Jak stav nouze mění pravidla používání elektronického podpisu?

Digitalizace, Home Office
30. listopadu 2020, 6 minut čtení

V době před-covidové byl elektronický podpis „pouze“ vítaným doplňkem papírového podepisování dokumentů. Během pandemie je to jediný bezpečný způsob, jak můžou firmy nadále plnohodnotně fungovat během home office.

Podzimní vlna pandemie koronaviru je v mnoha ohledech jiná než jarní. Máme mnohonásobně víc pozitivně testovaných, nemocnice pracují na hraně svých kapacit, ale zároveň už lidé nejsou tak vyděšení. Na jednu stranu je to dobře, na stranu druhou to ale vede k tomu, že stoupá počet těch, pro něž jsou vládní opatření proti šíření nákazy jenom cárem papíru a nehodlají je dodržovat. Jak je na tom vaše firma? Fungujete jako během jarního stavu nouze, nosíte v kanceláři roušky, chodíte s doporučenými zásilkami na poštu a s vlastnoručně podepsanými dokumenty na úřady? Není na místě zvolit jinou cestu?

Opakovali jsme to na tomto blogu mnohokrát, ale zopakujme si to znovu: prakticky veškerou agendu nejen s úřady můžete vyřešit elektronicky datovou schránkou. Jako firma ji musíte mít zřízenu povinně, pokud jste živnostník, můžete tak učinit dobrovolně. A nemusíte si s úřady dopisovat z kanceláře, ale klidně z home office, aniž byste museli složitě zjišťovat, které dva dny v týdnu má ten který úřad podle vládních opatření otevřeno. Přes datovou schránku můžete s úřadem komunikovat v kteroukoli denní či noční hodinu, o víkendu nebo státním svátku. Vždy vaši zprávu přijme a musí se jí zabývat.

Odložte propisku

Jenže co s dokumenty, které je třeba podepsat? Mezi českými manažery je stále oblíbená „klasická modrá“, tedy propiska a papírový dokument. Pandemické časy ale tohle všechno postupně mění. Papírovou smlouvu musí někdo vzít a fyzicky donést nebo poslat adresátovi. Když máte smluv a dalších dokumentů denně deset, ještě to jde nějak zařídit. Když jich jsou desítky a je třeba získat podpis druhé strany, pokud možno ještě týž den, představuje to výrazný růst nákladů, například na kurýry. Znamená to být fyzicky v kanceláři, mít někoho, kdo se postará o rozeslání a příjem zásilek, a věřit, že kurýr nepřiveze se smlouvou ještě nějakou další nechtěnou „zásilku“. V době, kdy je většina pracovníků a vašich partnerů na home office, může být složité zajistit, aby kurýr podepisující osoby zastihl.

Přitom by stačilo používat elektronický podpis. Komunikační kanál s úřady, ale i dalšími firmami už pro zasílání smluv a dalších dokumentů máte. Ano, je to výše zmíněná datová schránka. Od 2. listopadu po dobu stavu nouze můžete jejím prostřednictvím posílat zprávy zdarma nejen úřadům, ale i komerčním subjektům. A elektronický podpis? Za normálních okolností byste si museli dojít na nejbližší pobočku pošty, aby vám vydali certifikát elektronického podpisu. Tam by ověřili vaši totožnost a certifikační autorita PostSignum by vám potřebný certifikát vydala. Ovšem teď už ani na tu poštu nemusíte. Kvalifikované certifikáty PostSignum můžete získat přímo ve své kanceláři. Jak?

Vzdálený elektronický podpis jako služba

Stačí využít nejkomplexnější službu pro vzdálené podepisování a pečetění, eIDAS platformu SecuSign, která kombinuje produkty certifikační autority PostSignum a společnosti Software602. Získáte tak nejen neomezený počet certifikátů kvalifikovaných elektronických podpisů, aniž byste kvůli nim museli vážit cestu na poštu, ale i pronájem vzdáleného kvalifikovaného prostředku, na kterém budou tyto certifikáty uloženy. Vy se k nim pak můžete kdykoli a odkudkoli dostat. Podepisovat tak můžete z jakéhokoli chytrého zařízení připojeného k internetu, k dispozici máte neomezený počet elektronických podpisů a pečetí, časových razítek, a ještě si můžete ověřovat platnost certifikátů – včetně kvalifikovaných certifikátů PSD2 třetích stran přistupujících přes API k bankovním účtům.

Zkrátka, elektronické podepisování je díky eIDAS platformě SecuSign mnohem jednodušší a pohodlnější, protože k němu nepotřebujete dokupovat žádný drahý hardware a řešit zabezpečení certifikátů elektronického podpisu. Všechno je outsourcované a za bezpečí vašich certifikátů nese plnou odpovědnost kvalifikovaný poskytovatel služby. Tu si můžete zřídit třeba hned dnes a zaplatíte za ni měsíční paušál podle toho, kolik zaměstnanců bude podpisovou platformu využívat. Nestojí to za zkoušku?

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Výhody elektronického podepisování smluv

Výhody elektronického podepisování smluv

Stále váháte nad tím, zda ve firmě zavést elektronické podepisování smluv a dalších dokumentů? Možná vám pomůžeme s rozhodováním, když shrneme největší výhody bezpapírového řešení.

Jak správně elektronicky archivovat dokumenty

Jak správně elektronicky archivovat dokumenty

Víte, jak správně elektronicky archivovat dokumenty? Přechod na bezpapírový archiv je skvělá věc, ale i u „digitálních šanonů“ je třeba dodržovat zákon.

Digitální formuláře Sofa s propojením na Microsoft 365

Digitální formuláře Sofa s propojením na Microsoft 365

Používáte kancelářský software Microsoft 365 a uvažujete o zavedení interního oběhu dokumentů s jejich následnou archivací? S naší aplikací Sofa si Microsoft 365 báječně rozumí, takže dokumenty vytvářené ve Wordu nebo Excelu můžete odesílat rovnou z Office do oběhu ve firmě. Ale to není vše.

 eBook Paperless office zdarma

Jak přejít na skutečně bezpapírovou kancelář.

Jak se zbavit zbytečného papírování a efektivně využit čas. Na toto téma je eBook Paperless office. Najdete zde odpovědi nejen na to, jak chytře digitalizovat kancelář, ale mnohem více. Stačí jeden klik a máte vše u sebe. Jednoduše a digitálně. 

Odesláním formuláře souhlasíte se zpracováním osobních údajů