jiná živelná katastrofa.