Jaké byly milníky digitalizace firemních procesů v roce 2020?

Digitalizace, Podepisování, Datová schránka
5 minut čtení

Letošek vstoupí do historie jako rok, kdy Covid-19 hnul s digitalizací firemních procesů více než jakékoli dřívější kampaně. A to je vlastně pozitivní dopad pandemie.

Pokud bychom měli letošní rok hodnotit z hlediska ochoty firem digitalizovat svoje interní procesy a více využívat vzdálených elektronických podpisů, pečetění a razítek, musíme konstatovat, že byl opravdu přelomový. A že se na něm samozřejmě podepsala pandemie koronaviru, která převrátila vše naruby. Firmy, které dosud váhaly se zaváděním bezpapírové kanceláře, byly donuceny přejít na plně elektronický oběh a schvalování dokumentů, jinak byla jejich činnost paralyzovaná. Na jaře masově rostl počet nově aktivovaných datových schránek, na podzim zase lámaly rekordy počty odeslaných datových zpráv. Ale pojďme se na letošní milníky digitalizace firemních procesů podívat pěkně popořadě.

Karanténujeme a datujeme

Začátek roku ničím nenaznačoval, že by mělo dojít k nějakému hromadnému přehodnocování postoje firem k digitalizaci vnitřních procesů. Odklon od používání papírových dokumentů byl pozvolný a společnosti nic nenutilo k tomu, aby svůj konzervativní postoj přehodnotily. Během února se však v Česku objevil první potvrzený případ nákazy Covid-19 a v březnu už situace donutila vládu vyhlásit stav nouze a postupně uzavřít obchody. Strach z neznámého donutil řadu firem přejít na systém hromadného home office, na který však většinou nebyly vůbec připraveny. Mnohé společnosti i živnostníci přišli ze dne na den o živobytí, nebo jejich podnikání doznalo značných trhlin.

Dobře na tom byli ti, jichž se vládní opatření přímo nedotkla a včas mysleli na zajištění provozu firmy v krizových situacích, kdy zaměstnanci nebudou moci být fyzicky přítomní v kanceláři. Tedy ti, co už dříve přešli na elektronický oběh dokumentů, včetně jejich schvalování a podepisování. Pro ně se vlastně nic nezměnilo: mohli pokračovat ve své práci, jenom ne z kanceláře, ale z domova nebo chalupy. Stačilo jim připojení k internetu, notebook, tablet nebo dokonce i jen chytrý telefon. Veškeré schvalovací procesy se přesunuly do digitálního prostoru - propiskám a razítkům na dlouhou dobu odzvonilo. Podepisovat i ověřovat dokumenty lze provozovat vzdáleně a bezpečně! Živnostníci, kteří dosud neměli nebo nepoužívali datovou schránku, si ji rychle zřizovali, aby nemuseli fyzicky chodit na úřady nebo na poštu.

Pomáháme komunikovat digitálně

Flexibilní byl i stát. Už při prvním stavu nouze zrušil poplatky za zasílání datových zpráv komerčním subjektům, takže opravdu platilo, že kdo měl datovou schránku a nechtěl chodit na poštu s každým doporučeným dopisem, nemusel. My jsme k tom přispěli bezplatnou verzí aplikace Signer pro živnostníky, školy a pedagogy, která usnadňuje práci s datovou schránkou, vytvářením, editováním a elektronickým podepisováním PDF souborů coby datových zpráv. Jenom během dubna narostl počet nově zřízených datových schránek na žádost o 20 tisíc, což byl víc než stoprocentní nárůst oproti běžným měsíčním číslům. Jaro přitom bylo pouze jakousi přípravou na to, co přijde na podzim.

Jestliže na jaře stát pomalu propadal panice při 300 pozitivně testovaných na Covid-19 denně, v říjnu a listopadu jsme se dostali na padesátinásobek těchto hodnot. Běžný život se znovu zastavil a digitální více rozjel. Koncem října padla hranice 100 milionů rozeslaných datových zpráv od začátku letošního roku, což se stalo teprve podruhé v historii (poprvé to bylo v roce 2017) a za celý rok 2020 to bude ještě více než před třemi lety. Covid udělal pro digitalizaci firemních procesů a elektronickou komunikaci s úřady i mezi firmami víc než kdykoli v minulosti stát a jeho digitalizační strategie. A to ještě nevíme, co nás čeká v roce 2021. Každopádně už jsme připraveni. A vy?

Background photo created by rawpixel.com - www.freepik.com

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Co vás spolehlivě ochrání před obchodními spory? Kvalitní archivace!

Co vás spolehlivě ochrání před obchodními spory? Kvalitní archivace!

Kdo provedl v dokumentu změny a kdy? Jaká verze smlouvy byla platná k určitému datu? Zvládnete to uhlídat v papírové verzi nebo kvantech dokumentů v počítači? Možná je čas přejít na spolehlivější formu archivace.

Jak efektivně označovat, kdy vznikl dokument a kdo a kdy v něm udělal změny?

Jak efektivně označovat, kdy vznikl dokument a kdo a kdy v něm udělal změny?

S elektronickými pečetěmi neztratíte kontrolu nad tím, jaká byla původní verze dokumentu a kdy se upravoval. Navíc tyto změny nelze jednoduše odstranit.

Procesní optimalizace a automatizace jako „svatý grál“ firemní prosperity

Procesní optimalizace a automatizace jako „svatý grál“ firemní prosperity

Zatímco stovky tisíc českých dětí v období pandemie „tápají“ ohledně vzdělávání, žáci v Estonsku si prostě jen přesedli z lavic na domácí židle a učili se dál. Důvod je jednoduchý: tato pobaltská země už několik let vévodí celé Evropě v oblasti, o které se na těchto stránkách píše nejvíce, v digitalizaci.

Přihlaste se k odběru newsletteru
a buďte stále v obraze