Jak správně digitalizovat a archivovat listiny?

17. 7. 2020 3 minuty čtení

archivace

Archivace

Správný archiv musí být přehledný, dokumenty i po letech čitelné a rychle vyhledatelné. Tedy žádné hory zaprášených šanonů, ale zdigitalizované a správně elektronicky uspořádané dokumenty, ideálně s možností vzdáleného přístupu.

Hrabat se v dnešní době v papírovém archivu je naprostý lapsus, i když řada účetních stále ještě nedá dopustit na „staré dobré“ šanony. V těch se ale obvykle vyzná právě jen účetní, který je plní, což je problém, pokud onemocní nebo odjede na delší dovolenou. A celofiremní archiv smluv a dalších dokumentů? V tom jsou jednotlivé položky většinou nedohledatelné. Přitom konkrétní dokument potřebujete právě teď, a ne až za pár hodin nebo dní. Každý dokument by tak ideálně měl být uchovaný v elektronické podobě – i když do firmy přišel fyzicky jako papírový.

Digitalizujte, digitalizujte, digitalizujte!

Základem přehledného a dobře fungujícího archivu je tedy digitalizace. Ostatně, vždyť všechny dokumenty nejprve vznikají elektronicky – dopisy, smlouvy, faktury… Teprve poté se tisknou, podepisují, razítkují a zasílají. Nebo se paradoxně znovu skenují a převádějí do elektronické podoby, aby mohly být zaslány e-mailem nebo datovou schránkou. Tak proč je zbytečně skladovat v tištěné podobě v šanonech, když už je máte i v elektronické podobě? Stačí jen zvolit správný systém pro jejich oběh firmou a elektronickou archivaci. A na to již existují sofistikované nástroje, například naše Sofa.

Co je to Sofa? Vysněné řešení mnohých manažerů. Konec shánění té správné verze dokumentu. Konec pátrání, kdo co musí ještě schválit, kdo připomínkovat. Konec vracení se večer do kanceláře kvůli jednomu podpisu. Přesně nastavené workflow a možnost vzdáleného podepisování dokumentů. Nejen, že jasně stanovuje, jak nakládat s jednotlivými dokumenty, ale už na vstupu zajišťuje jejich elektronickou evidenci, ať už jde o smlouvy, příchozí poštu, sledované e-mailové účty, datové zprávy nebo uzavřené agendy. Anebo také žádosti o cestovní příkazy nebo dovolenky.

Papír jen na vstupu, poté už jen elektronická data

Administrativa zkrátka nebyla nikdy jednodušší, vše lze nyní vyřídit v jednom systému. Pro samotnou archivaci pak máme speciální službu Paperless archivace, která umožňuje řízený přístup zaměstnanců k digitálním zdrojům organizace v kanceláři i na home office. Každý dokument je při vstupu do archivu ověřen a následně dlouhodobě uchován pomocí našich certifikovaných služeb vytvářejících důvěru. Součástí archivu jsou nástroje a služby pro převod do dlouhodobě čitelného formátu, umístění kvalifikované pečeti i podpisu a časového razítka.

Paperless archivace je rovněž napojena na datovou schránku a e-mail, aby mohla archivovat jejich obsah, včetně originálů datových zpráv a e-mailových příloh. Speciální integrační rozhraní na vašem firemním webu pak umožní zaměstnancům aktivně vkládat obsah, aktualizovat ho a poskytovat dalším integrovaným systémům. Všechny dokumenty, ať už pochází z různých zdrojů, se tak schází na jednom místě, kde mohou být vyhledávány například pomocí fulltextového vyhledávače. Nemusí se tisknout a nemusíte mít obavy, že časem přestanou být čitelné. A rovnou u nich můžete nastavit i termín skartace.

Stále si ještě myslíte, že není nad „starý dobrý“ šanonový archiv? Vyzkoušejte digitální řešení a už se k němu nikdy nevrátíte.

Líbí se vám tento článek?

Přihlaste se k odběru bezplatného newsletteru a podobné články najdete přímo ve svém e-mailu.

Odesláním souhlasíte se zpracováním osobních údajů. Odhlásit se můžete kdykoliv.